REL 021-2016 - AG005-2016 - CGU MONITORAMENTO RECOMENDACOES.pdf
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                    UNIVERSIDADE FEDERAL DE ALAGOAS – UFAL
Auditoria Geral - AG
RELATÓRIO DE AUDITORIA Nº 021/2016

Em atendimento à determinação contida na Ordem de Serviço nº 004/2016, a Auditoria
Geral da Universidade Federal de Alagoas apresenta Relatório de Auditoria, relativa à
ação de ATENDIMENTO, ACOMPANHAMENTO E VIABILIZAÇÃO DAS
DEMANDAS
DA
CONTROLADORIA
GERAL
DA
UNIÃO
–
MONITORAMENTO
DAS
RECOMENDAÇÕES
PENDENTES
DE
ATENDIMENTO PELA UFAL REGISTRADAS NO SISTEMA MONITOR DA
CGU, em estrito cumprimento ao Plano Anual de Atividades da Auditoria Interna –
PAINT 2016.

I)

INTRODUÇÃO

O presente relatório de auditoria apresenta os resultados da Ação Global AG005/2016
do Plano Anual de Atividades de Auditoria Interna da UFAL para o ano de 2016, cujo
objetivo é PROCEDER À VIABILIZAÇÃO DAS DEMANDAS DA
CONTROLADORIA GERAL DA UNIÃO (CGU) PERTINENTES À INSTITUIÇÃO,
VISANDO O ATENDIMENTO DAS RECOMENDAÇÕES EXARADAS PELO
REFERIDO ÓRGÃO DE CONTROLE, MAIS ESPECIFICAMENTE QUANTO ÀS
RECOMENDAÇÕES PENDENTES DE ATENDIMENTO REGISTRADAS NO
SISTEMA MONITOR.
A Controladoria Geral da União (assim denominada por questões de melhor
compreensão textual, sendo certo, entretanto, que se transformou no Ministério da
Transparência, Fiscalização e Controle) realiza constantes atividades de auditoria e
fiscalização perante esta Autarquia Federal, consolidando os resultados através de
relatórios contendo recomendações que devem ser atendidas pela Universidade.
A partir do ano de 2016 a CGU passou a consolidar todas as recomendações exaradas
em seus relatórios de auditoria no Sistema informatizado denominado MONITOR
(endereço eletrônico https://app.cgu.gov.br/autenticador/do?url=%2F) e disponibilizou
acesso ao referido sistema a todas as entidades e órgãos do Poder Executivo Federal. A
CGU/AL realizou treinamento do sistema MONITOR, tendo participado, como
representantes da UFAL, 03 (três) membros da Auditoria Geral.

Uma vez treinados e habilitados a acessar o sistema MONITOR, essa unidade de
auditoria interna expediu Ordem de Serviço designando equipe para a realização de
trabalho de monitoramento e acompanhamento do atendimento das recomendações
registradas no Sistema MONITOR com status de pendência de atendimento pela UFAL.
O trabalho iniciou-se a partir da extração de dados do sistema MONITOR para planilha
própria elaborada pela Auditoria Geral. A partir dos dados extraídos, a equipe técnica de
auditoria passou a realizar triagem das recomendações, estabelecendo a quais unidades
da UFAL caberia o atendimento da recomendação (para melhor compreensão do
presente relatório, denominaremos tais unidades de unidades respondentes).
A partir da definição da unidade responsável por prestar informações sobre a
recomendação pendente de atendimento, a equipe técnica então passou a expedir
Solicitações de Auditoria direcionadas às unidades respondentes, sempre acompanhadas
de planilha contendo as recomendações que lhes cabiam responder. Através das
referidas Solicitações de Auditoria, a equipe técnica solicitou esclarecimentos sobre o
atendimento ou não de cada recomendação constante da planilha enviada, requerendo
ainda que, caso a recomendação não tivesse sido cumprida, que fosse apresentada à
unidade de auditoria interna um Plano de Providências contendo as seguintes
informações: 1. Descrição da ação a ser tomada; 2. Responsável pelo cumprimento;
3. Prazo para atendimento.
Após o recebimento das informações e documentos enviados pelas unidades
respondentes, a equipe técnica passou a realizar a análise e cotejo das respostas com o
teor das recomendações, a fim de garantir sua pertinência.
Ato contínuo, a equipe técnica de auditoria alimentava a planilha própria de
monitoramento, atualizando o status das recomendações, preenchendo ainda, se fosse o
caso, o Plano de Providências informado pela unidade respondente.
Finalizada a planilha própria de monitoramento criada pela Auditoria Geral, passou-se
então a registrar todas as suas informações no Sistema MONITOR da CGU, atualizando
o status das recomendações como “Situação: Monitorando - Pendência: Em análise
pela CGU”. Ainda, quando da atualização de cada recomendação no sistema
MONITOR, eram adicionadas cópias digitalizadas de todas as respostas e documentos
enviados pelas unidades respondentes para a respectiva recomendação, evidenciando-se,
pois, as informações prestadas. A partir de então, cabe à Controladoria Geral da União
analisar as respostas fornecidas, acatando as informações prestadas ou determinando
novas recomendações.
Impende destacar que a Auditoria Geral da UFAL periodicamente acessa o sistema
MONITOR para consultar o status das recomendações objeto da presente auditoria,
restando as mesmas, até o presente momento, aguardando análise daquela
Controladoria.

O trabalho de auditoria aqui relatado iniciou-se em 01/02/2016. Nesta data foram
extraídas do Sistema MONITOR um quantitativo de 81 (oitenta e uma) recomendações
registradas como pendentes de atendimento pela UFAL. Deste total, 67 (sessenta e sete)
recomendações foram respondidas à Auditoria Geral pelas unidades respondentes e
devidamente registradas no Sistema MONITOR, restando, entretanto, 14 (quatorze)
recomendações pendentes pois algumas unidades da Universidade não responderam à
Solicitações de Auditoria expedidas pela equipe técnica.
Durante a realização dos trabalhos de auditoria, a Controladoria Geral da União em
Alagoas expediu o Ofício Nº 14925/2016/Regional/AL-CGU informando a esta
Universidade que em 09/08/2016 (data de expedição do citado Ofício) constavam
registradas no Sistema MONITOR um quantitativo de 63 recomendações que
aguardavam providências da UFAL, solicitando ainda a adoção de medidas pela
Universidade para saneamento de tais ocorrências.
Se faz mister ressaltar que na data de 09/08/2016 esta equipe técnica de auditoria ainda
aguardava as respostas das unidades respondentes, para só então alimentar sua planilha
própria de monitoramento e atualizar o Sistema MONITOR, motivo pelo qual a
CGU/AL constatou aquele total de recomendações pendentes.
Consulta realizada no sistema MONITOR na data de hoje (28/09/2016 às 11:17h) pela
equipe técnica de auditoria, registra 91 (noventa e uma) recomendações expiradas cuja
pendência é “EM ANÁLISE PELA CGU”, ou seja, aguardando que a CGU/AL proceda
com a análise das informações e documentos registrados pela equipe técnica de
auditoria da UFAL no sistema. Ainda nesta mesma consulta ao Sistema MONITOR,
restam registradas 07 (sete) novas recomendações exaradas recentemente e cujo prazo
de atendimento ainda estão em curso. Vejamos extrato da consulta realizada:

Novo monitoramento será realizado, utilizando-se as mesmas técnicas e procedimentos,
de modo que o referido trabalho seja uma constante, a fim de propiciar o efetivo
cumprimento de todas as recomendações pela UFAL.
As atividades de auditoria foram realizadas tendo como base os dados e informações
registradas no Sistema MONITOR (acesso em 01/02/2016).
O trabalho foi desenvolvido no Campus A. C. Simões da Universidade Federal de
Alagoas.
Inicialmente, os trabalhos foram previstos para ser realizados no período de 01/02/2016
a 31/12/2016, porém antecipou-se seu encerramento por conta da necessidade de
relatoria dos resultados até aqui colhidos.
Ressalta-se que no desempenho das atividades nenhuma restrição foi imposta quanto ao
método ou extensão de nossos trabalhos. Os procedimentos para execução dos exames
de auditoria foram aplicados de acordo com a natureza e atividade da unidade auditada.
Os achados de auditoria foram extraídos de papéis de trabalho, que estão devidamente
organizados e arquivados no Sistema de Auditoria Interna (SADIN) e no Arquivo desta
unidade de auditoria (Processo Nº 23065.003268/2016-10).

II) ESCOPO DO TRABALHO
100% das recomendações pendentes de providências pela UFAL no Sistema
MONITOR da CGU, conforme consulta extraída no dia 01/02/2016.

III) AMOSTRA AUDITADA
100% das recomendações pendentes de providências pela UFAL no Sistema
MONITOR da CGU, conforme consulta extraída no dia 01/02/2016.
Foram analisadas e monitoradas as recomendações constantes da planilha própria de
monitoramento da Auditoria Geral (mídia DVD anexa), cujas informações foram
extraídas de consulta realizada no Sistema MONITOR no dia 001/02/2016.

IV) RESULTADO DOS EXAMES
1.1. INFORMAÇÕES RELEVANTES
1.1.1. INFORMAÇÃO 01

Aperfeiçoamento do monitoramento
Controladoria Geral da União.

das

recomendações

exaradas

pela

a) Evidência:
Utilização do Sistema MONITOR da CGU e aprimoramento dos procedimentos
próprios da Auditoria Geral da UFAL.
b) Fato:
A adoção do Sistema MONITOR, disponibilizado pela CGU, para controle do
atendimento das recomendações registradas em relatórios de auditoria do órgão de
controle interno do Poder Executivo Federal, aliado à utilização de procedimentos
próprios adotados pela Auditoria Geral, proporcionou monitoramento mais eficaz e
tempestivo pela Universidade Federal de Alagoas.

1.1.2. INFORMAÇÃO 02
Atendimento de 82,71% (oitenta e dois vírgula setenta e um por cento) do
quantitativo de recomendações pendentes de atendimento no Sistema MONITOR
extraídas em 01/02/2016.
a) Evidência:
Consulta realizada no Sistema MONITOR em 01/02/2016.
b) Fato:
A adoção do Sistema MONITOR, aliado aos procedimentos adotados pela Auditoria
Geral da UFAL, resultou em um atendimento de 67 (sessenta e sete) das 81 (oitenta e
uma) recomendações pendentes no Sistema MONITOR (conforme extração de consulta
realizada em 01/02/2016).

1.2. ACHADOS DE AUDITORIA
1.2.1. CONSTATAÇÃO 01
Pendência de atendimento de recomendações no Sistema MONITOR por ausência
de informações e documentos por unidades respondentes da UFAL.
a) Evidência:
Não atendimento pelo DAP da Solicitação de Auditoria N° 023/2016/AG-UFAL Processo Nº 23065.009097/2016-32.

Não atendimento pela Pró-reitoria de Gestão de Pessoas e do Trabalho (PROGEP) da
Solicitação de Auditoria N° 029/2016/AG-UFAL - Processo Nº 23065.009139/2016-39.
Não atendimento pelo Departamento de Contabilidade e Finanças (DCF) da Solicitação
de Auditoria N° 024/2016/AG-UFAL - Processo Nº 23065.009100/2016-18. Reiterado
através de resposta ao Memorando/circular nº 007/2016 - DICON/DCF/UFAL.
b) Fato:
DAP, PROGEP e DCF não enviaram informações e documentos em resposta às
Solicitações de Auditoria expedidas pela equipe técnica de auditoria, impossibilitando
assim que fosse registrado no Sistema MONITOR o atendimento das recomendações
dirigidas àquelas unidades da UFAL.
c) Causa:
Não atendimento de Solicitações de Auditoria expedidas pela Auditoria Geral da
UFAL.
RECOMENDAÇÕES:
Recomendação 01: Que o Gabinete Reitoral expeça comunicado às unidades
acadêmicas e de apoio da UFAL informando do necessário e tempestivo atendimento de
solicitações constantes de Solicitações de Auditoria expedidas pela Auditoria Geral da
Universidade.
Recomendação 02: Que o Gabinete Reitoral determine ao DAP, PROGEP e DCF que
procedam ao atendimento da Solicitações de Auditoria abaixo discriminadas:
DAP - Solicitação de
23065.009097/2016-32.

Auditoria

N°

023/2016/AG-UFAL

-

Processo

Nº

PROGEP - Solicitação de Auditoria N° 029/2016/AG-UFAL - Processo Nº
23065.009139/2016-39.
DCF - Solicitação de
23065.009100/2016-18.

V)

Auditoria

N°

024/2016/AG-UFAL

-

Processo

Nº

CONCLUSÃO

É dever institucional da unidade de auditoria interna da UFAL prestar assessoramento à
alta gestão e, para tanto, realiza ações previstas nos normativos aplicáveis às suas
atividades com a finalidade de cumprir com obrigação legal imposta.
No que se refere à análise e monitoramento das recomendações pendentes de
providências pela UFAL registradas pela CGU em seu Sistema MONITOR foi
constatado que se faz necessária a adoção de procedimentos que proporcionem um
monitoramento frequente e mais efetivo das recomendações registradas no Sistema

MONITOR, em especial que as unidades acadêmicas e de apoio da Instituição prestem
as informações e documentos de forma tempestiva quando solicitadas pela Auditoria
Geral. Revela-se imperioso também que sejam envidados esforços pelas unidades
acadêmicas e de apoio da UFAL no sentido de prestarem tempestivamente as
informações solicitadas para o atendimento de recomendações dos órgãos de controle,
conscientizando-os da importância de fornecimento de informações e documentos
quando solicitados pela equipe técnica de auditoria interna.
Desta feita, em atendimento à Portaria Nº 004/2016, a equipe técnica desta unidade de
auditoria interna vem considerar que a presente atividade de gestão do controle e
assessoramento fora realizada.

VII) INFORMAÇÕES COMPLEMENTARES:
a)

Áreas, unidades e setores auditados: Auditoria Geral (AG), CONSUNI,
Corregedoria Seccional, Departamento de Administração de Pessoal (DAP),
Departamento de Contabilidade e Finanças (DCF), Fundepes, Instituto de
Geografia, Desenvolvimento e Meio Ambiente – IGDEMA), Instituto de
Química e Biotecnologia (IQB), Núcleo de Tecnologia da Informação (NTI),
Pró-reitoria de Extensão (PROEX), Pró-reitoria de Gestão de Pessoas e do
Trabalho (PROGEP), Pró-reitoria de Graduação (PROGRAD), Pró-reitoria
de Pesquisa e Pós-graduação (PROPEP) e Superintendência de Intraestrutura
(SINFRA).

b)

Cronograma executado:

Fase de planejamento: 01/02/2016 a 05/02/2016.
Fase de execução: 11/02/2016 a 26/09/2016.
Fase de relatoria: 26/09/2016 a 28/09/2016.

c)

Recursos utilizados:

Humanos: 02 servidores da Auditoria Geral (Alexsandra Cristina da Silva e Mariana
Melo de Almeida).
Materiais:
Financeiros:
Tecnológicos: consulta ao Sistema Monitor da CGU e planilha no Excel.

d)

Técnicos Responsáveis pelo Relatório:

Coordenador: Thyago Bezerra Sampaio
Equipe de Apoio: Alexsandra Cristina da Silva e Mariana Melo de Almeida

Maceió, 28 de setembro de 2016.
________________________________
Thyago Bezerra Sampaio
Coordenador da Equipe de Auditoria

________________________________
Alexsandra Cristina da Silva
Membro da Equipe de Auditoria

________________________________
Mariana Melo de Almeida
Membro da Equipe de Auditoria

____________________________
Francisco de Assis Monteiro
Auditor Geral da UFAL