REL 014-2017 - AG014-2017 - APURACAO FOLHA PONTO HUPAA.pdf
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                    UNIVERSIDADE FEDERAL DE ALAGOAS – UFAL
Auditoria Geral - AG

RELATÓRIO DE AUDITORIA Nº 014/2017
Em atendimento à determinação contida na Ordem de Serviço nº 008/2017, a Auditoria
Geral da Universidade Federal de Alagoas apresenta Relatório de Auditoria, relativa à
ação de APURAÇÃO DE INCONSISTÊNCIAS NAS FOLHAS DE PONTOS DOS
SERVIDORES DA UFAL LOTADOS NO HUPAA, em estrito cumprimento ao Plano
Anual de Atividades da Auditoria Interna – PAINT 2017.
I)

INTRODUÇÃO

Este relatório apresenta os resultados dos exames realizados na Ação Global
AG014/2017, cujo objetivo é realizar a APURAÇÃO DE INCONSISTÊNCIAS NAS
FOLHAS DE PONTOS DOS SERVIDORES DA UFAL LOTADOS NO HUPAA. A
ação em epígrafe foi realizada a partir da Portaria Nº 009/2017-AG/UFAL.
A atividade de auditoria realizada originou-se a partir da recomendação expedida pela
Corregedoria Seccional da Ufal (Memorando Nº 022/2016 - CORREGEDORIA
SECCIONAL/UFAL) constante dos autos do Processo Nº 23065.012002/2016-68. Por
meio do referido memorando, o então Corregedor Seccional da UFAL apresentou
proposta de adoção de medidas indicadas em Relatório Final de processo administrativo
disciplinar, destacando, no item 3 do memorando retrocitado, que propõe "Realização de
auditoria interna, com a finalidade de apurar eventuais inconsistências nas folhas de
ponto de servidores lotados em outros setores daquele hospital, ou seja, além da
Radiologia, dada a possibilidade de ser constatado o cumprimento de carga horária
aquém da exigida legalmente, situação em que, verificado algum indício de
irregularidade, deverá ser proposta a abertura de processo administrativo disciplinar a
esta Corregedoria". O Auditor Geral da Ufal à época determinou a adoção das
providências para a realização da atividade de auditoria, motivo pelo qual, inexistindo
previsão específica no PAINT 2017 (Plano Anual de Auditoria Interna) a atividade foi
realizada por meio da Ação Global AG014/2017 - RESERVA TÉCNICA.
Face a recomendação de apuração de eventuais inconsistências nas folhas de ponto de
servidores lotados no HUPAA, a atividade de auditoria foi realizada no Hospital
Universitário Professor Alberto Antunes (HUPAA), estando o escopo restrito aos
servidores da Universidade regidos pelo RJU (Regime Jurídico Único) lotados no referido
hospital, excluídos, portanto, os funcionários da EBSERH (Empresa Brasileira de
Serviços Hospitalares).

A Auditoria Geral (AG) então expediu a Solicitação de Auditoria Nº 020/2017AG/UFAL, ao HUPAA, solicitando a disponibilização da relação dos servidores da Ufal
lotados no supracitado hospital. Em resposta à solicitação, a Divisão de Gestão e Pessoas
(DIVGP) do HUPPA enviou informações onde consta a listagem com os respectivos
nomes e lotações dos servidores lotados no hospital.
Em 30/05/2017, a AG emitiu nova Solicitação de Auditoria, Nº 035/2017-AG/UFAL,
sendo endereçada à Unidade/Setor de Farmácia do HUPAA, solicitando informações e
documentos sobre os servidores do RJU lotados naquela Unidade, bem como os
distribuídos para outros setores, se existir, apontando as vantagens e/ou desvantagens
desta descentralização.
O setor de Farmácia do HUPPA, em atenção à Solicitação de Auditoria Nº 035/2017AG/UFAL, enviou o Ofício Nº 003/2017/FARMÁCIA HOSPITALAR contendo as
informações solicitadas.
No dia 06 de junho de 2017, foi expedida pela AG a Solicitação de Auditoria Nº
051/2017-AG/UFAL, para a Divisão de Gestão de Pessoas (DIVGP) do Hospital em tela,
onde solicitou informações sobre a elaboração do Boletim de Ocorrência dos servidores
do RJU lotados no hospital e, se houver, as dificuldades encontradas na Consolidação da
Conformidade entre o DIVGP/HUPAA e o Departamento de Administração de Pessoal
da Ufal (DAP/Ufal), apontando as vantagens e/ou desvantagens dessa descentralização.
A DIVGP, em resposta à Solicitação de Auditoria Nº 051/2017-AG/UFAL, encaminhou
o Memorando Nº 12/2017/DIVG/HUPAA/UFAL onde prestou as informações
solicitadas.
Após análise documental e das informações prestadas pelas unidades do HUPAA, a
equipe técnica de auditoria realizou diversas visitas "in loco", na sede de trabalho dos
servidores do RJU da Ufal lotados no HUPAA, com a finalidade de averiguar a
assiduidade dos servidores e o nível de fidedignidade dos registros de controle de
frequência.
Os achados de auditoria foram extraídos de papéis de trabalho que estão devidamente
organizados e arquivados no Sistema de Auditoria Interna (SADIN) e visitas feitas na
HUPAA. Contudo, considerando que esta unidade de auditoria interna encontra-se sem
equipamento de digitalização, nem todos os papéis de trabalho foram inseridos no
Sistema SADIN, sendo certo, entretanto, que a versão física dos mesmos estão inseridos
no Arquivo desta unidade de auditoria (Processo Nº 23065.006238/2017-46).
II) ESCOPO DO TRABALHO
Os trabalhos da presente atividade de auditoria tiveram como escopo o atendimento da
demanda do PAINT/2017 Ação Global AG014/2017 - Reserva Técnica - Apuração de
Inconsistência nas Folhas de Pontos dos Servidores da UFAL lotados no HUPAA.

Nenhuma restrição foi imposta aos exames.
III) AMOSTRA AUDITADA:
Conforme consta da Ordem de Serviço Nº 008/2017, a amostra da presente atividade de
auditoria correspondeu a 30% dos setores onde estão lotados os servidores da UFAL no
HUPAA, e a Unidade de Diagnose e Imagem (UDI), antigo Setor de Radiologia, onde
estão localizados os técnicos de radiologia.
Abaixo segue quadro demonstrativo relacionando as unidades auditadas.

SETORES AUDITADOS

Nº SERVIDORES
LOTADOS

CARGA
HORÁRIA

UDI- Unidade de Diagnose por Imagem

08

20- 24 - 40

UNC-Unidade de Nutrição Clínica

06

40

ADMALTA- Admissão e Alta

09

40

BL- Banco de Leite

07

40

CPME- Central de Material Esterelizado

10

40

FAR- Farmácia

08

40

LAC- Laboratório de Análise Clinica

25

40

PAT- Patologia

06

20 - 40

CIN- Centro Integrado de Nefrologia
(Unid.do Sistema Urinário)
07

40

USCV - Unidade do Sistema Cardio- 06
Vascular

20 - 40

USS- Unidade de Serviço Social

06

40

CACON- Centro de Oncologia

09

20- 40

IV) RESULTADO DOS EXAMES
A auditoria examinou os documentos enviados pelos diversos setores do HUPAA que
responderam às Solicitações de Auditoria Nº 020/2017, Nº 035/2017 e Nº 051/2017.
Para fins de averiguação da aderência entre os registros de controle de frequência e
assiduidade dos servidores do HUPAA lotados nos setores da amostra auditada, a equipe
técnica de auditoria realizou in loco nas dependências do Hospital Universitário,
especificamente nos espaços físicos onde funcionam os setores da amostra, conforme
demonstra o quadro abaixo:

SETORES

DATA DA VISITA

TURNO

UDI- Unidade de Diagnose
por Imagem

23/05/2017

manhã/tarde

UNC- Unidade de Nutrição
Clínica

25/05/2017

manhã

ADMALTA- Admissão e
Alta

25/05/2017

manhã

FAR- Farmácia

30/05/2017

manhã

CIN- Centro Integrado de
Nefrologia (Unid.do
Sistema Urinário)

30/05/2017

manhã

PAT- Patologia

30/05/2017

tarde

CACON- Centro de
Oncologia

30/05/2017

manhã

BL- Banco de Leite

31/05/2017

manhã

CPME - Central de Material
Esterelizado

01/06/2017

manhã/tarde

LAC- Laboratório de
Análise Clinica

01/06/2017

tarde

USCV- Unidade do Sistema
Cardio-Vascular

02/06/2017

manhã

USS- Unidade de Serviço
Social

02/06/2017

tarde

1.1. ACHADOS DE AUDITORIA
1.1.1. CONSTATAÇÃO 01
Fragilidade no controle de frequência dos servidores do HUPAA.
a) Evidência:
A equipe técnica de auditoria constatou, através de exame das fichas de controle de
frequência dos servidores e por meio dos Ofícios de resposta dos setores do HUPAA,
bem como com base nos resultados das visitas in loco realizadas nas unidades auditadas,
ineficiência no controle do registro da frequência dos servidores em suas devidas
unidades.
b) Fato:
O Ofício Nº 003/2017/FARMÁCIA HOSPITALAR demonstra que as fichas de controle
de frequência mensal são entregues aos servidores e esses somente as devolvem no início
do mês subsequente ao trabalhado.
c) Causa:
A descentralização do ponto para competência de cada unidade do hospital ocasiona
inconsistência no controle efetivo da presença do servidor no local de trabalho, uma vez
que as fichas de ponto em poder do servidor acarretam fragilidade para as chefias
averiguarem o devido cumprimento de sua carga horária em sua atividade laboral.
RECOMENDAÇÕES:

Recomendação 01: Que a Divisão de Pessoal (DIV-GP) do HUPAA, junto com as
chefias das unidades e a gestão do Hospital, reveja a prática de descentralização no
controle do ponto ora existente em virtude das fragilidades constatadas e adote soluções
mais eficazes a fim de sanar as inconsistências identificadas.
1.1.2. CONSTATAÇÃO 02
Ausência de assinatura nos formulários de controle de frequência dos servidores.
a) Evidência:
Durante a análise dos formulários de controle de frequência dos servidores, foram
identificadas, em alguns setores do Hospital, situações onde consta a ausência da
assinatura do formulário de controle de frequência pelo servidor no momento da visita da
equipe de auditoria.
b) Fato:
A equipe técnica de auditoria identificou que, mesmo presente quando da visita in loco
nos setores do Hospital, havia servidores que não tinham assinados seu formulário de
controle de frequência referente ao dia em que o respectivo setor foi visitado.
c) Causa:
Ausência de efetivo controle de frequência do servidor, caracterizada pela inexistência de
assinatura do servidor em sua folha de controle de frequência referente ao dia trabalhado.
RECOMENDAÇÕES:
Recomendação 01: Que a chefia imediata das unidades do HUPAA estabeleça rotinas
no sentido de observar as folhas de controle de frequência a cada final de expediente, a
fim de evitar a ausência de assinatura pelo servidor referente ao dia trabalhado.
1.1.3. CONSTATAÇÃO 03
Identificação do preenchimento antecipado da Folha de Ponto pelo servidor.
a) Evidência:
Na análise das folhas de controle de frequência foi identificado que, em alguns setores do
HUPAA, os servidores estão assinando a folha de ponto de forma antecipada para os dias
que ainda estão a ser trabalhados.
b) Fato:
Em visita in loco no dia 30/05/2017, no turno da tarde, a equipe de auditoria, ao solicitar
a folha de controle de frequência de setores do HUPAA, constatou que alguns servidores
já tinham posto sua assinatura referente ao dia 31 do referido mês.

c) Causa:
A assinatura prévia do servidor na Folha de Ponto do dia seguinte da atividade laboral
ainda não ocorrida, caso tenha motivação intencional, poderá acarretar para o funcionário
prejuízos/advertência administrativa.
RECOMENDAÇÕES:
Recomendação 01: Que a chefia imediata das unidades do HUPAA adote mecanismos
de controle de assinatura dos servidores em suas folhas de controle de frequência a fim
de impedir que sejam registrados dias a serem trabalhados, advertindo os servidores das
penalidades administrativas que, por ventura, venham a sofrer, caso seja identificado
intencionalidade no ato praticado.
1.1.4. CONSTATAÇÃO 04
Inconsistência das informações contidas nos Boletins de Ocorrência.
a) Evidência:
Na análise feita no MEMORANDO Nº 12/2017/DIVGP/HUPAA/UFAL, identifica-se
fragilidade entre o Boletim de Ocorrência enviado da Divisão de Pessoas da HUPAA e
as informações cadastradas no sistema SIAPE do Departamento de Pessoal da UFAL.
b) Fato:
Por meio de exame feito ao MEMORANDO Nº 12/2017/DIVGP/HUPAA/UFAL
constatou-se que as chefias dos setores do HUPAA elaboram um Boletim de Ocorrência
que contém informações sobre Licença Médica, Férias, Licenças, Adicionais Noturno,
Atestado Médico, Faltas, Faltas Justificadas, Afastamento para participação de eventos,
etc. Todas essas informações são compiladas em um único documento pela Divisão de
Gestão de Pessoas da HUPAA, que o encaminha para o Departamento de Administração
de Pessoal da UFAL, o qual, por meio análises, tem identificado inconsistências em
algumas dessas informações contida no Boletim de Ocorrência do HUPAA compilado e
o registro de cadastro no sistema SIAPE do DAP/UFAL.
c) Causa:
As divergências de informações entre o Boletim de Ocorrências compilado do
DIVGP/UFAL e o cadastro dos dados contido no sistema SIAPE acarreta a devolução do
processo pelo Departamento de Administração de Pessoal da UFAL ao DIVGP/UFAL do
HUPAA para as devidas correções. Tal fato tem causado transtorno na rotina de
atividades da DIVGP/UFAL, haja vista a necessidade de revisar as inconsistências, não
dispondo a DIVGP/UFAL de pessoal suficiente para atender a demanda de um relatório
de um mês concluído e o andamento das informações do mês em curso.
RECOMENDAÇÕES:

Recomendação 01: Que a DIVGP/UFAL do HUPAA, junto com as respectivas chefias
das unidades, verifiquem a possibilidade de realizar uma consulta prévia, das informações
que irão compor o Boletim de Ocorrência no período considerado, ao Departamento de
Administração de Pessoal da Ufal, a fim de confrontar as referidas informações com o
sistema SIAPE, e desta forma sanar as inconsistências e a devolução pelo DAP/UFAL do
Boletim de ocorrências consolidado.

V)

CONCLUSÃO

É dever institucional da unidade de auditoria interna da UFAL prestar assessoramento à
alta gestão e, para tanto, realiza ações previstas nos normativos aplicáveis às suas
atividades com a finalidade de cumprir com obrigação legal imposta.
No que se refere à atividade de auditoria para desenvolver a Ação Global AG014/2017 Reserva Técnica - Apuração de Inconsistências nas Folhas de Ponto dos Servidores da
UFAL lotados no HUPAA, especificamente ao atendimento do Memorando Nº 022/2016CORREGEDORIA Seccional/UFAL, esta Auditoria Geral executou a atividade
conforme previsto no PAINT 2017.
Desta feita, em atendimento à Portaria Nº 009/2017-AG/UFAL, a equipe técnica desta
unidade de auditoria interna vem considerar que a presente atividade de gestão do controle
e assessoramento fora realizada, orientando a gestão do HUPAA a observar as
recomendações constantes nesse relatório, adotando as providências devidas para sanar
as inconsistências aqui identificadas, sugerindo-se a remessa do presente relatório ao
Gabinete Reitoral e à direção do Hospital Universitário para ciência e manifestação.
Por fim, com vistas à publicação do presente relatório de auditoria na internet (sítio
eletrônico www.ufal.br/transparencia), solicitamos manifestação do Gabinete Reitoral e
da(a) unidade(s) auditada(s) quanto à eventual existência de informações ou trechos
considerados sigilosos, indicando o enquadramento nas hipóteses legais de sigilo e as
respectivas justificativas, no prazo de 15 (quinze) dias a contar de seu recebimento,
entendendo-se o silêncio como autorização para a publicação.
VII) INFORMAÇÕES COMPLEMENTARES:
a) Áreas, unidades e setores auditados: HUPAA.
b) Cronograma executado:
Planejamento: 06/03/2017 a 08/03/2017.
Execução: 09/03/2017 a 28/07/2017.
Relatório: 31/07/2017 a 04/08/2017.

c) Recursos utilizados:
Humanos: 02 servidores da Auditoria Geral (Juvenal Dias de Souza Junior e Marcio
Bomfim de Araújo).
Materiais:
Financeiros:
Tecnológicos:

d) Técnicos Responsáveis pelo Relatório:
Coordenador: Thyago Bezerra Sampaio
Equipe de Apoio: Márcio Bomfim de Araújo e Juvenal Dias de Souza Junior
Maceió, 29 de agosto de 2017.

________________________________
Thyago Bezerra Sampaio
Coordenador da Equipe de Auditoria

________________________________
Márcio Bomfim de Araújo
Membro da Equipe de Auditoria

________________________________
Juvenal Dias de Souza Junior
Membro da Equipe de Auditoria

____________________________
Thyago Bezerra Sampaio
Auditor Geral Protempore da UFAL