INSTRUÇÕES DE TRABALHO PARA AS COMISSÕES 2024.docx (1).pdf
Documento PDF (1.1MB)

Exibir conteúdo Baixar

                    UNIVERSIDADE FEDERAL DE ALAGOAS
PRÓ-REITORIA DE GESTÃO INSTITUCIONAL
COORDENADORIA DE ADMINISTRAÇÃO, SUPRIMENTOS E SERVIÇOS
__________________________________________________________________

INSTRUÇÕES DE TRABALHO PARA AS COMISSÕES

Portaria nº 62/2020 - Proginst, Art. 11, inciso IV:
Realizar os procedimentos de pesquisa de preços, de acordo com a legislação vigente, para
os itens priorizados pelas Unidades Acadêmicas, Campi Fora de Sede e Órgãos de Apoio
incluídos no Plano Anual de Contratações (PAC) e aprovados para licitação.
1ª Etapa - Checagem, aglutinação e padronização de itens (22/02 à 1º/03/2024):
A etapa de ajuste e realocação de itens consistirá nas seguintes providências:
a) Checar se há itens na planilha que eventualmente não pertençam ao respectivo grupo de
material da Comissão/Subcomissão e, em caso, afirmativo, retirar o item da aba principal e
inseri-lo na aba “REALOCAÇÃO” para posterior decisão sobre a alocação definitiva.
b) Aglutinar os itens com descrições iguais solicitados por diferentes unidades:

UNIVERSIDADE FEDERAL DE ALAGOAS
PRÓ-REITORIA DE GESTÃO INSTITUCIONAL
COORDENADORIA DE ADMINISTRAÇÃO, SUPRIMENTOS E SERVIÇOS
__________________________________________________________________

c) Manter apenas uma das linhas com o referido item, escolhendo um de seus valores
unitários, e transpor as quantidade de cada Unidade para novas colunas criadas à direita:

d) Concluído esse procedimento, dar-se-ão as seguintes mudanças nas demais colunas da
planilha:
● As informações da coluna “UNIDADE” serão apagadas; e
● A coluna “QUANTIDADE SELECIONADA” passará a se denominar “QUANTIDADE
TOTAL” e abrigará a soma das quantidades demandadas pelas Unidades referentes a
cada item.

UNIVERSIDADE FEDERAL DE ALAGOAS
PRÓ-REITORIA DE GESTÃO INSTITUCIONAL
COORDENADORIA DE ADMINISTRAÇÃO, SUPRIMENTOS E SERVIÇOS
__________________________________________________________________

e) Padronizar as descrições a partir daquelas informadas pelas Unidades Requisitantes,
procurando, quando necessário, unificar descrições similares, bem como alterar descritivos
ou substituí-los por outros mais adequados ao interesse institucional.
OBSERVAÇÕES:
1. Caso se verifique que as descrições de determinados itens estão insuficientes para
determinar a similaridade com outras já existentes, ou mesmo confusas, e não haja membro
da Unidade solicitante na Comissão, esta pode entrar em contato com os requisitantes das
unidades a fim de dirimir as eventuais dúvidas.
2. Da mesma forma, caso haja itens com características muito específica para as quais os
membros permanentes não se sintam aptos a atuar, a Comissão deve informar à
CASS/Proginst através do email cass@proginst.ufal.br a necessidade de convocação de
membro eventual da Unidade Requisitante a fim de compor a Comissão/Subcomissão
provisoriamente e atuar nos itens específicos.

2ª Etapa - Pesquisa de Preços (02/03 à 25/03/2024):
A etapa de pesquisa de preços será realizada por meio do software Banco de Preços, cujo
manual pode ser acessado aqui ou no próprio sistema. A utilização das 3 (três) licenças das
quais a UFAL dispõe será realizada por meio de agendamento prévio em planilha disponível
no Gestão do Conhecimento, tendo cada Comissão ou Subcomissão (no caso da de

UNIVERSIDADE FEDERAL DE ALAGOAS
PRÓ-REITORIA DE GESTÃO INSTITUCIONAL
COORDENADORIA DE ADMINISTRAÇÃO, SUPRIMENTOS E SERVIÇOS
__________________________________________________________________

Laboratórios) o limite de 4 (quatro) horas diárias de utilização por cada senha. Tal limite
poderá ser excedido se a utilização se der fora do horário comercial (8h às 12h, 14h às 18h).
A atividade de pesquisa de preços é regulamentada pela IN 65/2021 e, no trabalho de
cotações, faz-se importante levar em conta as seguintes considerações:
a) Os preços pesquisados devem ser sempre analisados criticamente no sentido de
verificar se correspondem aos valores praticados no mercado;
b) Dadas as condições às quais o licitante se submete ao participar de um pregão
eletrônico SRP, é natural que os valores dos preços estejam, em alguns casos, um
pouco acima dos valores praticados para particulares;
c) Ao localizar uma cotação, é relevante verificar se a quantidade do item e a região em
que se deu a aquisição são compatíveis com as das nossas pretensas aquisições. Em
outras palavras, deve-se buscar, preferencialmente, contratações feitas por órgãos da
região Nordeste e com quantidades similares às que estaremos licitando. Caso não
sejam localizados preços nessas condições, poderão ser utilizados outros.
d) Adotamos como fórmula-padrão no Banco de Preços a média das propostas finais.
Desse modo, coletam-se os valores das propostas finais da compra e, em seguida,
faz-se a média desses preços (o Banco de Preços já está configurado para isso),
resultando no critério de valor máximo aceitável que será considerado no pregão.
e) Caso essa média mostre-se inferior aos valores de mercado, é possível alterar a
fórmula para média das propostas iniciais, por exemplo, ou outro parâmetro a ser
selecionado no Banco de Preços. Além disso, podem também ser aplicados índices
inflacionários, os quais, do mesmo modo, podem tornar o preço condizente com os
valores de mercado.

3ª Etapa - Revisão dos códigos CATMAT e cadastro de cotações no SIPAC (28/03 à
1º/04/2024)
O último procedimento a ser realizado é o cadastro das cotações no SIPAC.
Para esse procedimento, seguem as seguintes considerações:
1. Foram cadastrados novos grupos de materiais no SIPAC correspondentes às
Comissões/Subcomissões. A relação com os novos grupos se encontra na pasta
compartilhada,
acessível
diretamente
pelo
link:

UNIVERSIDADE FEDERAL DE ALAGOAS
PRÓ-REITORIA DE GESTÃO INSTITUCIONAL
COORDENADORIA DE ADMINISTRAÇÃO, SUPRIMENTOS E SERVIÇOS
__________________________________________________________________

https://docs.google.com/document/d/14PZX_2BiooOezYc8n8EOEgYwvYuMON7oRbrlrg_Gsi
M/edit
2. A maior parte dos membros das Comissões (fixos e eventuais) já estão com o perfil de
gestores dos catálogos de materiais do SIPAC. Aqueles que ainda não tiverem esse acesso
podem solicitar à CASS.
3. Caso o item já esteja cadastrado e, portanto, já tenha um código Sipac, será preciso
apenas excluir as cotações antigas e cadastrar as novas. Se, de outro modo, o item ainda não
estiver cadastrado, será preciso cadastrá-lo e, em seguida, cadastrar as cotações
encontradas.
4. As Comissões poderão iniciar o cadastro dos itens já cotados mesmo antes de encerrar
todas as pesquisas de preços, utilizando para tanto um relatório prévio baixado do Banco de
Preços.
5. Para iniciar o cadastro do item ou das cotações, basta acessar o módulo Catálogo de
Materiais do SIPAC:

6. Dentro do módulo, selecionar a opção de cadastrar no tópico “Material>cadastrar” (para
cadastrar novo item) e “Material>listar/alterar” (para atualizar as cotações).

UNIVERSIDADE FEDERAL DE ALAGOAS
PRÓ-REITORIA DE GESTÃO INSTITUCIONAL
COORDENADORIA DE ADMINISTRAÇÃO, SUPRIMENTOS E SERVIÇOS
__________________________________________________________________

7. Uma vez dentro opção de cadastrar, atentar para as observações seguintes:

a) Digite a denominação do item (para novo item);

UNIVERSIDADE FEDERAL DE ALAGOAS
PRÓ-REITORIA DE GESTÃO INSTITUCIONAL
COORDENADORIA DE ADMINISTRAÇÃO, SUPRIMENTOS E SERVIÇOS
__________________________________________________________________

b) No campo “grupo de material”, digite o código do grupo correspondente ao da sua
comissão/subcomissão seguido de um espaço e um traço (Ex.: 23 - ) para que o sistema
reconheça o grupo e permita a seleção (para novo item);
c) Após o preenchimento da “unidade de medida” e da “especificação do item” (campos
obrigatórios), é imprescindível preencher também o campo “código CATMAT/CATSER” (para
novo item). Importante colocar também o código CATMAT no início da especificação do
item.
d) Após os dados do item, são colocadas as informações das cotações encontradas. Para
tanto, é indispensável assinalar a opção “fonte externa sim”.
e) Como a principal informação a ser inserida no SIPAC é a média dos preços obtidos e
levando conta a necessidade desse procedimento que é secundário, as Comissões podem
optar por cadastrar informações de uma cotação e utilizar o preço médio, com o objetivo de
reduzir o tempo gasto com o eventual cadastro de informações das 3 cotações.
f) Desse modo, devem ser preenchidos uma única vez os seguintes campos:
● “Fornecedor/fonte externa”: deve ser inserida apenas a informação “Relatório de
Cotações - Nome da Comissão”
● “Marca”: “Sem marca”
● “Valor”: incluir o valor da média das cotações
● Data da cotação: muito importante: o campo “data da cotação” deve conter a
indicação da data em que você fez a pesquisa no banco de preços, podendo ser uma
data aproximada. esse campo não corresponde à data da compra.
g) Preenchidos todos os campos, deve-se clicar em “inserir cotação”.
i) Após a inclusão da cotação pelo mesmo processo, deve-se clicar no botão “cadastrar
cotações”, caso contrário, o sistema não incluirá a cotação e será preciso refazer todo o
cadastro das cotações.