REL 026-2016 - AG008-2016 - GESTAO PATRIMONIAL.pdf
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                    UNIVERSIDADE FEDERAL DE ALAGOAS – UFAL
Auditoria Geral - AG

RELATÓRIO DE AUDITORIA Nº 026/2016
Em atendimento à determinação contida na Ordem de Serviço nº 005/2016, a Auditoria
Geral da Universidade Federal de Alagoas apresenta Relatório de Auditoria, relativa à
ação de AVALIAÇÃO OBJETIVA SOBRE A GESTÃO DO PATRIMÔNIO
IMOBILIÁRIO DA INSTITUIÇÃO, em estrito cumprimento ao Plano Anual de
Atividades da Auditoria Interna – PAINT 2016.
I)

INTRODUÇÃO

O presente relatório de auditoria apresenta os resultados da Ação Global AG008/2016
do Plano Anual de Atividades de Auditoria Interna da UFAL do ano de 2016, cujo
objetivo é realizar a AVALIAÇÃO OBJETIVA SOBRE A GESTÃO DO
PATRIMÔNIO DA UFAL.
Com frequência os órgãos de controle realizam ações de auditoria tendo como objeto o
patrimônio mobiliário e imobiliário da UFAL. Diante disso, a Auditoria Geral realizou
atividade de auditoria para verificar o nível de funcionamento e estruturação dos
procedimentos utilizados na gestão dos bens móveis e imóveis da Instituição,
especialmente quanto ao cumprimento de normativos pertinentes ao controle do registro
dos bens imóveis.
Inicialmente estava previsto também como escopo da atividade a averiguação dos
controles e movimentações dos bens móveis dentro do âmbito institucional. Contudo,
face a greve dos servidores técnico administrativos da Ufal, no período de 31/10/2016 à
14/12/2016, restou prejudicada esta análise.
A atividade de auditoria fora realizada com base em documentos e informações
disponibilizadas pela Superintendência de Infraestrutura (Sinfra) e pelo Departamento
de Contabilidade e Finanças (DCF), em confronto com as informações constantes dos
últimos relatórios de gestão da Ufal enviados ao Tribunal de Contas da União (TCU)
anualmente.
O trabalho foi desenvolvido no Campus A. C. Simões da Universidade Federal de
Alagoas.

Ressalta-se que no desempenho das atividades nenhuma restrição foi imposta quanto ao
método ou extensão de nossos trabalhos. Os procedimentos para execução dos exames
de auditoria foram aplicados de acordo com a natureza e atividade da unidade auditada.
Os achados de auditoria foram extraídos de papéis de trabalho, que estão devidamente
organizados e arquivados no Sistema de Auditoria Interna (SADIN) e no Arquivo desta
unidade de auditoria (Processo Nº 23065.003617/2016-01).
II) ESCOPO DO TRABALHO
100% quanto a informações sobre o registro dos bens imóveis da Instituição e controles
e fiscalizações dos contratos de locações de espaços públicos da Instituição.
III) AMOSTRA AUDITADA:
Todos os imóveis de propriedade e uso pela Universidade e todos os contratos de
locação de espaços da Universidade.
IV) RESULTADO DOS EXAMES
1.1. ACHADOS DE AUDITORIA
1.1.1. CONSTATAÇÃO 01
Não designação de fiscais para fiscalizar os contratos de locação de espaço público
da Universidade.
a) Evidência:
Memorando Mem. Nº 118/2016- DACE/GSG/SINFRA/UFAL atesta que não são
designados formalmente fiscais para os contratos de locação de espaço público da Ufal.
b) Fato:
Ausência de ato de designação de servidores para atuarem na fiscalização de contratos
de locação de espaço público da Ufal.
c) Causa:
Inexistência de rotinas e procedimentos de designação de fiscais de contratos.
INFORMAÇÕES DO SETOR AUDITADO:
Por meio do Memorando Mem. Nº 118/2016- DACE/GSG/SINFRA/UFAL a Divisão
de Fiscalização da Sinfra informou não existir qualquer designação de fiscais para os
contratos de locação de espaços físicos da UFAL, sendo a fiscalização dos mesmos

realizada pelo quadro de servidores da Divisão de Acompanhamento de Contratos
Especiais subordinada à Gerência de Serviços Gerais da Sinfra, dispondo atualmente de
duas servidoras.
ANÁLISE DA AUDITORIA:
Faz-se pertinente que a Sinfra realize levantamento acerca da necessidade e viabilidade
de designação formal de servidor para atuar na fiscalização de contrato de locação de
espaço público.
RECOMENDAÇÕES:
Recomendação 01: Deve a Sinfra realizar levantamento acerca da necessidade de
normatização de atos que visem a designação de servidores para atuarem como fiscais
de contrato de locação de espaço público.
Recomendação 02: Que a Divisão de Fiscalização elabore um plano de fiscalização dos
espaços da Universidade locados à terceiros, de acordo com sua disponibilidade de
quadro de pessoal, a fim de que seja possível auferir sua capacidade de atuação na
fiscalização dos espaços alugados.
1.1.2. CONSTATAÇÃO 02
Necessidade de finalização de procedimentos licitatórios para a devida ocupação
de espaços da Ufal por terceiros para uma eficiente prestação de serviços à
comunidade acadêmica.
a) Evidência:
Não formalização de contratualização para a ocupação de espaços da Ufal, atestada pela
Sinfra através do Memorando Mem. Nº 118/2016- DACE/GSG/SINFRA/UFAL.
b) Fato:
Não conclusão dos processos licitatórios para formalização contratual da ocupação dos
espaços públicos onde atualmente funcionam a Cantina da FEAC I, o Restaurante
CEDU e o Banco Santander.
c) Causa:
Não prorrogação dos contratos antes vigentes e não formalização de novo contrato antes
do término do último contrato de locação.
INFORMAÇÕES DO SETOR AUDITADO:
Por meio do Memorando Mem. Nº 118/2016- DACE/GSG/SINFRA/UFAL a Divisão
de Fiscalização da Sinfra informou que se encontra em andamento o processo licitatório

para a Cantina FEAC I. Através deste mesmo memorando, a Divisão de Fiscalização da
Sinfra ainda informou que os contratos de ocupação do Restaurante CEDU (nova
licitação em andamento) e da Scritta Papelaria (não há processo licitatório em curso e o
ocupante fora notificado a entregar o prédio até o dia 19/01/2017) não foram
prorrogados. A Divisão de Fiscalização ainda informou que se encontra em curso a
elaboração de Termo de Referência para processo licitatório de instalação de uma
Farmácia e que poderia ser incluso o espaço atualmente ocupado pela papelaria Scritta.
Quanto ao Banco Santander, a Divisão de Fiscalização informou que o processo
licitatório encontra-se em andamento desde o ano de 2015.
ANÁLISE DA AUDITORIA:
Revela-se pertinente que a unidade responsável pela fiscalização dos contratos de
locação de espaços públicos elabore um plano de fiscalização de modo a deixar
registrado sua capacidade de fiscalização com o quadro de pessoal que dispõe. Quanto
aos espaços públicos da Universidade que estão em uso por terceiros mas que os
processos licitatórios ainda não foram finalizados, necessário se faz que as licitações em
cursos sejam finalizadas e seus contratos administrativos devidamente formalizados,
tudo em observância à legislação aplicável.
RECOMENDAÇÕES:
Recomendação 01: Que a Divisão de Fiscalização elabore um plano de fiscalização dos
espaços da Universidade locados à terceiros, de acordo com sua disponibilidade de
quadro de pessoal, a fim de que seja possível auferir sua capacidade de atuação na
fiscalização dos espaços locados.
Recomendação 02: Que os processos licitatórios da Cantina da FEAC I, do Restaurante
CEDU e do Banco Santander sejam concluídos e seus contratos de locação sejam
devidamente formalizados,
Recomendação 03: Que a Universidade defina se há necessidade de ocupação do espaço
onde atualmente funciona a papelaria Scritta e, em caso positivo, promova o competente
processo licitatório, a fim de evitar que após o prazo dado para desocupação do espaço
(19/01/2017) pelo terceiro ocupante a referida papelaria continue utilizando a sala sem a
devida formalização contratual.
1.1.3. CONSTATAÇÃO 03
Existência de espaços físicos da Ufal sendo utilizado por terceiros sem a
competente formalização contratual para sua ocupação e existência de espaços
públicos cujos contratos foram rescindidos por motivo de desistência do
contratado.
a) Evidência:
Memorando Mem. Nº 118/2016- DACE/GSG/SINFRA/UFAL.

b) Fato:
Existem espaços públicos da Universidade que estão em uso por terceiros mas não
existem contratos formalizados de locação, além do que existem alguns espaços que não
estão em uso pois o terceiro ocupante desistiu do contrato.
c) Causa:
Ausência de formalização contratual.
INFORMAÇÕES DO SETOR AUDITADO:
Por meio do Anexo I ao Memorando Mem. Nº 118/2016- DACE/GSG/SINFRA/UFAL
a Divisão de Fiscalização da Sinfra informou os contratos de locação de espaço físico da
Universidade atualmente vigentes.
ANÁLISE DA AUDITORIA:
De uma análise do quadro de espaços físicos ainda não contratualizados ou a licitar,
verifica-se que 09 (nove), conforme figura 1 abaixo, espaços encontram-se sem a
competente formalização contratual para sua ocupação, ou tiveram seus contratos
rescindidos por motivo de desistência do contratado.

Figura 1.

RECOMENDAÇÕES:
Recomendação 01: Que a Sinfra empreenda os esforços necessários à formalização do
contrato de locação dos espaços públicos da Ufal atualmente ocupados e que não se
encontram com contrato de locação vigente, mais precisamente aqueles espaços
informados no Quadro Observações do Anexo I (Figura 1) ao Memorando Mem. Nº
118/2016- DACE/GSG/SINFRA/UFAL.
Recomendação 02: Que a Sinfra realize estudos para avaliar os motivos da desistência
de ocupação de espaços da universidade pelos terceiros ocupantes, a fim de superar
eventuais dificuldades de fixação do estabelecimento, viabilizando assim a ocupação de
modo a servir de forma contínua à comunidade acadêmica.
1.1.4. CONSTATAÇÃO 04
Existência de imóveis de propriedade da Ufal ainda pendentes de regularização
documental junto aos cartórios de imóveis.
a) Evidência:
Memorando Mem. Nº 011/2016- GPS/SINFRA.
b) Fato:
Ausência de regularização documental da propriedade de imóveis da Ufal juntos aos
competentes cartórios de imóveis.
c) Causa:
Dificuldade para regularização documentação.
INFORMAÇÕES DO SETOR AUDITADO:
Por meio do Memorando Mem. Nº 011/2016- GPS/SINFRA a Gerência de Patrimônio e
Serviço da Sinfra informou que existem imóveis de propriedade da Ufal ainda
pendentes de regularização documental junto aos cartórios de imóveis, estando alguns
imóveis ainda em fase de regularização.
ANÁLISE DA AUDITORIA:
Verifica-se que ainda restam pendências de regularização de imóveis de propriedade da
Ufal junto aos cartórios de imóveis. É mister ressaltar que houve significativo avanço
nesta questão, uma vez que vários são os imóveis que se encontram em situação
registral regular. Contudo, ainda há imóveis que necessitam de providências quanto a
seu registro, restando ainda pendentes as mesmas situações já constatadas em auditorias
realizadas pelo Ministério da Transparência, Fiscalização e Controladoria-Geral da
União em anos anteriores.

RECOMENDAÇÕES:
Recomendação 01: Que a Sinfra empreenda todos os esforços a fim de providenciar a
regularidade registral e documental de imóveis de propriedade da Ufal que não se
encontram devidamente regularizados, em especial os imóveis abaixo listados:
Sede do Campus Arapiraca/AL;
Anexo do Campus Arapiraca/AL;
Sede do Campus do Sertão em Delmiro Gouveia/AL;
Futuro ginásio do Campus Sertão em Delmiro Gouveia/AL;
Galpão do LABMAR em Maceió/AL;
Centro de Extensão Universitária em Penedo/AL;
Futuro Pólo de Santana do Ipanema/AL;
Casa Jorge de Lima em União dos Palmares/AL;
Porto Calvo.
1.1.5. CONSTATAÇÃO 05
Necessidade de formalização de política institucional para a gestão mobiliária e
imobiliária da Universidade.
a) Evidência:
Memorando Mem. Nº 011/2016- GPS/SINFRA.
b) Fato:
Não aprovação da portaria elaborada pela Sinfra e que se encontra tramitando junto ao
Processo Nº 23065.020045/2016-17.
c) Causa:
Ausência de política institucional de gestão do patrimônio da Ufal.
INFORMAÇÕES DO SETOR AUDITADO:
Por meio do Memorando Mem. Nº 011/2016- GPS/SINFRA a Gerência de Patrimônio e
Serviço da Sinfra informou que a portaria que define política de gestão patrimonial foi
concluída e remetida ao Gabinete Reitoral através Processo Nº 23065.020045/2016-17.
ANÁLISE DA AUDITORIA:
Consultando o Processo Nº 23065.020045/2016-17 verifica-se que a Sinfra elaborou
minuta da portaria de política de gestão patrimonial e remeteu ao Gabinete Reitoral,
encontrando-se o processo desde o dia 25/07/2016 no Gabinete do Vice-Reitor.

RECOMENDAÇÕES:
Recomendação 01: Que o Gabinete Reitoral envide esforços no sentido de promover a
análise e aprovação da portaria de política de gestão patrimonial elaborada pela Sinfra
(anexa ao Processo Nº 23065.020045/2016-17) para instituir, com a maior brevidade
possível, normativo de gestão de patrimônio na Instituição.
1.1.6. CONSTATAÇÃO 06
Ausência de regularização do imóvel Estação Quarentenária e inexistência de RIP
do imóvel Estação de Floração e Cruzamento - Serra do Ouro.
a) Evidência:
Memorando Mem. Nº 011/2016- GPS/SINFRA.
b) Fato:
Ainda não foram efetivadas a regularização dos imóveis Estação Quarentenária e
Estação de Floração e Cruzamento - Serra do Ouro.
c) Causa:
Dificuldades de transferência de imóveis para o patrimônio da União para posterior
cessão à Universidade e não realização de avaliação do imóvel Estação de Floração e
Cruzamento - Serra do Ouro pela Sinfra.
INFORMAÇÕES DO SETOR AUDITADO:
Por meio do Memorando Mem. Nº 011/2016- GPS/SINFRA a Gerência de Patrimônio e
Serviço da Sinfra informou que por força de Lei (Lei Nº 8.029/90) todos os imóveis
pertencentes ao Instituto do Açúcar e do Álcool (IAA) devem ser transferidos à União,
o que permitiria a consequente transferência de propriedade para a Ufal. Contudo,
informa a Sinfra que no caso da Estação Quarentenária o proprietário (Estação
Experimental de Cana de Açúcar) foi extinto antes que houvesse a transferência para o
IAA, impedindo assim a transferência da propriedade para a União e depois para a Ufal.
Por fim, informou que a SPU encontra-se envidando esforços para incorporar o imóvel
(Processo Nº 10465.001198/90-29). Já quanto à Estação de Floração e Cruzamento Serra do Ouro, o imóvel não possui RIP, tendo sido solicitado à GPOS que proceda com
a avaliação do imóvel para o posterior cadastramento.
ANÁLISE DA AUDITORIA:
Verifica-se que, para a regularização do imóvel Estação Quarentenária, há providências
a serem adotadas pela SPU, de modo que a universidade não detém domínio da
situação, devendo entretanto promover o devido acompanhamento da situação. Quanto
ao imóvel Estação de Floração e Cruzamento - Serra do Ouro, necessário faz-se que

sejam executadas pela Ufal todas as providências necessárias à obtenção do RIP do
imóvel.
RECOMENDAÇÕES:
Recomendação 01: Que a Sinfra promova o acompanhamento periódico do andamento
processual junto à SPU para regularização da propriedade do imóvel Estação
Quarentenária, realizando o referido acompanhamento até efetiva transferência de
propriedade do imóvel para a Ufal.
Recomendação 02: Que a Gerência de Projetos, Obras e Serviços (GPOS) promova a
avaliação do imóvel Estação de Floração e Cruzamento - Serra do Ouro para que a
Sinfra então possa dar andamento ao procedimento de obtenção do RIP do imóvel e
proceda com o cadastro do mesmo no SPIUNET.

V)

CONCLUSÃO

É dever institucional da unidade de auditoria interna da UFAL prestar assessoramento à
alta gestão e, para tanto, realiza ações previstas nos normativos aplicáveis às suas
atividades com a finalidade de cumprir com obrigação legal imposta.
No que se refere à análise e acompanhamento do nível de funcionamento e estruturação
dos procedimentos utilizados na gestão dos bens móveis e imóveis da Instituição,
observou-se significativo avanço na formalização de controles internos aplicáveis, em
especial quanto à proposta de formalização de uma política institucional de gestão do
patrimônio imobiliário da Ufal e quanto às contratualizações de locações de espaços
públicos.
Entretanto, durante a análise dos documentos e informações obtidas pela equipe técnica
de auditoria foram constatadas situações que exigem da unidade técnica responsável a
adoção de medidas que proporcionem a correção de impropriedades e que auxiliem no
eficiente controle dos atos, motivo pelo qual este relatório de auditoria registra as
recomendações pertinentes.
Sendo este o relatório de auditoria apresentado, recomenda-se o encaminhamento
do presente à Sinfra, para conhecimento e adoção das providências recomendadas.
VII) INFORMAÇÕES COMPLEMENTARES:
a)

Áreas, unidades e setores auditados: Sinfra e DCF.

b)

Cronograma executado:

Planejamento: 02/05/2016 a 06/05/2016
Execução: 10/05/2016 a 15/12/2016
Relatório: 15/12/2016 a 16/12/2016

c)

Recursos utilizados:

Humanos: 02 servidores (Andre Luiz Salgueiro Guedes e Thyago Bezerra Sampaio).
Materiais:
Financeiros:
Tecnológicos: sítio eletrônico da Ufal, página de Transparência (disponível em
http://www.ufal.edu.br/transparencia/).

d)

Técnicos Responsáveis pelo Relatório:

Coordenador: Thyago Bezerra Sampaio
Equipe de Apoio: André Luiz Salgueiro Guedes
Maceió, 16 de dezembro de 2016.

________________________________
Thyago Bezerra Sampaio
Coordenador da Equipe de Auditoria

________________________________
André Luiz Salgueiro Guedes
Membro da Equipe de Auditoria

____________________________
Thyago Bezerra Sampaio
Auditor Geral da UFAL ProTempore