RELATÓRIO DE AUDITORIA Nº 015/2017

Relatório de Auditoria, relativa à ação de ANALISE CARTAO CORPORATIVO.

REL 015-2017 - AG011-2017 - ANALISE USO DO CARTAO CORPORATIVO.pdf
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UNIVERSIDADE FEDERAL DE ALAGOAS – UFAL
Auditoria Geral - AG

RELATÓRIO DE AUDITORIA Nº 015/2017
Em atendimento à determinação contida na Ordem de Serviço nº 021/2017, a Auditoria
Geral da Universidade Federal de Alagoas apresenta Relatório de Auditoria, relativa à
ação de ANALISE CARTAO CORPORATIVO, em estrito cumprimento ao Plano
Anual de Atividades da Auditoria Interna – PAINT 2017.
I)

INTRODUÇÃO

O presente relatório de auditoria apresenta os resultados da Ação Global AG011/2017,
cujo objetivo é verificar os níveis de prestação de contas dos gastos realizados com o
cartão corporativo na instituição, com vistas a reduzir, de forma significativa, quaisquer
falhas nos procedimentos e ações realizados pelos servidores que utilizam o cartão
corporativo, especialmente na etapa de prestação de contas e análise dos documentos
apresentados, quanto aos produtos adquiridos ou serviços realizados.
O cartão corporativo foi criado por lei com finalidades específicas. Tem por objetivo
facilitar o dia a dia da Administração Pública e de seus servidores para pagamento de
bens, serviços e despesas autorizadas. O Decreto Nº 5.355/2005 dispõe sobre a utilização
do Cartão de Pagamento do Governo Federal - CPGF, onde o público-alvo são as
unidades gestoras dos órgãos da Administração Pública Direta, Autárquica e Fundacional,
como algumas entidades integrantes do orçamento fiscal e da Seguridade Social, sendo
emitido em nome da unidade gestora, com identificação do portador, para uso em caráter
excepcional.
Para a execução da presente atividade de atividade foram selecionados todos os processos
de pagamento que tiveram como objeto o uso do cartão corporativo referentes ao ano de
2016, totalizando 16 (dezesseis) processos. Foram analisados os documentos e
informações das prestações de contas de todos os processos.
Após análise documental dos processos de pagamento e prestação de contas, a equipe
técnica de auditoria confeccionou o presente relatório de auditoria registrando todos os
fatos constatados.
Os achados de auditoria foram extraídos de papéis de trabalho que estão devidamente

organizados e arquivados no Sistema de Auditoria Interna (SADIN) e visitas feitas na
HUPAA. Contudo, considerando que esta unidade de auditoria interna encontra-se sem
equipamento de digitalização, nem todos os papéis de trabalho foram inseridos no
Sistema SADIN, sendo certo, entretanto, que a versão física dos mesmos estão inseridos
no Arquivo desta unidade de auditoria (Processo Nº 23065.017088/2017-04).
II) ESCOPO DO TRABALHO
Os trabalhos da presente atividade de auditoria tinham como escopo o atendimento da
demanda do PAINT/2017 Ação Global AG011/2017 - ANÁLISE DO CARTÃO
CORPORATIVO que previa como escopo 40% das transações de compras realizadas
com o uso do cartão corporativo no ano de 2016, tendo como universo os processos de
prestação de contas.
Entretanto, durante a execução das atividades, a equipe técnica de auditoria observou
tratar-se de apenas 16 (dezesseis) processos de pagamento e prestação de contas referente
a compras realizadas com o uso do cartão corporativo da Ufal durante todo o exercício de
2016, ao que debruçou-se, então, sobre a totalidade desses processos.
Nenhuma restrição foi imposta aos exames.
III) AMOSTRA AUDITADA:
100% dos processos disponibilizados pelo Departamento de Contabilidade e Finanças,
que corresponde a 16 processos de prestação de contas referentes ao uso do cartão
corporativo da Ufal durante o exercício de 2016.
IV) RESULTADO DOS EXAMES
1.1. INFORMAÇÕES RELEVANTES
1.1.1. INFORMAÇÃO 01
Bom nível de instrução dos processos de pagamento e prestação de contas referentes
ao uso do cartão corporativo da Ufal.
a) Evidência:
Verifica-se que os processos encontram-se devidamente instruídos de acordo com as
formalidades legais, constando os documentos que comprovam a realização dos trâmites
do uso do cartão corporativo. São eles:
Processo Nº 23065.009658/2016-01 (solicitação de crédito para compra com cartão
corporativo);
Processo Nº 23065.016584/2016-51 (prestação de contas referente ao uso do cartão
corporativo);

Processo Nº 23065.012041/2016-65 (solicitação de crédito para compra com cartão
corporativo);
Processo Nº 23065.016956/2016-40 (prestação de contas referente ao uso do cartão
corporativo).
b) Fato:
Instrução processual realizada em cumprimento às formalidades legais.
1.2. ACHADOS DE AUDITORIA
1.2.1. CONSTATAÇÃO 01
Inconsistência de datas em documentos pertinentes à cotações.
a) Evidência:
Por meio da análise dos processos abaixo citados, a cotação da empresa Elaine Maria
Xavier Vasconcelos Eireli está com data anterior à solicitação de orçamento.
Processos Nº 23065.033042/2016-43 (solicitação de crédito para compra com cartão
corporativo) e Processos Nº 23065.035220/2017-71 (prestação de contas referente ao uso
do cartão corporativo).
b) Fato:
Documento de cotação com data anterior ao ofício nº 063/2016- FOUFAL, que solicitou
a abertura do crédito para aquisição de produtos com o uso do cartão corporativo.
c) Causa:
Antecipação de cotação apresentada pela empresa Elaine Maria Xavier Vasconcelos
Eireli, na etapa de consulta de orçamento.
RECOMENDAÇÕES:
Recomendação 01: Que a FOUFAL observe, na elaboração da instrução processual, que
as propostas de cotação devem ter data posterior ao ofício que deu início à solicitação de
crédito para uso do cartão corporativo.
1.2.2. CONSTATAÇÃO 02
Ausência de documentação relativa a relato gerencial.
a) Evidência:

Ausência no processo de prestação de contas, de um relatório resumido, por parte do
solicitante, de um relato gerencial dos procedimentos realizados na execução da aquisição
dos produtos adquiridos.
Processo Nº 23065.033042/2016-43 (solicitação de crédito para compra com cartão
corporativo).
Processo Nº 23065.035220/2017-71 (prestação de contas referente ao uso do cartão
corporativo).
Processo Nº 23065.027671/2016-34 (solicitação de crédito para compra com cartão
corporativo).
Processo Nº 23065.031469/2016-15 (prestação de contas referente ao uso do cartão
corporativo).
Processo Nº 23065.012464/2016-85 (solicitação de crédito para compra com cartão
corporativo).
Processo Nº 23065.014684/2016-43 (prestação de contas referente ao uso do cartão
corporativo).
Processo Nº 23065.009527/2016-16 (solicitação de crédito para compra com cartão
corporativo).
Processo Nº 23065.010976/2016-15 (prestação de contas referente ao uso do cartão
corporativo).
Processo Nº 23065.025154/2016-21 (solicitação de crédito para compra com cartão
corporativo).
Processo Nº 23065.027780/2016-51 (prestação de contas referente ao uso do cartão
corporativo).
b) Fato:
Na análise processual, para um melhor entendimento dos documentos apresentados, seria
importante a inclusão de um relatório gerencial, por parte do solicitante, resumindo o
fluxo do procedimento da solicitação até a prestação de contas do material adquirido.
c) Causa:
Falta de um melhor ordenamento na formação da instrução processual.
RECOMENDAÇÕES:
Recomendação 01: Que a FOUFAL, no processo de apresentação da prestação de contas
do uso corporativo, faça constar um relatório gerencial contendo o fluxo do procedimento
de solicitação, aquisição e prestação de contas do material adquirido.
1.2.3. CONSTATAÇÃO 03
Cotações apresentadas com datas anteriores à data da solicitação do orçamento.

a) Evidência:
Por meio da análise dos processos abaixo citados, verificou-se que as cotações das
empresas estão com data anterior à solicitação de orçamento.
Processo Nº 23065.027671/2016-34 (solicitação de crédito para compra com cartão
corporativo) e Processo Nº 23065.031469/2016-15 (prestação de contas referente ao uso
do cartão corporativo).
Processo Nº 23065.009527/2016-16 (solicitação de crédito para compra com cartão
corporativo).
Processo Nº 23065.010976/2016-15 (prestação de contas referente ao uso do cartão
corporativo).
b) Fato:
Documentos de cotação com data anterior ao Ofício Nº 046/2016-FOUFAL, que solicitou
a abertura do crédito para aquisição de produtos com o uso do cartão corporativo.
Por meio da análise dos processos retro citados, as cotações das empresas Odonto Médico
Farol ME e Dental Maceió estão com data anterior à solicitação de orçamento.
c) Causa:
Antecipação de cotações apresentadas pelas empresas na etapa de consulta de orçamento,
a exemplo das empresas Odonto Médico Farol ME e Dental Maceió na etapa de consulta
de orçamento.
RECOMENDAÇÕES:
Recomendação 01: Que a FOUFAL observe, na elaboração da instrução processual, que
as propostas de cotação devem ter data posterior ao ofício que deu início à solicitação de
crédito para uso do cartão corporativo.
1.2.4. CONSTATAÇÃO 04
Inexistência de informação pertinente ao processo de solicitação de crédito para uso
do cartão corporativo.
a) Evidência:
Na análise do processo de prestação de contas, houve dificuldade de identificar a qual
processo de solicitação de crédito era correspondente.
Processo Nº 23065.027671/2016-34 (solicitação de crédito para compra com cartão
corporativo).
Processo Nº 23065.031469/2016-15 (prestação de contas referente ao uso do cartão
corporativo).
Processo Nº 23065.012464/2016-85 (solicitação de crédito para compra com cartão
corporativo).

Processo Nº 23065.014684/2016-43 (prestação de contas referente ao uso do cartão
corporativo).
Processo Nº 23065.009527/2016-16 (solicitação de crédito para compra com cartão
corporativo).
Processo Nº 23065.010976/2016-15 (prestação de contas referente ao uso do cartão
corporativo).
Processo Nº 23065.025154/2016-21 (solicitação de crédito para compra com cartão
corporativo).
Processo Nº 23065.027780/2016-51 (prestação de contas referente ao uso do cartão
corporativo).
b) Fato:
Ausência, na prestação de contas, de indicação do número do processo de solicitação de
crédito.
c) Causa:
Não há referência ao número do processo de solicitação de crédito nos autos do processo
de prestação de contas.
RECOMENDAÇÕES:
Recomendação 01: Que a FOUFAL faça constar no processo de prestação de contas, o
número do processo referente à solicitação de crédito, visando facilitar o entendimento
na análise dos processos.
1.2.5. CONSTATAÇÃO 05
Ausência de assinaturas de atesto de propostas apresentadas.
a) Evidência:
A proposta da empresa E.M Comercial (folha 06), constante no processo de solicitação
de crédito, não está devidamente assinada pelo responsável pela cotação.
Processo Nº 23065.012464/2016-85 (solicitação de crédito para compra com cartão
corporativo).
Processo Nº 23065.014684/2016-43 (prestação de contas referente ao uso do cartão
corporativo).
b) Fato:
Ausência de assinatura, em documento de proposta comercial enviado para cotação.
c) Causa:

Não cumprimento de formalidade processual, que atesta a veracidade e validade da
proposta enviada para cotação.
RECOMENDAÇÕES:
Recomendação 01: Que a FOUFAL evite apresentar proposta de cotação de preço com
ausência de assinatura do responsável pela empresa participante.
V)

CONCLUSÃO

É dever institucional da unidade de auditoria interna da UFAL prestar assessoramento à
alta gestão, tendo por intuito o cumprimento legal de suas atividades e o funcionamento
pleno desta Instituição. Para tanto, realiza ações previstas nos normativos aplicáveis às
suas atribuições, com a finalidade de efetuar as prerrogativas impostas legalmente.
No que se refere à atividade de auditoria para desenvolver a Ação Global AG011/2017 ANÁLISE DO CARTÃO CORPORATIVO, após análise dos processos disponibilizados
pelo Departamento de Contabilidade e Finanças (DCF) foi constatado que, em alguns
casos devidamente identificados, não foram observadas as formalidades legais da
normativa aplicada, caracterizando a inobservância dos critérios legislativos em vigor.
Desta feita, em atendimento à Portaria Nº 022/2017-AG/UFAL, a equipe técnica desta
unidade de auditoria interna vem considerar que a presente atividade de gestão do controle
e assessoramento fora realizada, orientando a gestão do HUPAA a observar as
recomendações constantes nesse relatório, adotando as providências devidas para sanar
as inconsistências aqui identificadas, sugerindo-se a remessa do presente relatório ao
Gabinete Reitoral, para ciência e deliberação, retornando-se os autos a esta unidade
de auditoria interna para posterior remessa à Faculdade de Odontologia
(FOUFAL), Superintendência de Infraestrutura (SINFRA) e Departamento de
Finanças e Contabilidade (DCF) para ciência e manifestação.
Por fim, com vistas à publicação do presente relatório de auditoria na internet (sítio
eletrônico www.ufal.br/transparencia), solicitamos manifestação do Gabinete Reitoral e
da(a) unidade(s) auditada(s) quanto à eventual existência de informações ou trechos
considerados sigilosos, indicando o enquadramento nas hipóteses legais de sigilo e as
respectivas justificativas, no prazo de 15 (quinze) dias a contar de seu recebimento,
entendendo-se o silêncio como autorização para a publicação.
VII) INFORMAÇÕES COMPLEMENTARES:
a) Áreas, unidades e setores auditados: UFAL.
b) Cronograma executado:
Fase de planejamento: 01/06/2017 a 10/06/2017.
Fase de execução: 11/06/2017 a 19/08/2017.

Fase de relatoria: 20/08/2017 a 31/08/2017.

c) Recursos utilizados:
Humanos: 02 servidores da Auditoria Geral (André Luiz Salgueiro Guedes e Mariana
Melo de Almeida).
Materiais:
Financeiros:
Tecnológicos:

d) Técnicos Responsáveis pelo Relatório:
Coordenador: André Luiz Salgueiro Guedes
Equipe de Apoio: Mariana Melo de Almeida
Maceió, 29 de agosto de 2017.