Gestão de Documentos em Arquivos Universitários: estudo do Arquivo Central da Universidade Federal de Alagoas, foi o tema da pesquisa da servidora técnica-administrativa Pollyana Cássia Gonzaga Ferreira para o mestrado recentemente concluído pelo Programa de Pós-graduação em Ciência da Informação (PPGCI).  Pollyana diz que o objetivo do estudo originou-se a partir da intenção de dar visibilidade e protagonismo ao arquivo universitário, em especial ao Arquivo Central, para que essa unidade de informação possa ser reconhecida por sua importância. Neste propósito, também o de sensibilizar a comunidade universitária para a relevância do setor às rotinas administrativas de gestão, ensino, pesquisa e extensão.

O estudo realizado contempla aspectos relacionados às temáticas da Ciência da Informação, Arquivologia, Arquivos Universitários, Gestão de Documentos e Memória Institucional e faz uma abordagem de assuntos relevantes da chamada sociedade digital, tais como: acesso à informação, democracia digital, transparência ativa, transformação digital, lugar de memória digital, dentre outras.

A pesquisa foi aprovada com louvor pela banca examinadora, segundo Pollyana, por ter atingido todos os objetivos propostos e pela excelência do trabalho acadêmico. Além da orientadora Rosaline Mota, fizeram parte da banca Marcos Aparecido Rodrigues e Daniel Flores, este, como examinador externo. Oriundo da Universidade Federal Fluminense (UFF) Daniel está de mudança para Ufal e vai atuar no PPGCI, para colaborar também com o Arquivo Central.

“Os membros da banca enfatizaram a importância da pesquisa do ponto de vista institucional, pois destaca a relevância do Arquivo para Universidade Federal de Alagoas. Também salientaram o peso social da pesquisa, visto que, ao ser abordada a relevância do arquivo universitário, o estudo destaca que este tipo de arquivo precisa ser preservado. Ter regras claras de gestão e de organização, destinação e guarda do patrimônio documental, pois é fonte de pesquisa e memória para estudantes, professores, pesquisadores e para a sociedade de um modo geral”, frisa Pollyana.

Pollyana ingressou há 10 anos na Ufal por meio de concurso público para o cargo de Assistente em Administração e tem como setor de trabalho o Departamento de Registro e Controle Acadêmico (DRCA). Graduada em Relações Públicas e Jornalismo pela Ufal, em maio galgou mais um degrau de sua formação, com o título de mestre em Ciência da Informação, com exitosa trajetória de formação na instituição alagoana.

Doutora em Ciência da Informação, a orientadora Rosaline Mota é docente do curso de graduação em Biblioteconomia e do Programa de Pós-Graduação em Ciência da Ufal. A pesquisadora, que atua diretamente com projetos de organização documental em instituições e Gestão Eletrônica de Documentos (GED), sobre o trabalho, destaca: “É a primeira vez que o Arquivo Central é alvo de estudo no PPGCI e a importância dele reside nas reflexões empreendidas e na valorização do setor como elemento fundamental para os processos de tomada de cisão e de gestão da Ufal”.

Rosaline aproveita para enfatizar que o Arquivo pode ser considerado um celeiro para a pesquisa e que pode produzir produzir indicadores dos mais diversos tipos, bem como, congrega elementos essenciais para a preservação da memória institucional. “Inúmeras pesquisas podem ser empreendidas a partir dos itens documentais que estão armazenados no setor, desde os registros de pessoal, os atos administrativos, a vida acadêmica, as decisões que mudaram os rumos da universidade, enfim, um mundo de possibilidades”. Dentre as disciplinas que Rosaline ministra estão a de Dados Abertos e Governança Eletrônica, Tecnologias de Informação e Comunicação e ACE 5.

Pollyana também enfoca que num cenário cada vez mais tecnológico, onde a informação é insumo necessário, é preciso considerar a real relevância do Arquivo Central da Ufal. Complementa, dizendo que a pesquisa também aponta “que é preciso dispor de cursos de atualização que abordem a temática de tecnologias para gestão eletrônica, preservação e acesso de documentos arquivísticos digitais. Parte dos servidores pesquisados alegou desconhecimento desses recursos tão importantes para atuação em arquivos atualmente”.

Na avaliação do professor Daniel Flores, que é reconhecido por seus estudos nas áreas de Documentos Digitais (Gestão, Curadoria Digital, Preservação, Acesso e Transparência Ativa em Cadeia de Custódia), a pesquisa da servidora traz uma grande contribuição para Ufal e pode servir como um planejamento estratégico para o Arquivo Central.

Etapas da pesquisa e desafios

Como primeira etapa, foi feita a abertura de um processo administrativo, no âmbito da Ufal com a solicitação para a autorização de realização da pesquisa, onde houve concordância dos interessados e também aceitação de participação no estudo. Para o embasamento teórico, outra etapa da pesquisa contemplou o levantamento bibliográfico nas bases da Ciência da Informação e Arquivologia.

No decorrer da pesquisa foram realizadas visitas ao Arquivo e mantido contato com os servidores do arquivo no sentido de mostrar o retrato fidedigno dessa unidade de informação. Seguida das etapas de coleta de dados, aplicação de questionários e entrevistas, análise e tabulação dos dados para produção e conclusão da dissertação.

Sobre os desafios existentes para a dinâmica de um setor de tanta relevância para atividades administrativas e acadêmicas da instituição, Pollyana Gonzaga começa dizendo que os resultados obtidos

apontam que o Arquivo Central reflete toda as ações da Ufal. Mas que há carência de iniciativas de gestão de documentos, preservação predial, preservação digital sistêmica e transparência ativa que auxiliem na salvaguarda dos documentos e preservação da memória institucional. “A Ufal ainda não possui uma Política de Gestão dos Documentos Arquivísticos definida e regulamentada que possa ser cumprida por todos os pares e isso traz prejuízos para a instituição”.

E detalha: “Os dados revelam que as atividades de gestão de documentos do Arquivo Central são essencialmente manuais, sem tecnologia. Que é preciso trabalhar fortemente a questão da gestão eletrônica dos documentos com a institucionalização de Repositórios Arquivísticos Digitais Confiáveis (RDC-Arq) e a preservação digital e acesso de documentos com o uso de Plataformas Arquivísticas de Acesso e Difusão. Isto, para que a unidade possa atender as necessidades internas e externas à instituição”, explica.

E para a superação dos desafios em curso, Pollyana diz que a tecnologia antenada com as exigências atuais, consiste em um determinante papel para o dinamismo das ações inerentes ao setor. Reitera que a instituição precisa adequar o Arquivo Central às exigências atuais, sob o olhar das necessidades informacionais de um mundo cada vez mais digital. Que a Universidade Federal de Alagoas precisa ampliar a atenção dada a este espaço de informação e, consequentemente, a sua própria memória, buscando aumentar os esforços de implantação de uma política de gestão dos documentos arquivísticos para Ufal.

“É importante destacar que é preciso avançar na Transformação Digital (TD) da Ufal, a começar pelo seu principal arquivo, o Arquivo Central. A Transformação Digital fortalecerá a gestão arquivística na instituição com a adoção de sistemas informatizados, repositórios e plataformas arquivísticos para acesso, difusão e transparência ativa que podem auxiliar na disseminação de informações de caráter educativo, informativo e de interesse social, relacionada à memória institucional da Ufal para o bem coletivo da comunidade universitária e da sociedade. As Ifes, como a Ufal, são desafiadas diariamente pela Transformação Digital”, afirma Pollyana.

Também, coloca, que há a necessidade da consciência por parte de gestores da universidade da importância da documentação gerada e da necessidade de tratamento e organização desse conjunto documental para promoção do acesso a informações, sobretudo, à luz das legislações vigentes. Mas, diz que a gestão atual da Ufal demonstra interesse em sanar as adversidades. “Em entrevista realizada com o reitor Josealdo Tonholo, foi possível perceber a preocupação do gestor com o funcionamento do Arquivo Central. O reitor reconhece a complexidade para resolver os problemas que atingem o setor e que a falta de investimentos nas Ifes e políticas públicas destinadas a esses arquivos, é o principal óbice”.

A orientadora Rosaline Mota aproveita para reforçar que os entraves para a gestão dos arquivos estão presentes, em praticamente, todas as instituições. Isto, segundo a professora, ocorre em decorrência do fato de que os arquivos historicamente são levados a segundo plano.

“Os entraves estão relacionados à falta de investimentos em infraestrutura física e tecnológica, pessoal capacitado e em número suficiente, espaço físico. Felizmente, estamos observando um importante movimento de mudanças em várias instâncias sociais no sentido de maior valorização do Arquivo. Este movimento está também atrelado à perspectiva atual de virtualização de processos, preservação digital e necessidade de gestão de toda a massa documental física existente nas instituições, independente da digitalização, precisa ser tratada”.

Agradecimentos

Pollyana enaltece a equipe de servidores do Arquivo Central, que tem como gerente geral Maristher Moura Vasconcelos. “Foram empecilhos diários relatados para a execução do trabalho e funcionamento da unidade, mas a equipe tem muito compromisso e dedicação ao setor. Por ser subordinado ao Sistema de Bibliotecas (SiBi) da Ufal outro entrave da unidade é não dispor de dotação orçamentária própria. O que dificulta ainda mais o desenvolvimento das suas ações e funcionamento já que não possui autonomia”, aponta.

E, pelo resultado exitoso do estudo que a levou à obtenção do título de mestre em Ciência da Informação, a pesquisadora faz um agradecimento especial à equipe do Arquivo pela disponibilidade e colaboração. “Esperamos que o estudo auxilie no desenvolvimento, nas melhorias e no aperfeiçoamento das práticas da instituição no que diz respeito ao seu principal arquivo”.

A professora Rosaline também tece agradecimentos: “Quero registrar meus sinceros agradecimento a todos os participantes e, em especial, a gerente geral do Arquivo Maristher Vasconcelos e também ao reitor Josealdo Tonholo por terem acolhido a pesquisa e contribuído de forma decisiva para a obtenção dos objetivos”.

E deixa uma mensagem de estímulo para Pollyana Gonzaga: “Só posso desejar muito sucesso e que a pesquisa possa render novos estudos, sendo o primeiro passo para um futuro doutoramento. Desejo ainda que Pollyana possa aplicar os conhecimentos adquiridos em suas práticas profissionais de pesquisa”.