Nos próximos dias 12 e 13 de abril a Pró-reitoria de Gestão Institucional (Proginst) da Universidade Federal de Alagoas (Ufal) em conjunto com a Gerência de Capacitação da Pró-reitoria de Gestão de Pessoas (Progep) realiza um treinamento para implementação do processo eletrônico por meio do uso do Sistema Integrado de Patrimônio, Administração e Contratos (Sipac).

O treinamento faz parte de um ciclo de capacitações e as aulas acontecem das 9h às 11h, no Laboratório de Informática do Centro de Interesse Comunitário (CIC), com os servidores e colaboradores das pró-reitorias e os departamentos administrativos. Para participar, basta realizar inscrição neste link para o treinamento no dia 12 ou neste link para o dia 13.

São 25 vagas em cada turma. Caso o servidor desista de participar, é preciso preencher o formulário da turma 2 ou da turma 3, a depender de qual se inscreveu anteriormente. A turma 1, já fechada, é composta pelos servidores dos gabinetes do Reitor e da Vice, com treinamento marcado para esta quarta-feira (6). E em breve será divulgada a data dos treinamentos para os servidores e colaboradores das Unidades Acadêmicas e dos campi fora de sede.

A ideia é treinar gestores e servidores da administração central para realizarem as suas atividades na Mesa Virtual, do Módulo de Protocolo, além de implantar os processos de barramento nos gabinetes da Reitoria. O treinamento é realizado de forma prática, utilizando o ambiente virtual de treinamento do SIG, tanto para a apresentação das funcionalidades da Mesa Virtual, quanto para o cumprimento das atividades relacionadas à operacionalização da ferramenta.

Segundo Fábio Juvino, que é da Coordenação de Planejamento, Avaliação e Informação da Proginst e um dos instrutores do curso, o Sipac moderniza as rotinas de trabalho e reduz a utilização de papel na Universidade, garantindo ganhos em eficiência, agilidade e qualidade do trabalho. “Além de estar alinhada ao compromisso com a sustentabilidade, com menos gastos de insumos, material de escritório, por exemplo. Uma nova versão do Módulo de Protocolo do Sipac já está disponível para uso”, explicou.

Programação

Dentro das novas funcionalidades do Sistema está a mesa virtual, ferramenta com interface gráfica que facilita o cadastro e o controle da movimentação de documentos e processos eletrônicos, dentre outros recursos. Nesta ação é necessária a colaboração de todos dos servidores.

Durante o treinamento, os servidores aprenderão a autuar processos e documentos eletrônicos; gerenciar a elaboração de processos; controlar a movimentação de processos; realizar atos administrativos em meio eletrônico. As aulas serão ministradas pelos servidores Décio de Santana Filho (Protocolo Geral) e Fábio Juvino (CPAI/Proginst).

O Sipac

O sistema Sipac, sistema parte do SIG, informatiza o fluxo dos processos e documentos eletrônicos na Ufal. O seu Módulo de Protocolo é onde acontecem as atividades relacionadas a cadastro, movimentação de processos, despachos eletrônicos e demais atividades relacionadas ao controle e elaboração de informações. A Universidade adquiriu uma versão atualizada do Sipac, versão v5.9.1_s.38, sendo disponibilizado novas funcionalidades, como a Mesa Virtual - ferramenta com interface gráfica que facilita o cadastro e a tramitação de documentos e processos eletrônicos.