A Pró-reitoria de Gestão Institucional (Proginst) enviou, na última semana, um ofício circular direcionado a todos os campi, unidades acadêmicas e órgãos administrativos, com o objetivo de orientar sobre a necessidade de revisão dos ramais de atendimento telefônico que estão em uso na Universidade Federal de Alagoas (Ufal) atualmente. Setores terão até o dia 31 de julho para atender às adequações contidas no ofício circular no 09/2023-Proginst/Ufal.

Medida atende à recomendação nº 36/2023/PRM-API/4ºOF/MPF, que deu um prazo de dez dias para a Universidade apresentar sugestões de melhorias com relação ao atendimento.

De acordo com levantamento realizado pela Coordenadoria de Planejamento e Avaliação da Informação (CPAI/Proginst), apenas 66,67% dos telefonemas foram atendidos regularmente, o que dificulta a comunicação com o público. “No levantamento feito por amostragem, foram realizadas 99 ligações, sendo 66 atendidas, seis não atendidas e 27 direcionadas a ramais que estão desconectados atualmente”, explicou Jarman Aderico, pró-reitor de Gestão Institucional.

Na tentativa de sanar o problema, o documento apresenta recomendações aos gestores, no sentido de viabilizar ou facilitar o contato com os setores. A primeira recomendação trata da determinação dos números em efetivo funcionamento. Já a segunda, diz respeito à revisão dos canais por parte de cada setor, providenciando reparo ou recolhimento definitivo junto ao Núcleo de Tecnologia da Informação (NTI).

“Uma outra medida muito importante é a escolha de um único número para ser o ramal de referência daquela unidade. A ideia é tentar centralizar, fazendo com que um número se torne mais conhecido tanto para o público interno quanto para o público externo, o que facilita a comunicação. É importante que esse ramal esteja em funcionamento, que seja o mais efetivo e com o horário de funcionamento o mais estendido possível”, explicou Andréa Strobel, da Proginst.

As recomendações apontam para um reforço na divulgação dos números que continuam em uso, do horário de atendimento ao público e também tratam da adoção de novos canais de atendimento, como aplicativos de mensagem (Telegram e Whatsapp) ou o próprio portal da Universidade.

“A inserção desses novos canais de comunicação coloca a Ufal em um local no qual ela já deveria estar há algum tempo. Temos recomendações, leis e decretos do Governo Federal que tratam desse ponto e alguns órgãos e universidades já estão a um passo à frente nesse sentido. Setores como o Departamento de Administração de Pessoal (DAP) e a Assessoria de Comunicação (Ascom) implementaram canais eletrônicos de comunicação e agora outros setores vão se adaptar ou se aperfeiçoar. Foi uma virada de página importante que a Ufal deu”, finalizou Jarman.

Clique abaixo para acessar os documentos.