O Suprimento de Fundos consiste no adiantamento concedido a servidor, a critério e sob a responsabilidade do Ordenador de Despesas, com prazo certo para aplicação e comprovação dos gastos. É uma autorização de execução orçamentária e financeira por uma forma diferente da normal, tendo como meio de pagamento o Cartão de Pagamento do Governo Federal – CPGF, sempre precedido de empenho na dotação orçamentária específica e natureza de despesa própria, com a finalidade de efetuar despesas que, pela sua excepcionalidade, não possam se subordinar ao processo normal de aplicação, isto é, não seja possível o empenho direto ao fornecedor ou prestador, na forma da Lei nº 4.320/64, precedido de licitação ou sua dispensa, em conformidade com a Lei nº 8.666/93.

 As despesas com Suprimento de Fundos somente podem ser realizadas nas seguintes condições:

•  Atender a despesas de pequeno vulto, assim entendidas aquelas cujo valor, em cada caso, não ultrapasse o limite estabelecido na Portaria MF nº 95/2002;
•  Atender a despesas eventuais, inclusive em viagens e com serviços especiais, que exijam pronto pagamento (excluída nesse caso a possibilidade de uso do Cartão para o pagamento de bilhetes de passagens e diárias a servidores); ou
•  Quando a despesa deva ser feita em caráter sigiloso, conforme se classificar em regulamento; ou seja, os órgãos e entidades que executarem despesas sigilosas deverão possuir regramento próprio para tal.

O Suprimento de Fundos caracteriza uma exceção e para seu uso é necessário observar as seguintes condições:

 Quanto à aquisição de material de consumo:

•  Inexistência temporária ou eventual no almoxarifado, devidamente justificado pelo seu responsável;
• Inexistência de fornecedor cadastrado ou Ata de Registro de Preço em andamento;
• Se não se tratar de aquisições de um mesmo objeto, passível de planejamento, e que ao longo do exercício possam vir a ser caracterizadas como fracionamento de despesas e, consequentemente, como fuga ao processo licitatório; e
• Se as despesas a serem realizadas estão vinculadas as atividades da unidade e se são de interesse público.

 Quanto à contratação de serviços: 

• Inexistência de cobertura contratual;
• Se não se tratar de contratação do um mesmo objeto, passível de planejamento, e que ao longo do exercício possam vir a ser caracterizadas como fracionamento de despesas e, consequentemente, como fuga ao processo licitatório; e
• Se as despesas a serem realizadas estão vinculadas as atividades da unidade e se são de interesse público.

 É vedada a realização de despesas com CPGF nos seguintes casos: 

• Despesas com ornamentação, floricultura, eventos, publicações, livros ou outros afins, gêneros alimentícios em geral, bebidas alcoólicas entre outras;
•  Despesas efetuadas em estabelecimentos atípicos, como por exemplo, lojas de bolsas e sapatos, restaurantes ou lanchonetes, roupas, acessórios e outros;
•  Despesas realizadas nos finais de semanas e feriados; e
•  Despesas realizadas no período de férias ou qualquer outro tipo de afastamento do servidor.