Ao preencher o Formulário de Notificação de Invenção, é necessário indicar o(s) nome(s) do(s) inventor(es) que desenvolveram a tecnologia a ser protegida (direito moral sobre o invento), bem como quais instituições são titulares do pedido de proteção (ou seja, que detém os direitos patrimoniais e de exploração econômica do invento).

Como titulares, a orientação é incluir as instituições que efetivamente aportaram recursos financeiros (infraestrutura), humanos (pesquisadores internos) e materiais/infraestrutura (matérias e equipamentos do laboratório analítico, hardware e software) para a pesquisa e desenvolvimento da tecnologia. Poderá haver casos em que, em instrumento jurídico firmado previamente, haja orientação em contrário - por exemplo, que a instituição X abre mão de sua parcela na proteção dos resultados gerados pela P,D&I em parceria; neste caso, não seria necessário incluir a instituição cotitular X.

Quanto aos autores/inventores, não há diretrizes específicas na legislação brasileira para nomeação de inventores nos pedidos de proteção de propriedade intelectual. O entendimento do Núcleo de Inovação é que devem constar as pessoas que de fato contribuíram na criação e concretização da invenção com idéias que extrapolam o conhecimento de um técnico no assunto, ou seja, que não sejam óbvias, independente de ser discente, docente, técnico ou externo à UFAL, de forma a garantir os direitos autorais morais dos mesmos.

Para que um indivíduo seja nomeado como inventor/autor em um pedido, ele deverá (Instituto Dannemann Siemsen, 2008):
(i) ter contribuído para que algo novo tenha sido criado;
(ii) ter contribuído efetivamente no processo inventivo; e
(iii) não ter meramente seguido ordens de terceiros e/ou meramente ter disponibilizado equipamentos.

No Formulário de Notificação de invenção, também é solicitado informar o "Percentual de participação no desenvolvimento da tecnologia" no caso das instituições cotitulares ou "Porcentagem de contribuição no presente invento" no caso dos inventores.

Em ambos os casos não há regra para a distribuição do percentual. A orientação do Núcleo de Inovação é que a divisão seja realizada baseada na contribuição de cada instituição e/ou inventor/autor de recursos financeiros, horas de trabalho, conhecimento e materiais no desenvolvimento da tecnologia, pois, caso haja exploração econômica futura, os valores financeiros apurados serão distribuídos conforme esse percentual e devem refletir a contribuição efetiva de cada um. Essas porcentagens devem ser, portanto, negociadas entre o conjunto dos inventores/autores e instituições envolvidas.

De modo geral, costuma-se adotar, a cotitularidade em partes iguais para cada instituição. Contudo, os percentuais definitivos podem e devem ser ajustados e pactuados em instrumento jurídico próprio (Acordo de Cotitularidade), refletindo de maneira mais precisa as contribuições realizadas, podendo, inclusive, variar conforme instrumento de parceria / edital / projeto firmado entre as partes.

Por exemplo, se na elaboração e no desenvolvimento da tecnologia participaram dez docentes da UFAL e apenas um docente de outra instituição, é razoável que essa diferença seja refletida na proporcionalidade entre as instituições. Ou seja, os percentuais devem ser equivalentes ao volume à relevância do trabalho, dos recursos e do conhecimento efetivamente aportados por cada parte. 

Adicionalmente, recomenda-se que seja realizado contato com o Núcleo de Inovação da instituição parceira. É altamente recomendável que haja uma procuração formal assinada da outra instituição, garantindo que a documentação esteja completa e devidamente regularizada. Também será necessário formalizar o Acordo de Cotitularidade, instrumento jurídico deve estabelecer, de forma clara, as regras de exploração, repartição de benefícios e responsabilidades entre as partes.