Cartilha Auxílios Financeiros aos Estudantes.pdf
Documento PDF (61.2MB)

Exibir conteúdo Baixar

                    PORTARIA

1.293/2022
PROCEDIMENTOS PARA EXECUÇÃO ORÇAMENTÁRIA E FINANCEIRA
DOS AUXÍLIOS FINANCEIROS AOS ESTUDANTES

EXPEDIENTE
Gestão
Josealdo Tonholo
Reitor

Daniel Cavalcante Fernandes
Assistente em administração

Eliane Aparecida Holanda Cavalcanti
Vice-reitora

Marcos José de Lima Cruz
Técnico em contabilidade

Pró-reitoria de Gestão Institucional

Assessoria de Comunicação

Jarman da Silva Aderico
Pró-reitor

Simoneide Batista Araújo da Silva
Coordenadora

Coordenadoria de Programação
Orçamentária (CPO)

Projeto gráfico, direção de arte e
diagramação:

Luísa Nascimento Oliveira
Coordenadora

Carlos Fernando Monteiro Tenório
Programador visual

Rosiene Teodoro Santana
Assessora

Ilustrações:
Freepik

Manuela Gomes Agra
Auxiliar em administração
Alisson dos Santos Martins
Assistente em administração

Sumário
Apresentação

03

Setor solicitante

04

Auxílio financeiro ao estudante

04

Recursos orçamentários

05

Competências
Quem faz o quê?

05

Coordenadoria de Programação Orçamentária (CPO)

06

Pró-reitor de Gestão Institucional (Proginst)

06

Departamento de Contabilidade e Finanças (DCF)

07

Procedimentos
Como fazer?

07

Submissão de edital

07

Apresentação de Instrução Normativa

07

Declaração de Disponibilidade Orçamentária

08

Empenho

09

Renovação/retificação de auxílio financeiro ao estudante

09

Disposições finais

09

Quem pode solicitar pagamento de auxílio financeiro ao estudante?
O que é e quem pode receber?

Quais as formas de custeio desses auxílios?

Apresentação
A portaria nº 1.293/2022/GR/Ufal traduz o aprimoramento de um trabalho iniciado em
meados de 2020 e se materializa a partir da revisão da portaria nº 1.060/2020/GR/Ufal.
Naquele momento, em 2020, a primeira portaria editada para estabelecer procedimentos
para execução orçamentária e financeira dos auxílios financeiros aos estudantes foi um
avanço necessário e urgente: era preciso estabelecer um fluxo que trouxesse transparência
e padronização para o processo de implantação de bolsas e auxílios na Ufal.
Além desses aspectos, a publicação da portaria foi mais um estímulo para consolidação e
uso do módulo de bolsas e auxílios contratados junto aos demais sistemas da plataforma
Sig/Sipac. O registro das bolsas e dos estudantes pelo sistema possibilita maior segurança
aos envolvidos em todas as partes do processo, tanto à unidade pagadora, quanto ao
recebedor, afastando possibilidades de erros ou fraudes aos processos de pagamento.
A portaria nº 1.060/2020 rapidamente se consolidou como um sucesso. Teve 100% de
aderência dos servidores envolvidos nos processos da Ufal, enfrentando pouquíssima
resistência. Entretanto, como qualquer normativo procedimental, e considerando que
a redação e os testes dos procedimentos foram efetuados em período pandêmico, com
as limitações inerentes ao trabalho remoto nas discussões de equipe à distância, foram
verificados alguns pontos de melhoria.
A partir do retorno das atividades presenciais, a portaria passou a ser rediscutida. Com a
revisão de todo o fluxo do processo e a partir do recebimento valioso das contribuições dos
usuários, que identificavam os pontos de conflito do normativo vigente, em especial da
equipe vinculada à Pró-reitoria Estudantil, com as bolsas e os auxílios assistenciais, surge a
necessidade de edição de nova portaria para correção das falhas identificadas no processo
original.
A portaria nº 1.293/2022/GR/Ufal é a tradução, portanto, desses anos de trabalho e
aprimoramento de um fluxo de processo que impacta diretamente nas atividades
finalísticas da instituição.
Para além do incentivo financeiro que as bolsas e os auxílios representam aos estudantes,
para grande parte da comunidade acadêmica, o vínculo financeiro com a Universidade é
questão decisória na permanência do estudante no ensino superior e, portanto, a segurança,
a transparência e a igualdade de oportunidade neste processo são fundamentais para
obtenção de bons resultados de ensino, pesquisa e extensão nesta Universidade, que
continuarão sendo perseguidos com vigor.

Pró-reitoria de Gestão Institucional (Proginst)

3

4

Solicitação

$

Setor
solicitante
Quem pode solicitar pagamento de auxílio financeiro ao estudante?
As pró-reitorias

Proex, Prograd, Propep, Proest, Proginst e Progep.

Os campi fora de sede
Campus Arapiraca, Campus do Sertão e Ceca.

Auxílio
Financeiro
ao
Estudante
O que é e quem pode receber?
Estudantes, com vínculo discente e matrícula ativa na Ufal, presencial ou EAD,
mesmo que em caráter esporádico, incluindo os estudantes na condição de
estagiários ou monitores.

O auxílio financeiro ao estudante deve ser usado para pagar:

Bolsistas - Estagiários - Monitores
O que NÃO pode ser pago como auxílio financeiro ao estudante:

Diárias e Passagens - Restituições

5
Recursos orçamentários

Quais as formas de custeio desses auxílios?

OBS: As disposições desta portaria só incidem sobre os auxílios custeados pelos
recursos orçamentários da Ufal.

Recursos próprios diretamente arrecadados pelor setor solicitante - recebidos na
conta única, via GRU (receita própria).
Recursos previstos na LOA geridos pelo setor solicitante:
Descentralizados internamente via Sipac;
Transferidos entre unidades da Ufal;
Recebidos pela LOA geridos por uma unidade específica.
Ex: Idioma Sem Fronteiras (Fale/Proex).

Recursos previstos na LOA geridos pela Proginst.

Competências
Quem faz o quê?
Competências

Setor Solicitante

Pró-reitorias e campi
fora de sede

-Solicitar os auxílios financeiros
aos estudantes.
-Elaborar a instrução Normativa e
encaminhar ficha orçamentária
-Operações referentes à elaboração
e publicação do edital (elaborar
minuta do edital, encaminhar minuta
via processo eletrônico, ajustar e
publicar o edital)
-Emitir declaração de disponibilidade
orçamentária (quando gestor do recurso)
-Acompanhar todas as etapas
necessárias à implantação do auxílio
-Efetuar o cadastro e o desligamento
do bolsista no Sipac
-Estabelecer os procedimentos de controle, acompanhamento, registro e
guarda das informações e documentações referentes aos bolsistas
-Manter atualizada a planilha de projeção anual de pagamento dos auxílios e
comunicar as alterções à CPO/Proginst

Setor Responsável

Unidades Acadêmicas

6
CPO - Coordenadoria de
Programação Orçamentária
Analisa a viabilidade técnica e orçamentária do edital;
Verifica a existência de autorização do gestor do recurso;
Requisita os ajustes do edital, quando necessário;
Encaminha parecer técnico;
Encaminha processo eletrônico para emissão de empenho;
No Sipac: cadastra o auxílio financeiro aos estudantes, renova as cotas e matrizes
orçamentárias a cada exercício;
Cria e acompanha planilha on-line de projeção anual de pagamento dos auxílios.
OBS: NÃO caberá à CPO analisar critérios como justificativa, objetivo, oportunidade
e conveniência de publicação do edital proposto, devendo o setor solicitante fundamentar
o processo de modo a atestar a pertinência da demanda.

Proginst - Pró-reitor de
Gestão Institucional
Delibera acerca da aprovação dos editais submetidos à Proginst;
Emite declaração de disponibilidade orçamentária, quando a Proginst
for a gestora do recurso;
Declara ciência dos editais aprovados cujos recursos não sejam geridos
pela Proginst;
Fundamenta a recusa das minutas indeferidas.

7
DCF - Departamento de
Contabilidade e Finanças
Emite e encaminha as notas de empenho para o setor responsável;
Fornece orientações e informações acerca dos processos de pagamento dos auxílios;
Cadastra os empenhos no Sipac;
Liquida e paga os auxílios em conformidade com a instrução do processo.

Procedimentos
Como fazer?
Submissão do edital:

A submissão do edital deverá ocorrer com antecedência mínima de 15 dias
de sua publicação;
A implementação do auxílio se dará no primeiro dia útil de cada mês, não
sendo permitido pagamento parcial mensal;
Os editais deverão ser publicados no site da Ufal.

Apresentação da Instrução Normativa:

A Instrução Normativa deve ser usada na implementação de auxílios
financeiros eventuais ou de fluxo contínuo que não se submetem a
publicação de editais;
A Instrução Normativa deve ser apresentada no início de cada ano (emissão de empenho),
no caso da criação de um novo auxílio e quando a instrução normativa de auxílio financeiro
for atualizada.

8
No caso de auxílio financeiro regulamentado por Instrução Normativa, é
obrigatória a confecção da ficha orçamentária (Anexo II)

A CPO realizará análise técnica prévia do edital no prazo de 3 (três) dias úteis;
A CPO NÃO realizará análise técnica da Instrução Normativa apresentada;
O Pró-reitor de Gestão Institucional irá deliberar acerca da aprovação da minuta
do edital/apresentação da Instrução Normativa no prazo de 3 (três) dias úteis.

Declaração de disponibilidade
orçamentária

A declaração de disponibilidade orçamentária pode ser
emitida por:
Setor solicitante - se gestor do recurso;
Pró-reitor de Gestão Institucional - nos demais casos
Nesse último caso, o setor solicitante deve indicar a necessidade da emissão da declaração
de disponibilidade orçamentária pelo Pró-reitor de Gestão Institucional;
A emissão do empenho dependerá da emissão de declaração de disponibilidade
ormentária no exercício orçamentário correspondente;
Edital vigente sem disponibilidade orçamentária correspondente obsta o pagamento
do auxílio;
Não é permitida a emissão de disponibilidade orçamentária em exercício
orçamentário diferente do exercício de pagamento do auxílio.

9
Empenho
O empenho deverá ser emitido após a aprovação e publicação do edital ou da
implementação da Instrução Normativa;
O empenho deverá ser emitido no mês anterior ao início da execução do auxílio
financeiro ao estudante.

Renovação/retificação de
auxílio financeiro ao estudante
Os setores solicitantes poderão estabelecer auxílio financeiro aos estudantes cuja
vigência exceda o exercício corrente;
Em caso da necessidade de retificação de edital/ficha orçamentária que contemple
o exercício seguinte, as minutas deverão ser submetidas para análise da CPO/
Proginst por meio de processo eletrônico até o dia 15 de novembro de cada ano;
A CPO/Proginst solicitará, via processo eletrônico, a emissão do empenho com base
na projeção informada pelo setor solicitante ou responsável, nos 30 dias que
antecedem o término do exercício corrente.

Disposições finais
É vedada a execução de despesa sem empenho prévio que a autorize;
Não haverá pagamento de bolsa anterior a convocação do bolsista;
As folhas de frequência e requisições de pagamento dos auxílios deverão
ser operacionalizadas no Sipac;
Casos excepcionais deverão ser enviados para análise da CPO/Proginst;
O disposto nesta Portaria entra em vigor a partir de 1º de janeiro de 2023.

PROGINST

Pró-reitoria de
Gestão Institucional