Manual de Inserção dos Processos Digitalizados presentes nos Dossiês dos discentes no SIPAC
Manual de Inserção dos Processos Digitalizados presentes nos Dossiês do discentes no SIPAC.pdf
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UNIVERSIDADE FEDERAL DE ALAGOAS
DEPARTAMENTO DE REGISTRO E CONTROLE ACADÊMICO – DRCA
SERVIÇO DE REGISTRO ACADÊMICO – SRA
Manual de Inserção dos Processos Digitalizados presentes nos Dossiês dos
discentes no SIPAC/UFAL
Objetivo
Este manual tem como finalidade orientar servidores da Universidade Federal de Alagoas
(UFAL) quanto ao procedimento de inserção de processos digitalizados presentes nos
dossiês dos discentes, por meio do Sistema Integrado de Patrimônio, Administração e
Contratos (SIPAC).
Durante o processo de digitalização do acervo acadêmico, poderão ser identificados, nos
dossiês dos discentes, processos administrativos originalmente abertos pelos próprios
discentes e que se encontram fisicamente incorporados ao conjunto documental.
Considerando que esses processos possuem tramitação própria e devem manter sua
vinculação ao respectivo processo administrativo, após a digitalização, seus arquivos
digitais deverão ser inseridos no Sistema Integrado de Patrimônio, Administração e
Contratos (SIPAC), e não no Sistema Integrado de Gestão de Atividades Acadêmicas
(SIGAA).
A inserção no SIPAC tem por finalidade preservar a relação do documento digitalizado com
o processo administrativo de origem, mantendo sua organicidade, contextualização e
possibilidade de recuperação no âmbito do sistema em que ocorreu sua tramitação.
Para a inserção dos processos digitalizados no SIPAC, deverão ser observados os
procedimentos descritos neste manual.
Público-alvo
Servidores técnico-administrativos da UFAL que necessitam realizar a inserção e o
gerenciamento de processos digitalizados relacionados aos dossiês acadêmicos dos
discentes.
Elaborado por
Christian Palmer Ferreira da Silva - Técnico em Arquivo DRCA/UFAL - Siape: 2352280
Carlos Roberto Araujo Da Cunha - Assistente Administrativo DRCA/UFAL - Siape: 2120428
Maria dos Prazeres Ferreira Nunes - Auxiliar em Administração DRCA/UFAL - Siape: 0134882
Cícera Maria Barbosa de Lima - Assistente Administrativo - DRCA/UFAL- Siape: 1120415
Versão 1.0 - jan/2026
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Responsabilidades
● Cabe aos servidores responsáveis realizar a inserção correta dos processos digitalizados
no SIPAC, observando a integridade, legibilidade, autenticidade e correspondência do
processo ao discente correto.
● Cabe ao DRCA orientar os usuários quanto aos procedimentos de inserção documental e
às normas relacionadas à gestão do acervo acadêmico digital.
● Cabe às unidades responsáveis verificar se o processo inserido corresponde ao discente
e ao vínculo acadêmico correto.
Requisitos de Acesso
● Possuir vínculo ativo com a UFAL;
● Possuir acesso ao SIPAC/UFAL;
● Possuir permissão para consultar processos e adicionar documentos a processos no
SIPAC;
● O processo deve estar localizado no setor em que o servidor está lotado para que seja
possível realizar a inserção da versão digitalizada.
Caso não possua acesso ou as permissões necessárias, deverá ser solicitada a habilitação
junto ao setor responsável pela administração do sistema.
Procedimentos:
1. Acesse o SIPAC/UFAL
Elaborado por
Christian Palmer Ferreira da Silva - Técnico em Arquivo DRCA/UFAL - Siape: 2352280
Carlos Roberto Araujo Da Cunha - Assistente Administrativo DRCA/UFAL - Siape: 2120428
Maria dos Prazeres Ferreira Nunes - Auxiliar em Administração DRCA/UFAL - Siape: 0134882
Cícera Maria Barbosa de Lima - Assistente Administrativo - DRCA/UFAL- Siape: 1120415
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2. No menu “Protocolo”, acesse “Processos” e, em seguida, clique em “Consultar
Processos”.
3. Na interface de consulta, realize a busca pelo processo.
Elaborado por
Christian Palmer Ferreira da Silva - Técnico em Arquivo DRCA/UFAL - Siape: 2352280
Carlos Roberto Araujo Da Cunha - Assistente Administrativo DRCA/UFAL - Siape: 2120428
Maria dos Prazeres Ferreira Nunes - Auxiliar em Administração DRCA/UFAL - Siape: 0134882
Cícera Maria Barbosa de Lima - Assistente Administrativo - DRCA/UFAL- Siape: 1120415
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4. Verifique se o processo está localizado no setor.
Observação: o processo deve estar no setor em que o servidor está lotado para que
seja possível realizar a inserção da versão digitalizada.
5. Caso o processo ainda esteja pendente de recebimento, efetue o recebimento.
Elaborado por
Christian Palmer Ferreira da Silva - Técnico em Arquivo DRCA/UFAL - Siape: 2352280
Carlos Roberto Araujo Da Cunha - Assistente Administrativo DRCA/UFAL - Siape: 2120428
Maria dos Prazeres Ferreira Nunes - Auxiliar em Administração DRCA/UFAL - Siape: 0134882
Cícera Maria Barbosa de Lima - Assistente Administrativo - DRCA/UFAL- Siape: 1120415
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6. Clique em “Portal Administrativo” para retornar ao menu inicial.
7. No menu “Protocolo”, acesse “Processos” e, em seguida, clique em “Adicionar Novo
Documento”.
Elaborado por
Christian Palmer Ferreira da Silva - Técnico em Arquivo DRCA/UFAL - Siape: 2352280
Carlos Roberto Araujo Da Cunha - Assistente Administrativo DRCA/UFAL - Siape: 2120428
Maria dos Prazeres Ferreira Nunes - Auxiliar em Administração DRCA/UFAL - Siape: 0134882
Cícera Maria Barbosa de Lima - Assistente Administrativo - DRCA/UFAL- Siape: 1120415
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8. Na interface “Consulta de Processos”, realize a busca pelo processo desejado.
Observação: o processo deve estar no setor em que o servidor está lotado para que
seja possível realizar a inserção da versão digitalizada. Caso o processo esteja
arquivado, é necessário desarquivá-lo para realizar a inserção.
9. Após localizar o processo, clique na seta verde para selecioná-lo.
Elaborado por
Christian Palmer Ferreira da Silva - Técnico em Arquivo DRCA/UFAL - Siape: 2352280
Carlos Roberto Araujo Da Cunha - Assistente Administrativo DRCA/UFAL - Siape: 2120428
Maria dos Prazeres Ferreira Nunes - Auxiliar em Administração DRCA/UFAL - Siape: 0134882
Cícera Maria Barbosa de Lima - Assistente Administrativo - DRCA/UFAL- Siape: 1120415
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10. Na tela “Adição de Documentos”, configure os campos da seguinte forma:
● Tipo de Documento: PROCESSO DIGITALIZADO
● Natureza do Documento: RESTRITO
● Hipótese Legal: Informação Pessoal (Art. 31 da Lei nº 12.527/2011)
● Forma do Documento: selecione a opção Anexar Documento Digital
11.Na tela “Anexar Documento Digital”, preencha os metadados disponíveis.
Os campos marcados com asterisco são de preenchimento obrigatório.
Recomenda-se o preenchimento do maior número possível de informações, de
modo a garantir a adequada identificação e recuperação do documento.
Elaborado por
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Carlos Roberto Araujo Da Cunha - Assistente Administrativo DRCA/UFAL - Siape: 2120428
Maria dos Prazeres Ferreira Nunes - Auxiliar em Administração DRCA/UFAL - Siape: 0134882
Cícera Maria Barbosa de Lima - Assistente Administrativo - DRCA/UFAL- Siape: 1120415
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12.No campo “Arquivo Digital”, anexe o arquivo correspondente ao processo
digitalizado. Após preencher os dados necessários e anexar o arquivo, clique em
“Adicionar Documento”.
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Carlos Roberto Araujo Da Cunha - Assistente Administrativo DRCA/UFAL - Siape: 2120428
Maria dos Prazeres Ferreira Nunes - Auxiliar em Administração DRCA/UFAL - Siape: 0134882
Cícera Maria Barbosa de Lima - Assistente Administrativo - DRCA/UFAL- Siape: 1120415
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13.Após a inclusão do documento, o sistema exibirá a mensagem “Documento
adicionado com sucesso”.
Na seção “Documentos do Processo”, selecione o documento recém-adicionado e
inclua-se como assinante ou selecione servidor autorizado do setor.
Em seguida, clique em “Assinar” para realizar a assinatura do documento e,
posteriormente, clique em “Finalizar”.
Elaborado por
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Carlos Roberto Araujo Da Cunha - Assistente Administrativo DRCA/UFAL - Siape: 2120428
Maria dos Prazeres Ferreira Nunes - Auxiliar em Administração DRCA/UFAL - Siape: 0134882
Cícera Maria Barbosa de Lima - Assistente Administrativo - DRCA/UFAL- Siape: 1120415
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14.Na tela seguinte, o sistema exibirá a mensagem “Documentos adicionados ao
processo com sucesso”. Após a conclusão do procedimento, o processo poderá ser
arquivado, caso necessário.
O procedimento também pode ser realizado na “Mesa Virtual”. Para tanto:
I - Acesse o SIPAC/UFAL
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Carlos Roberto Araujo Da Cunha - Assistente Administrativo DRCA/UFAL - Siape: 2120428
Maria dos Prazeres Ferreira Nunes - Auxiliar em Administração DRCA/UFAL - Siape: 0134882
Cícera Maria Barbosa de Lima - Assistente Administrativo - DRCA/UFAL- Siape: 1120415
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II - Clique no menu “Mesa Virtual”
III - No menu lateral, no canto superior direito, selecione: “Processos na Unidade”
Observação: O processo deve estar recebido e sob guarda da unidade.
IV - Se necessário, utilize a opção “Filtros”, localizada no canto superior direito, para
acessar a interface de consulta e realizar a busca do processo.
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V - Na interface de consulta, realize a busca pelo processo desejado.
VI - Após localizar o processo desejado, clique nas três barrinhas no canto inferior
esquerdo.
VII - No menu que abrir, clique em “Adicionar Documento”, e em seguida “Adicionar Novo
Documento”.
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VIII - A tela de “Adição de Documentos” será aberta. Para dar continuidade à adição dos
documentos, retorne ao item 10 deste manual.
Observações Importantes
● Os arquivos devem ser legíveis e observar os padrões técnicos aplicáveis à digitalização
de documentos, especialmente aqueles estabelecidos pelo Decreto nº 10.278/2020.
● Por se tratar de documentação integrante do acervo acadêmico, deve ser observada
também a Portaria MEC nº 360/2022, que dispõe sobre a conversão do acervo acadêmico
para o meio digital.
● A inserção deve preservar a integridade, autenticidade, confiabilidade e disponibilidade da
informação.
● O processo deve estar localizado no setor do servidor responsável pela inserção. Caso
esteja arquivado, deverá ser desarquivado previamente.
● A classificação de acesso deve observar a natureza das informações constantes no
processo, especialmente quando houver dados pessoais, nos termos da Lei nº 12.527/2011
e da Lei nº 13.709/2018 (LGPD).
● Evite a inserção de documentos duplicados.
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Carlos Roberto Araujo Da Cunha - Assistente Administrativo DRCA/UFAL - Siape: 2120428
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Cícera Maria Barbosa de Lima - Assistente Administrativo - DRCA/UFAL- Siape: 1120415
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Glossário
● Dossiê Eletrônico do Discente: conjunto de documentos digitais relacionados à vida
acadêmica do discente.
● Processo Digitalizado: representação digital de processo originalmente produzido ou
mantido em suporte físico, convertido para o meio digital mediante procedimento de
digitalização.
● SIPAC: Sistema Integrado de Patrimônio, Administração e Contratos.
● Documento Digital: informação registrada, codificada em dígitos binários e acessível por
meio de sistema computacional.
● Metadados: informações estruturadas que descrevem, contextualizam e permitem a
identificação, o gerenciamento e a recuperação de um documento.
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