Cartilha do Fiscal

CARTILHA DO FISCAL.pdf
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Cartilha do

Fiscal
PROGINST
Universidade Federal de Alagoas

Pró-reitoria de Gestão Institucional

Gerência de Contratos

SUMÁRIO
 APRESENTAÇÃO
 CONCEITOS
 REGULAMENTAÇÃO
 PORTARIA GR Nº 944/2017
 ATRIBUIÇÕES DOS GESTORES DE CONTRATOS
 ATRIBUIÇÕES DOS FISCAIS DE CONTRATOS
• ATRIBUIÇÕES DOS FISCAIS TÉCNICOS
• ATRIBUIÇÕES DOS FISCAIS ADMINISTRATIVOS

 VEDAÇÕES AOS GESTORES E FISCAIS DE CONTRATOS
 ORIENTAÇÕES GERAIS
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OS 10 MANDAMENTOS DO FISCAL
FALHAS COMUNS
PROCEDIMENTOS NA LIQUIDAÇÃO DE DESPESAS
PROCEDIMENTOS NA ALTERAÇÃO CONTRATUAL
PROCEDIMENTOS NA RENOVAÇÃO CONTRATUAL
PROCEDIMENTOS NA APLICAÇÃO DE PENALIDADES

 PRECISA DE AJUDA? Contatos para Informações

UFAL
PROGINST

APRESENTAÇÃO
A partir da salutar prática de benchmarking, nossa principal contribuição foi adaptar
esta Cartilha Simplificada de Fiscalização de Contratos Administrativos à realidade da
Universidade Federal de Alagoas – UFAL e suas respectivas unidades administrativas.
Esta cartilha tem a finalidade de prestar orientações e subsídios aos fiscais,
sistematizando princípios e orientações, propondo modelos de funcionamento, gestão e
controle, de modo flexível e que todos possam aplicá-lo, independentemente de sua
estrutura administrativa.
Assim, esta cartilha é receptiva a sugestões e contribuições, entendendo que o
presente trabalho pode funcionar como uma ferramenta efetiva, não só aos fiscais de
contratos, proporcionando maior clareza e balizamento para sua rotina, mas também
servir de referencial para futuras contratações, garantindo maior eficiência, eficácia e
efetividade.
O papel dos fiscais de contrato é, sobretudo, assegurar que os recursos públicos
estão sendo aplicados corretamente, permitindo que a Administração possa prestar
contas à Sociedade daqueles recursos destinados à prestação de serviços públicos de
qualidade.
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UFAL
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CONCEITOS
 GESTÃO DO CONTRATO: Atividade que consiste no acompanhamento zeloso e diário
sobre as etapas/fases da execução contratual, tendo por finalidade verificar se a
Contratada vem respeitando a legislação vigente e cumprindo fielmente suas
obrigações contratuais com qualidade.
 GESTOR DO CONTRATO: Representante da Administração especialmente designado
para acompanhar e fiscalizar a execução do contrato.
 GESTOR SUBSTITUTO DO CONTRATO: Representante da Administração que receberá as
competências do Gestor do Contrato somente na ausência do Titular.
 FISCAL TÉCNICO/OPERACIONAL DO CONTRATO: A Administração poderá designar um
Fiscal Técnico para auxiliar o Gestor na fiscalização da execução operacional do
contrato, principalmente nos de alta complexidade técnica ou operacional.
 FISCAL ADMINISTRATIVO DO CONTRATO: A Administração poderá designar um Fiscal
Administrativo para auxiliar o Gestor na conferência dos documentos trabalhistas,
fiscais e previdenciários das empresas contratadas, gerenciamento dos recursos
destinados ao contrato, geração de cronogramas físico-financeiro, controle do saldo de
contrato e empenho.

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CONCEITOS
 EDITAL DE LICITAÇÃO: Instrumento através do qual ficam estabelecidas as regras da
licitação, ao qual a Administração Pública está intimamente atrelada, dele não podendo
se afastar, sob pena de violação ao princípio da vinculação ao instrumento
convocatório, bem como ao Princípio da Legalidade (Artigos 3º e 41 da Lei 8.666/93 e
suas alterações).
 PROJETO BÁSICO OU TERMO DE REFERÊNCIA: Documento Anexo ao Edital de Licitação
que contém os elementos técnicos necessários e suficientes, com nível de precisão
adequado, para caracterizar o objeto da contratação e orientar a execução e a
fiscalização contratual.
 TERMO ADITIVO OU ADITAMENTO: Instrumento de alteração em função de acréscimos,
supressões, prorrogações dos prazos e revisões contratuais. Exige análise jurídica,
assinaturas das partes contraentes e publicação na Imprensa Nacional.
 ACRÉSCIMO CONTRATUAL: Variações de quantidade que representam acréscimos ao
contrato original, que poderão implicar em alterações dos preços, sem necessidade de
nova licitação. A Contratada fica obrigada a aceitar acréscimos de até 25% (vinte e cinco
por cento) sobre valor inicial atualizado do contrato, sendo até 50% (cinquenta por
cento) para reforma de edifício ou de equipamento (§ 1º do Artigo 65 da Lei 8.666/93 e
suas alterações).

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CONCEITOS
 SUPRESSÃO CONTRATUAL: Variações que representam reduções ao contrato original e
poderão implicar em alterações dos preços. A Contratada fica obrigada a aceitar
supressão de até 25% (vinte e cinco por cento) sobre valor inicial atualizado do contrato.
Podem ocorrer supressões acima de 25% (vinte e cinco por cento), desde que acordado
entre as partes (§ 1º do Artigo 65 da Lei 8.666/93 e suas alterações).
 REVISÃO CONTRATUAL: Trata-se do reequilíbrio econômico-financeiro do contrato.
Serve para recompor o preço contratado em face da superveniência de fatores que
onerem excessivamente a prestação da Contratada (alínea ‘d’), do Artigo 65 da Lei
8.666/93 e suas alterações).
 SANÇÕES ADMINISTRATIVAS: Penalidades aplicadas à Contratada em razão de
descumprimento de obrigações contratuais, em caráter repressivo e pedagógico. Tratase de um poder (dever) da Administração a ser exercido com razoabilidade e
proporcionalidade. A aplicação de sanções não compete à fiscalização do contrato, no
entanto, compete ao Gestor do Contrato solicitar a Autoridade Competente a
autorização da abertura do processo para aplicação de sanções, quando não obtiver
êxito na resolução de problemas por parte da Contratada.
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CONCEITOS
 PREPOSTO DA CONTRATADA: Representante indicado por escrito pela Contratada para
atuar durante a execução do contrato.
 GLOSA: Trata-se de um desconto de valores na nota fiscal da Contratada, determinado
pelo Gestor do Contrato, quando a Contratada não produzir resultados, deixar de
executar ou não executar com a qualidade mínima exigida as atividades contratadas ou
deixar de utilizar materiais e recursos humanos exigidos para a execução do serviço, ou
utilizá-los com qualidade ou quantidade inferior à demandada.
 GARANTIA CONTRATUAL: Desde que haja previsão contratual, trata-se de um seguro
(sentido amplo) que garante o fiel cumprimento das obrigações assumidas pela
contratada (Artigo 56 da Lei 8.666/93 e suas alterações), e que deve ser solicitado pela
Área Especializada de Contratos.
 SUBCONTRATAÇÃO: Situação em que a Contratada, vencedora da licitação, contrata
uma empresa, que não participou da licitação, para executar o seu contrato, sobre esta
permissão, as condições devem estar previstas no instrumento convocatório.
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REGULAMENTAÇÃO
Lei 8.666/93 - Art. 67 - A execução do contrato deverá ser acompanhada e fiscalizada por
um representante da Administração especialmente designado, permitida a contratação
de terceiros para assisti-lo e subsidiá-lo de informações pertinentes a esta atribuição.
IN 05/2017 – Art. 41 - A indicação do gestor, fiscal e seus substitutos caberá aos setores
requisitantes dos serviços, ou poderá ser estabelecida em normativo próprio de cada
órgão ou entidade, de acordo com o funcionamento de seus processos de trabalho e sua
estrutura organizacional.

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REGULAMENTAÇÃO
VOCÊ SABIA?
IN 05/2017 – Art. 43 - O encargo de gestor ou fiscal não pode ser recusado pelo servidor,
por não se tratar de ordem ilegal; deve-se expor ao superior hierárquico as deficiências e
limitações técnicas que possam impedir o diligente cumprimento do exercício de suas
atribuições, se for o caso.
Parágrafo Único (...) A Administração deverá providenciar a qualificação do servidor para
o desempenho das atribuições, conforme a natureza e complexidade do objeto, ou
designar outro servidor com a qualificação requerida.

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PORTARIA GR/UFAL Nº 944/2017
Art. 1º Estabelece as definições de atribuições e competências funcionais relativas aos
procedimentos dos processos de gestão e fiscalização contratual no âmbito da UFAL.
• Gestor – servidor responsável por planejar a contratação, instruir o processo de
contratação, acompanhar o processo licitatório e checar junto com os fiscais a execução
do objeto;
• Fiscal – servidor classificado entre Fiscal Técnico ou Administrativo, responsável por
acompanhar e fiscalizar a execução contratual.

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AS ATRIBUIÇÕES DOS GESTORES DE CONTRATOS
A função de Gestor do Contrato, nos termos do artigo 67 da Lei 8.666/93 e suas
alterações, deve recair, sempre que possível, sobre servidores públicos que tenham perfil
de conhecimento administrativo da área ao qual os bens e serviços que estão sendo
adquiridos e/ou prestados estejam relacionados.
O Gestor do Contrato deve, necessariamente, buscar a otimização dos recursos e manter
a qualidade nos serviços prestados. Deve, também, ser proativo, saber orientar; defender
direitos; manifestar-se motivadamente em todas as anotações que fizer no livro ou
relatório de ocorrências; possuir organização, com vistas a cobrar o adequado
cumprimento do objeto contratado.

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PORTARIA GR/UFAL Nº 944/2017
AS ATRIBUIÇÕES DOS GESTORES DE CONTRATOS
• Demandar abertura do processo licitatório;
• Acompanhar a execução orçamentária e de recursos do contrato;
• Avaliar a condução contratual;
• Gerir vigência contratual;
• Garantir que os processos de pagamentos sejam registrados no SIPAC, bem como no
SIMEC;
• Gerir cronograma físico-financeiro
• Prover o acesso ao SIPAC e SIMEC dos fiscais técnicos e administrativos;
• Demonstrar vantajosidade econômica no momento da prorrogação contratual.

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AS ATRIBUIÇÕES DO FISCAIS DE CONTRATOS
 Fiscal Técnico: acompanhar - com o objetivo de avaliar - a execução do objeto nos moldes

contratados e, se for o caso, aferir se a quantidade, qualidade, tempo e modo da prestação
dos serviços estão compatíveis com os indicadores de níveis mínimos de desempenho
estipulados no ato convocatório, para efeito de pagamento, conforme o resultado.

 Fiscal Administrativo: acompanhar os aspectos administrativos da execução dos serviços

nos contratos com regime de dedicação exclusiva de mão de obra quanto às obrigações
previdenciárias, fiscais e trabalhistas, bem como quanto às providências tempestivas nos
casos de inadimplemento.

 Fiscal Setorial: acompanhar a execução do contrato nos aspectos técnicos ou

administrativos, quando a prestação dos serviços ocorrer concomitantemente em setores
distintos ou em unidades desconcentradas de um mesmo órgão ou entidade.

 Fiscalização pelo Público Usuário: é o acompanhamento da execução contratual por

Pesquisa de Satisfação junto ao usuário, com o objetivo de aferir os resultados da prestação
dos serviços, os recursos materiais e os procedimentos utilizados pela Contratada, quando
for o caso, ou outro fator determinante para a avaliação dos aspectos qualitativos do objeto.

IN 05/2017 – Art. 40

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PORTARIA GR/UFAL Nº 944/2017
AS ATRIBUIÇÕES DO FISCAL TÉCNICO
• Conhecer detalhadamente o processo de contratação, de modo a acompanhar
fielmente o cumprimento do contrato (objeto, proposta comercial da empresa,
forma de execução, fornecimento de material, vigência contratual, sanções, formas
de pagamento);
• Sempre se reportar ao Preposto da empresa;
• Acompanhar saldo do contrato;
• Fiscalizar a execução (fornecimento de materiais, pessoal, obrigações trabalhistas,
forma de prestação do serviço) ;
• Notificar a Contratada sobre a aplicação de penalidades;
• Informar ao Gestor sobre atrasos ou outros problemas que estejam fora de sua área
de atuação;
• Outras atribuições citadas na Portaria.

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PORTARIA GR/UFAL Nº 944/2017
AS ATRIBUIÇÕES DO FISCAL ADMINISTRATIVO
• Conhecer detalhadamente o processo de contratação, de modo a acompanhar
fielmente o cumprimento do contrato (objeto, proposta comercial da empresa,
forma de execução, fornecimento de material, vigência contratual, sanções, formas
de pagamento);
• Abrir pasta de fiscalização (cópia do contrato, aditivos, atas, correspondências,
pagamentos, etc.);
• Abrir processo de pagamentos com documentação necessária para a liquidação;
• Abrir processo de penalidade ;
• Acompanhar o saldo do empenho e quando necessário solicitar junto ao Gestor a
emissão, reforço ou cancelamento do empenho;
• Acompanhar o pagamento das obrigações trabalhistas, em especial, nos casos de
rescisão contratual;
• Outras atribuições citadas na Portaria.

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É VEDADO
• Exercer poder de mando sobre os funcionários da contratada;
• Direcionar a contratação de pessoas para trabalhar na empresa contratada;
• Promover ou aceitar desvios de funções dos funcionários contratados;
• Permitir que pessoas sem vínculo empregatício com a contratada seja alocada aos
serviços contratados;
• Considerar trabalhadores da contratada como colaboradores eventuais do próprio
órgão;
• Manter contato com o contratado, visando obter benefício ou vantagem direta ou
indireta, inclusive para terceiros.

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ORIENTAÇÕES GERAIS
OS 10 MANDAMENTOS DO FISCAL
1. Ler atentamente o processo da contratação;
2. Conhecer bem o contrato;
3. Não ter receio em buscar ajuda;
4. Fazer TUDO por escrito;
5. Não se distanciar do fiscal substituto, que é com quem deverá alternar a
fiscalização, em caso de sua ausência;
6. Manter os processos bens instruídos;
7. Ter bom senso, ser justo, nunca permissivo;
8. Estar atento aos prazos e vigências;
9. Sempre se reportar ao Preposto;
10. Observar sistematicamente a qualidade dos serviços.

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ORIENTAÇÕES GERAIS
FALHAS COMUNS
1. Nota Fiscal/Fatura com campos incompletos, principalmente quanto à data
de execução;
2. Valor da Nota Fiscal/Fatura incompatível com a proposta apresentada pela
Contratada;
3. Ausência de assinatura nos termos de recebimento provisório e definitivo,
bem como ausência de identificação/carimbo de quem os assina;
4. Ausência das certidões fiscais e/ou guias de comprovação de recolhimento
dos encargos previdenciários juntamente com a Nota Fiscal, quando
exigíveis;
5. Manifestação tardia pela prorrogação do contrato, quando o correto seria
ocorrer bem antes do seu término;
6. Divergências entre as medições atestadas e os valores efetivamente pagos.

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ORIENTAÇÕES GERAIS
NA LIQUIDAÇÃO DA DESPESA
1. Abrir processo administrativo de pagamento no SIPAC;
2. Recomendável registrar atestos do Fiscal e do Gestor do Contrato;
3. Estabelecer lista de checagem a ser assinada pelo Fiscal;
4. Cadastrar liquidação da Nota Fiscal no Módulo Orçamento;
5. Observar se há saldo suficiente no Módulo SIPAC para liquidar a Nota Fiscal.

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ORIENTAÇÕES GERAIS
NA ALTERAÇÃO CONTRATUAL
1. Levantar necessidades e verificar limites para o Contrato (Lei n. 8.666/93);
2. Solicitar ofício da Contratada manifestando sua concordância com a
alteração pretendida;
3. Justificar adequadamente a mudança a ser realizada;
4. Solicitar, se for o caso, nova proposta apresentando o cenário com o aditivo
e o contrato anterior;
5. Necessidade de manifestação do fiscal e do gestor do contrato no processo
administrativo a ser aberto para o aditivo;
6. Encaminhar documentação à Gerência de Contratos.

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ORIENTAÇÕES GERAIS
NA RENOVAÇÃO CONTRATUAL
1. Respeitar o prazo mínimo para iniciar a prorrogação dos contratos sob sua
responsabilidade (180 dias) e/ou aqueles a serem definidos pelo PAAC;
2. Observar se haverá ou não necessidade de reforço no orçamento;
3. Justificar adequadamente a necessidade de prorrogação;
4. Se haverá necessidade de adição ou supressão de serviços, deve-se incluir na
justificativa;
5. Solicitar da Contratada ofício com manifestação de interesse na prorrogação
do contrato, bem como proposta atualizada;
6. Reunir documentação e enviar para a Gerência de Contratos:
memorando/despacho com parecer do fiscal e ciente do gestor;
justificativa(s), pesquisa de preços, ofício da contratada + proposta.

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ORIENTAÇÕES GERAIS
NA APLICAÇÃO DE PENALIDADES
1. Fiscal notifica a Contratada acerca da inexecução parcial ou total do
contrato;
2. Após resposta insatisfatória da Contratada, o Fiscal recomenda a aplicação
de penalidade ao Gestor;
3. Gestor - ao analisar registros do Fiscal - providencia a notificação da
Contratada acerca da penalidade;
4. Com resposta satisfatória, o Gestor comunica o Fiscal e encerra o
procedimento;
5. Com resposta insatisfatória, o Gestor ou Fiscal Administrativo abre processo
de penalidade e encaminha para autorização reitoral;
6. Autorizada a sanção, o Gestor comunica a empresa, solicita o registro da
penalidade no SICAF (Gerência de Contratos) e aplica a penalidade (ex.
emissão de GRU para pagamento).

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ORIENTAÇÕES GERAIS
PRECISA DE AJUDA?
Orientações gerais sobre contratos:
Gerência de Contratos:
 E-mails: contratos@proginst.ufal.br; fiscalizacao.contratos@proginst.ufal.br
 Telefones: 3214-1094/1351/1352
Orçamento:
 E-mails: cpo@proginst.ufal.br
 Telefones: 3214-1060
Organização Documental/Processo:
 E-mails: analiseufal@gmail.com
 Telefones: 3214-1887

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