O Protocolo-Geral, em parceria com a Assessoria de Comunicação (Ascom), elaborou um manual e um guia rápido para orientar os servidores da Universidade Federal de Alagoas (Ufal) sobre o funcionamento da versão v5.9.1_s.38 do módulo de protocolo do Sistema Integrado de Patrimônio, Administração e Contratos (Sipac).

Esses documentos apresentam as atualizações da nova versão, ensinam a acessar o sistema e a utilizar suas principais funcionalidades. Além dos textos em PDF, o manual disponibiliza uma série de links com tutoriais em vídeo no Youtube, produzidos pela Universidade Federal do Rio Grande do Norte (UFRN), desenvolvedora do Sistema, para facilitar o entendimento.

Décio Filho, arquivista do Protocolo-Geral, explica que as mudanças atendem a exigências legais sobre os procedimentos padrão para digitalização de documentos. “Os novos recursos vão melhorar a gestão de processos e documentos no ambiente virtual do Sipac, desde a abertura de um processo até a consulta da movimentação, inclusão e assinatura de documentos, passando pelo controle de arquivamento e empréstimo”, afirmou o servidor.

A nova versão já está disponível para uso. O destaque é a Mesa Virtual, uma ferramenta com interface gráfica que facilita o cadastro e o uso de documentos e processos. A atualização também possibilita a assinatura de documentos por usuários externos à Instituição e a classificação de documentos de processos ostensivos como sigilosos. Além disso, agora será possível salvar processos e documentos eletrônicos no formato PDF.

Para outras dúvidas referentes à utilização do Módulo, o servidor deverá entrar em contato com o Protocolo-Geral, pelo ramal 1097 ou pelo e-mail: protocolo.geral@reitoria.ufal.br.