REL 009-2017 - AG009-2017 - UNIDADES EXTERNAS - ESPACO CULTURAL.pdf
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                    UNIVERSIDADE FEDERAL DE ALAGOAS – UFAL
Auditoria Geral - AG

RELATÓRIO DE AUDITORIA Nº 009/2017

Em atendimento à determinação contida na Ordem de Serviço nº 007/2017, a Auditoria
Geral da Universidade Federal de Alagoas apresenta Relatório de Auditoria, relativa à
ação de ACOMPANHAMENTO GESTAO UNIDADES EXTERNAS, no estrito
cumprimento ao Plano Anual de Atividades da Auditoria Interna – PAINT 2017.

I)

INTRODUÇÃO

O presente relatório de auditoria apresenta os resultados da execução da atividade de
auditoria Ação Global AG009/2017, cujo objetivo é realizar procedimentos visando
avaliar o cumprimento das normas legais que regem a gestão pública nas unidades
externas da Universidade Federal de Alagoas - UFAL especialmente na gestão
financeira, patrimonial e administrativa. A ação em epígrafe foi realizada a partir da
Portaria nº 008/2017-AG/UFAL.

O Espaço Cultural é uma importante unidade da Instituição, onde são desenvolvidas
atividades de extensão, compreendendo as Casas de Cultura (cursos de línguas), a
Pinacoteca Universitária, a Orquestra, o Corufal e os cursos de Artes, Música e Teatro,
além do Núcleo de Estudos Afro-brasileiros (NEAB). É um espaço estratégico de
grande contribuição para o desenvolvimento artístico e cultural da cidade de Maceió, e
que possui vasta produção de atividades de extensão junto à comunidade. Face a
complexidade de atividades desenvolvidas nesta unidade externa da Ufal, o Espaço
Cultural foi escolhido como unidade a ser auditada.

Diante deste contexto, e em cumprimento ao Plano Anual de Atividades de Auditoria
Interna do ano de 2017, foi iniciado um trabalho de acompanhamento e controle da
equipe de auditoria visando identificar aspectos importantes do funcionamento da
unidade e sua conformidade com os aspectos legais quanto a questões de gestão
administrativa, patrimonial e financeira.

A atividade de auditoria foi realizada tendo como base as visitas "in loco" realizadas
pela equipe de auditoria no Espaço Cultural. A primeira visita, de apresentação da
equipe e reunião como o diretor da unidade (Prof. Ivanildo Piccoli), foi realizada em 13
de março de 2017, na qual foram expostos os objetivos dos trabalhos a serem
realizados, tendo sido expedida, em seguida, a Solicitação de Auditoria Nº 014/2017,
momento em que foram solicitados da Direção do Espaço Cultural diversas informações
pertinentes ao seu funcionamento. De posse das informações e documentos colhidos, a
equipe técnica de auditoria passou à sua análise, materializando seus resultados no
presente relatório.
Ressalta-se que no desempenho das atividades nenhuma restrição foi imposta quanto ao
método ou extensão dos trabalhos. Os procedimentos para execução dos exames de
auditoria foram aplicados de acordo com a natureza e atividade da unidade auditada.

Os achados de auditoria foram extraídos de papéis de trabalho que estão devidamente
organizados e arquivados no Sistema de Auditoria Interna (SADIN). Contudo,
considerando que esta unidade de auditoria interna se encontra sem equipamento de
digitalização, nem todos os papéis de trabalho foram inseridos no Sistema SADIN,
sendo certo, entretanto, que as versões físicas dos mesmos estão inseridas no Arquivo
desta unidade de auditoria (Processo Nº 23065.003943/2017-91).

II) ESCOPO DO TRABALHO
O escopo inicialmente planejado para a execução da presente atividade de auditoria era
de fazer um levantamento correspondente a 100% das unidades externas referentes a
aspectos pertinentes a questões de natureza patrimonial, gestão administrativa.

Entretanto, considerando que a atividade está prevista para ser realizada em período que
se estende por praticamente todo o ano de 2017, a equipe técnica de auditoria escolheu
realizar, inicialmente, a atividade de auditoria apenas no Espaço Cultural.
III)

AMOSTRA AUDITADA:

Foram realizados levantamentos "in loco", nas dependências do Espaço Cultural,
conforme proposta definida no trabalho, em que foram analisados aspectos pertinentes
aos documentos disponibilizados e aos registros e constatações realizadas em
decorrência das visitas realizadas.

IV) RESULTADO DOS EXAMES
1.1. ACHADOS DE AUDITORIA

1.1.1. CONSTATAÇÃO 01
Ausência da manutenção dos extintores de combate à incêndios disponíveis no
Espaço Cultural.

a) Evidência:
De acordo com as constatações realizadas pelas visitas "in loco", e tendo por base o
registro fotográfico dos selos de validade dos equipamentos, foi identificado que os
extintores de combate à incêndio disponíveis no Espaço Cultural, localizados no
corredor ao lado da Edufal e no acesso às casas de cultura, encontram-se com sua data
de manutenção vencida.

b) Fato:
Extintores com manutenção vencida, decorrente de não realização das recargas
periódicas a que devem ser submetidos. Ressalta-se que a unidade é local de grande
movimento de pessoas de diferentes públicos. Além disso, é importante centro de
promoção de atividades culturais. Por isso, é fundamental que itens de segurança
estejam devidamente aptos para uso em caso de necessidade. A manutenção atualizada
de extintores é fator fundamental para contribuir com uma adequada estrutura de
segurança para o local.

c) Causa:
Ausência de manutenção nos aparelhos extintores de incêndio.

RECOMENDAÇÕES:
Recomendação 01: Que a SINFRA inclua em suas atividades procedimentos visando a
manutenção dos extintores de combate à incêndio presentes no Espaço Cultural.

Recomendação 02: Que a SINFRA inclua em sua rotina de controles internos de
manutenção predial o devido monitoramento das condições de uso dos extintores de
combate à incêndio existentes no Espaço Cultural.

1.1.2. CONSTATAÇÃO 02
Fragilidades na estrutura elétrica do Espaço Cultural, com identificação de alguns
locais em que a fiação está nitidamente exposta e/ou com sinais de desgaste
avançado dos fios/condutores elétricos.

a) Evidência:
Tendo como base a visita "in loco" no Espaço Cultura e registros fotográficos, é
possível verificar a situação de fragilidade da estrutura elétrica do prédio, existindo em
alguns locais fios expostos e sinais de desgastes da rede elétrica existente no local.

b) Fato:
É bastante visível em alguns locais os sinais de desgastes da rede elétrica que compõem
o Espaço Cultural. É identificável o risco para os diversos equipamentos elétricos
(computadores, instrumentos musicais, caixas de som, ar condicionados) e a
precariedade da rede elétrica do Espaço Cultural. Além disso, há também riscos de
incêndio em função do estado de desgastes dos fios em alguns locais do prédio.

c) Causa:
Ausência de manutenção eficaz na rede elétrica do Espaço Cultural.

RECOMENDAÇÕES:
Recomendação 01: Que a Sinfra estabeleça procedimentos internos para realizar os
devidos serviços de manutenção/troca da rede elétrica do Espaço Cultural, em especial
em partes do prédio em que está bastante evidenciada os desgastes dos fios/condutores
elétricos do local.

1.1.3. CONSTATAÇÃO 03
Grande quantidade de aparelhos de ar-condicionado quebrados ou funcionando
precariamente.

a) Evidência:
Dentre as diversas salas visitadas no trabalho de auditoria, foi possível identificar um
elevado número de aparelhos de ar-condicionado sem funcionamento ou com
funcionamento muito precário. Destaca-se que no dia da visita "in loco" a sala da
direção estava com os 02 (dois) equipamentos de ar-condicionado quebrados, tendo que
realocar os servidores em outro local, em função das condições inadequadas decorrentes
da ausência de funcionamento dos referidos equipamentos.

b) Fato:
Foi constatado na visita "in loco" um significativo número de equipamentos de
ar-condicionado quebrados ou com funcionamento precário. Foram observadas as
seguintes situações quanto a esse fato: em algumas salas o equipamento quebrado, ou
com funcionamento precário, ou ainda, funcionando com vazamento de água,
decorrente de falha no processo de escoamento da água do equipamento, resultando em
comprometimento da estrutura física do local e prejuízo aos que fazem uso de salas que
apresentam tais problemas.

c) Causa:
Ausência de manutenção em aparelhos de ar-condicionado do Espaço Cultural, ou não
realização de troca de aparelhos inservíveis.

RECOMENDAÇÕES:
Recomendação 01: Que a SINFRA adote procedimentos visando realizar a
manutenção/conserto dos diversos equipamentos de ar-condicionado existentes no
Espaço Cultural que se encontram com defeito ou em situação precária de uso.

Recomendação 02: Que seja adotada pela SINFRA esforços no sentido de contratar
serviço de manutenção de ar condicionados para a unidade do Espaço Cultural.

1.1.4. CONSTATAÇÃO 04
Ausência de controle da execução dos contratos de segurança e limpeza pela
unidade, haja vista a Direção do Espaço Cultural não dispor de informações sobre
os contratos.

a) Evidência:
A Direção do Espaço Cultural não dispõe de cópias/informações dos contratos de
prestação de serviços de vigilância e limpeza do Espaço Cultural, de modo que
desconhece os quantitativos de funcionários terceirizados na área de segurança e
limpeza a serem disponibilizados no local.

b) Fato:
Por meio da Solicitação de Auditoria Nº 014/2017-AG/UFAL, foi solicitado que a
Direção da unidade informasse o quantitativo de funcionários terceirizados de segurança

e limpeza disponibilizados para o Espaço Cultural, anexando cópias dos
correspondentes contratos.
Conforme resposta recebida pela unidade de auditoria interna, a Direção informou o
quantitativo existente na unidade, mas afirmou não possuir cópias dos correspondentes
contratos.

c) Causa:
Indisponibilidade, pela Direção do Espaço Cultural, de documentos contratuais que
possibilitem o controle de efetivo de funcionários terceirizados para a execução dos
serviços de segurança e limpeza.

RECOMENDAÇÕES:
Recomendação 01: Que a Sinfra disponibilize, para fins de um melhor controle pela
Direção do Espaço Cultural, as cópias dos contratos de prestação de serviços
terceirizados, em especial de vigilância e limpeza, a serem executados na unidade, como
forma de melhor subsidiar o trabalho da Direção quanto ao controle do quantitativo de
prestadores de serviços alocados para aquela unidade.

1.1.5. CONSTATAÇÃO 05
Baixo quantitativo de pessoal efetivo para atendimento ao desenvolvimento das
demandas e atividades realizadas no Espaço Cultural.

a) Evidência:
Diante das diversas atividades realizadas no Espaço Cultural, e em face da crescente
demanda da sociedade pelos serviços, cursos e eventos realizadas no local, e conforme
informação do Diretor da unidade, há a necessidade de um maior quantitativo de
recursos humanos do quadro da Universidade para melhor execução dos serviços da
unidade.

b) Fato:
Em resposta à Solicitação de Auditoria Nº 014/2017-AG/UFAL, a Direção do Espaço
Cultural informou que há "baixo número de quantitativo de pessoal" para a execução de
serviços pela unidade, revelando a necessidade de que seja disponibilizado maior
número de servidores ao Espaço Cultural.

c) Causa:
Insuficiência de servidores lotados no Espaço Cultural.

RECOMENDAÇÕES:
Recomendação 01: Que seja observado, no levantamento de pessoal realizado pela
instituição, as necessidades pertinentes ao Espaço Cultural, ressaltando-se inclusive que
é tendência natural que os serviços e atividades realizados no local tenham um público
cada vez maior em função da crescente procura pelas atividades desempenhadas no
local.

1.1.6. CONSTATAÇÃO 06
Necessidade de recolhimento de bens móveis inservíveis para os devidos fins de
organização e melhor aproveitamento do espaço físico do local.

a) Evidência:
Foi observada a existência de bens móveis inservíveis em condições de ser recolhidos
pela SINFRA visando melhor organização do Espaço Cultural e para um melhor
aproveitamento dos espaços físicos.

b) Fato:
Presença de bens móveis inservíveis amontoados no Espaço Cultural.

c) Causa:
Falta de recolhimento de bens móveis inservíveis em unidades externas realizada
periodicamente.

RECOMENDAÇÕES:
Recomendação 01: Que a SINFRA realize periodicamente serviço de recolhimento de
bens inservíveis existentes no Espaço Cultural, para que dessa forma seja possível a
melhor utilização dos espaços físicos da unidade, procedendo-se com adequada
destinação de tais bens, tudo conforme normas estabelecidas para a destinação de bens
considerados deteriorados e sem condições de uso ou conserto.

V)

CONCLUSÃO

É dever institucional da unidade de auditoria interna da Ufal prestar assessoramento à
alta gestão e, para tanto, realiza ações previstas nos normativos aplicáveis às suas
atividades com a finalidade de cumprir com obrigação legal imposta.

Tendo como base a análise dos documentos recebidos da unidade auditada, das visitas
"in loco" realizadas pela equipe de Auditoria, e dos registros fotográficos, é possível
concluir que a unidade Espaço Cultural apresenta fragilidades em sua estrutura física,
em especial na parte elétrica, no tocante à manutenção e conservação de seu prédio.
Restaram identificados um elevado número de equipamentos de ar-condicionado com
defeito ou em funcionamento precário, constatando-se a necessidade de especial atuação
dos setores responsáveis por serviços nesta área.

Face a informação do Diretor do Espaço Cultural de que não há gestão de recursos
financeiros, a equipe técnica de auditoria não debruçou-se sobre tal aspecto.

Desta feita, em atendimento à Portaria 008/2017-AG/UFAL, a equipe técnica desta
unidade de auditoria interna vem considerar que a presente atividade de gestão do
controle e assessoramento fora realizada, sugerindo-se a remessa do presente relatório
ao Gabinete Reitoral, retornando os autos a esta Auditoria Geral para sua posterior
remessa ao Espaço Cultural e à Sinfra, para a colheita do plano de providências quanto à
adoção das medidas necessárias ao atendimento das recomendações.

Por fim, com vistas à publicação do presente relatório de auditoria na internet (sítio
eletrônico www.ufal.br/transparencia), solicitamos manifestação do Gabinete Reitoral e
da(a) unidade(s) auditada(s) quanto à eventual existência de informações ou trechos
considerados sigilosos, indicando o enquadramento nas hipóteses legais de sigilo e as
respectivas justificativas.

VII) INFORMAÇÕES COMPLEMENTARES:
a)

Áreas, unidades e setores auditados: Espaço Cultural.

b)

Cronograma executado:

Fase de planejamento: 01/02/2017 a 10/02/2017.

Fase de execução: 08/02/2017 a 30/04/2017.
Fase de relatoria: 02/05/2017 a 10/05/2017.
c)

Recursos utilizados:

Humanos: 03 servidores da Auditoria Geral (André Luiz Salgueiro Guedes, Márcio
Bomfim de Araújo e Juvenal Dias de Souza Junior).
Materiais:
Financeiros:
Tecnológicos:
d)

Técnicos Responsáveis pelo Relatório:

Coordenador: Thyago Bezerra Sampaio
Equipe de Apoio: André Luiz Salgueiro Guedes, Juvenal Dias de Souza Junior e Márcio
Bomfim de Araújo

Maceió, 12 de maio de 2017.

________________________________
Thyago Bezerra Sampaio
Coordenador da Equipe de Auditoria

________________________________
André Luiz Salgueiro Guedes
Membro da Equipe de Auditoria

________________________________
Juvenal Dias de Souza Junior
Membro da Equipe de Auditoria

________________________________
Márcio Bomfim de Araújo
Membro da Equipe de Auditoria

____________________________
Thyago Bezerra Sampaio
Auditor Geral ProTempore da UFAL

ANEXO
REGISTROS FOTOGRÁFICOS

Foto 1: Baldes utilizados em sala de aula para conter vazamento do aparelho de
ar-condicionado.

Foto 2: Aparelho de ar-condicionado com vazamento de água em sala de aula.

Foto 3: Sala da secretaria administrativa do Espaço Cultural vazia, em função dos
equipamentos de ar-condicionado estarem quebrados. A secretaria está funcionando
provisoriamente em outra sala.

Foto 4: Aparelho de ar-condicionado quebrado da sala usada como “copa” para os
funcionários.

Foto 5: Aparelho de ar-condicionado quebrado em sala do Espaço Cultural.

Foto 6: Aparelho de ar-condicionado quebrado ou com defeito em sala de aula do
Espaço Cultural.

Foto 7: Extintor de combate à incêndio com certificação de validade vencida no
corredor de acesso às salas de aula.

Foto 8: Bens móveis que precisam ser adequadamente recolhidos ou aguardando a
devida utilização.

Foto 09: Condições precárias da rede elétrica. Fiação exposta, com riscos à segurança
do local.

Foto 10: Condições elétricas da fiação do Espaço Cultural apresentam riscos à
segurança.

Foto 11: Extintor de combate à incêndio com selo de validade vencido no corredor de
acesso à Edufal do Espaço Cultural.

Foto 12: Extintor com manutenção vencida. Dados informam que próxima manutenção
deveria ocorrer em setembro de 2014.

Foto 13: Extintor com selo de segurança de inspeção datado de setembro de 2013.