MANUAL FISCALIZAÇÃO DE GESTÃO DE CONTRATOS.pdf
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                    SERVIÇO PÚBLICO FEDERAL
MINISTÉRIO DA EDUCAÇÃO
UNIVERSIDADE FEDERAL DE ALAGOAS

MANUAL DE GESTÃO E
FISCALIZAÇÃO DE
CONTRATOS
ADMINISTRATIVOS
COORDENAÇÃO DE
CONTRATOS

Coordenação de Contratos
AVENIDA LOURIVAL MELO MOTA, S/N – Tabuleiro do Martins - 57072-900 - Maceió/Alagoas
Telefax: 82 XX 3214-1094

E-mail: coordenação.contratos@sinfra.ufal.br

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Este trabalho é resultado da participação em diversos cursos visando o
aprimoramento do setor de contratos. Nele também está um arrazoado das práticas
diárias desenvolvidas na execução das tarefas pelos diferentes agentes, desde
estagiários, passando pelos diversos servidores envolvidos.
Essas rotinas uma vez organizadas em manual e fluxo têm fulcro no
enquadramento aos princípios legais, especialmente as Leis 10.520/02 e 8666/93 e
subsidiariamente o atendimento aos modelos traçados pela Advocacia Geral da União.
O objetivo é, normatizar os procedimentos para que as práticas uma vez
descritas possam consolidar-se como processo formal do setor e, além disso, serem
melhoradas através do refinamento dos processos e da convergência das atividades
com os demais setores.
Com essa finalidade, os responsáveis pelos setores de contratos desta
Universidade e Hospital Universitário, apresentam este Manual de Normas,
Procedimentos, Rotinas e Fluxo de Processos.

Renata Gomes (Coordenação de Contratos/ SINFRA/UFAL)
e Kleber Santos (Assessoria de Contratos/ HUPAA/UFAL)

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Maceió, xx/xx/xx
Memo. n° xxxx/2012
Ref.: FISCALIZAÇÃO DO CONTRATO Nº xxxxxx
Ao Diretor Geral
Senhor xxxxxxxxxxxxxxxxxx

Designado por Vossa senhoria para a tarefa de FISCAL DE CONTRATO, referente à
contratação da empresa ___________________________, para execução da obra
______________________, venho com fulcro no art. 67 S1°, da Lei n° 8.666/93,
solicitar a contratação de xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx, posto que, pelas
características do empreendimento, é indispensável esse nível de assessoria.
Observo
que
o
objeto
apresenta
características
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx, e cabe à Administração Pública tomar
medidas preventivas de resguardo da segurança.
Embora a empresa contratada tenha responsabilidade técnica, compete a este fiscal,
por força da lei, conferir todos os elementos e especificações do contrato. Como a
questão estrutural exige conhecimento especifico – e é fundamental nesse mérito - ,
impõe-se a participação de profissional especialmente contratado.
Em diligências feitas junto à área de serviços e ao setor de RH deste órgão, não se
identificou, dentro o quadro, profissional com a habilitação exigida, o que gera solução
do art. 67, caput, da Lei n° 8.666 (contratação).

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Recomendação de Sindicância

Maceió, Alagoas
Memo. DADM-FC n° xxxx/2012
Ref.: FISCALIZAÇÃO DO CONTRATO ____
Dra xxxxxxxxxxxxxxxxx
Diretora Geral

Senhora Diretora,
Designados por Vossa Senhoria para a tarefa de FISCAL DE CONTRATO, referente à
contratação da empresa ____________________, licitada para a prestação do serviço
de _________________, cumprimos o dever de informar o seguinte:

a) No exame periódico da documentação, observamos indícios que sugerem
falsificação das seguintes certidões:
Xxxxxxxxxxxx
Xxxxxxxxxxxx
Recomendamos, assim que Vossa Senhoria determine a instauração de
SINDICÂNCIA de natureza investigatória, que é o expediente legitimo in casu.

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Recomendação de rescisão de contrato
Maceió, Alagoas
Memo. DADM-FC n° xxxx/2012
Ref. : FISCALIZAÇÃO DO CONTRATO
Sra. Xxxxxxxxxxxxxxxxx
Diretora Geral
Designado por Vossa Senhoria para a tarefa de FISCAL DE CONTRATO,
referente à contratação da empresa __________________, licitada para
realizar ____________, venho informar o seguinte:
a) O contrato refere-se ao serviço de limpeza do edifício ________
b) Na cláusula 17, está estabelecida, a obrigação de a empresa contratada
“retirar das instalações do prédio, diariamente, o lixo recolhido
pelas equipes de faxina”. O corre que as embalagens com lixo –
inclusive resíduos de alimentos – têm ficado no prédio, junto à garagem,
por até cinco dias causando desconforto pelo mau cheiro que exala e
atraindo ratos e baratas, que nos últimos três meses, passaram a
freqüentar com desenvoltura recinto, espalhando-se pela portaria,
corredores e gabinetes.
c) O preposto da empresa foi formalmente notificado XX vezes, conforme
documentos anexados. Em nenhuma ocasião, a contratada dignou-se a
responder; muito menos, qualquer providencia foi tomada.
d) Como derradeira tentativa, este fiscal marcou data e hora para a vistoria
conjunta do local (comprovante anexo), mas, novamente, o representante
da empresa foi silente. Não compareceu.
e) Questionados os empregados da empresa, informaram que estão instruídos
a concentra o lixo nas proximidades da garagem, lá deixando-o por alguns
dias, para que o caminhão da empresa possa, em menor número de
viagens, levar o maior número de volumes. E explicaram eu nenhuma
orientação em sentido contrário lhes foi passada.
f) A leitura da cláusula contratual leva a concluir que, efetivamente, a
empresa está descumprindo os termos da sua obrigação e, assim
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procedendo, causa prejuízo, constrangimento e incômodos à administração,
funcionários e administrados que transitam no prédio.
Caracterizada, portanto, a situação prevista no art. 78 da Lei n° 8.666/93, o fato
enseja seja promovida, pelo devido processo legal, a RESCISÃO DO CONTRATO.

Recomenda-se, então, as providências previstas no parágrafo único do art. 78 da lei
em tela.
À consideração de Vossa Senhoria.

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MODELO DE COMUNICAÇÃO COM O PREPOSTO
Maceió,xx/xxxxxxx/xxxx
Ofício. DADM-FC n° xxxx/2012
Ref.: FISCALIZAÇÃO DO CONTRATO
Sr.xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
Preposto da empresa xxxxxxxxxxxxxx
Prezado Senhor
Em vistoria às obras de reforma do edifício _________, contratadas por esta
Superintendência, verificamos as situações abaixo que, ao que tudo indica, estão em
desconformidade com os termos do contrato. Vejamos:
i.

A laje do primeiro piso apresenta. Na sua estrutura _______, enquanto, pelo
projeto, deve ser.
ii. A parede de fundo do hall de recepção, onde será instalado mural de azulejos,
mostra-se em ângulo que não corresponde _________Nessa posição, a
incidência de luz ficará parcialmente prejudicada ______
iii. O material utilizado no piso dos lavatórios do primeiro andar não corresponde
às especificações técnicas contidas no ____________
Com isso, a empresa incide no descumprimento do que
preceitua a cláusula _________
Diante aos fatos aqui postos, solicitamos que sejam em xx (xxx) dias, tomadas as
providências para estabelecer o perfeito cumprimento dos termos contratuais.

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MODELO DE COMUNICAÇÃO COM SETORES DA ADMINISTRAÇÃO

Maceió,
Memo. DADM-FC n° xxxx/2012
Ref. : FISCALIZAÇÃO DO CONTRATO
Sr. ADMINISTRADOR
Chefe do Departamento de Serviços Gerais
Prezado Senhor

Como FISCAL DO CONTRATO relacionado a _______, que esta sendo executado pela
empresa ________________________, solicitamos a Vossa Senhoria providências no
sentido de no dia ___ de _________de ____, instalar.....
Observando que essa medida é compromisso contratual da administração,
conforme cláusula______ O não cumprimento retardará a execução do contrato, além
de gerar encargos adicionais que terão que ser suportados pelo erário.
Em caso de dúvida na parte operacional, queira, por gentileza manter contato com
este serviço de fiscalização, que oferecerá os esclarecimentos adicionais ou, se for o
caso, encaminhará ao preposto da empresa para o exame conjunto.

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MODELO DE COMUNICAÇÃO COM TERCEIROS
Maceió,
Ofício. DADM-FC n° XXXX/2012
Ref.: FISCALIZAÇÃO DO CONTRATO DE OBRA PÚBLICA
Senhor xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
Comandante do Corpo de Bombeiros

Como FISCAL DO CONTRATO nº xx/xxxx, firmado pela Ufal, com empresa
_________________, solicitamos os préstimos de Vossa Senhoria no sentido de
designar quadros técnicos dessa corporação para realizar vistoria de apoio nas obras
da rua ____________
Ocorre que, em diligência de fiscalização, que executamos por determinação do Exmo.
Superintendente do SINFRA, verificamos que _________ . Em primeiro momento, a
situação pareceu-nos riscos para ____________ Como medida preventiva, parece-nos
indispensável o exame por quadro de profissionais.
Neste sentido, rogamos a atenção do apoio, que atende, em primeira mão, a
segurança pública e aos interesses da Administração.

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MODELOS DE REGISTROS
Abertura do documento
Em data de -- /--/----, nesta cidade de Maceió-AL, faço a abertura do presente LIVRO
DE REGISTROS, referente ao serviço de fiscalização do contrato de conservação e
limpeza firmado pelo Hospital Universitário ________ com a
empresa
_____________________, conforme ato de nomeação n° ______, de --/--/---- .
O presente LIVRO passa a conter os registros de vistoria, diligências, comunicações e
providências.
Em arquivo próprio são mantidos os documentos originais referidos no presente
documento.

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Visita às instalações da empresa

Registro que em data de ---/---/---, visitei as instalações da empresa _____________,
onde, às __hr__min, fui recebido pelo o preposto Sr. xxxxxxxxxxxxxxx.
Na ocasião, conheci o sistema de controle do material; tive acesso ao depósito de
equipamentos utilizados no serviço; verifiquei as condições de manuseio e transporte
de produtos tóxicos; e constatei as condições dos uniformes e materiais de segurança
dos empregados.
Verifico que os itens estão de acordo com as especificações técnicos do contrato. Na
oportunidade, dei ciência ao preposto de que, a qualquer contato referente à parte
operacional, deverá reporta-se ao FISCAL nomeado pela Administração.

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Serviço irregular
---/---/---Fiscalizando a execução das tarefas dos empregados, na parte relacionada à limpeza
dos sanitários, verifiquei, na manhã do dia _____, no 5° andar do prédio _____ que
______
A situação está em desacordo com as condições do contrato conforme estabelecem as
cláusulas -_____ e _____
Encaminhei, então, expediente ao preposto da empresa, solicitando as seguintes
providências:
.........................
.........................
Documento original nesse sentido encontra-se arquivado na pasta “COMUNICAÇÕES
________”.

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Providências da empresa
---/---/---Registro que na data de ---/---/--- recebi do proposto da empresa, que deu-me ciência
do recebimento da correspondência enviada em data de ______, a que se refere o
REGISTRO N° 03, e esclareceu a tomada das seguintes providências:
...................
................

No dia ---/---/---, fiz diligência, constatando que, efetivamente, as falhas apontadas
foram supridas pela empresa.
Não vislumbro, nesta etapa, dano substancial à Administração, ficando o episódio, no
entanto, registrando para efeitos jurídicos no caso de reincidência.

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Solicitação de material
---/---/--Consigno que solicitei pelo Memorando n° _____, encaminhamento ao Senhor
_______, a cedência de um computador portátil tipo __________, tendo em vista que
o equipamento disponibilizado não está a atender as necessidades das operações de
controle. Trata-se de um equipamento antigo, com programa desatualizado (Modelo
_______) e que não permite a sua utilização em trabalhos de campo.
O acompanhamento do contrato exige equipamentos do tipo _______, capaz de
________ A Solicitação encontra-se arquivada na pasta ___________.

Ofício nº ---/2011 ---/UFAL.

Maceió/ AL, --- de agosto de 2011.
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À Empresa
nome da empresa
Aos cuidados do (a) nome da pessoa responsável na contratada
Endereço completo da empresa

NOTIFICAÇÃO

A união, por intermédio do Hospital Universitário Prof. Alberto Antunes,
da Universidade Federal de Alagoas, neste ato representada pelo Diretor Geral do
HUPAA, Sr., vem NOTIFICAR nome da empresa a ser notificada, já qualificada no
Contrato nº ___/______, acerca dos seguintes fatos:
Fatos

Referência contratual

Referência legal

Assim fica a empresa notificada para, querendo, apresentar defesa no
prazo máximo de 05 (cinco) dias corridos, a contar da data do recebimento
desta notificação, dirigida ao Diretor Geral do Hospital Universitário na Av.
Lourival Melo Mota, S/N – Tabuleiro dos Martins, CEP 57.072-900 – Maceió/AL,
sala da Secretaria Geral, telefone 82 3202-3715, tendo em conta a possível
aplicação de sanções administrativas, conforme disposições contidas na Seção
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I, capítulo IV, da Lei nº 8.666, de 21 de junho de 1993, e da Lei nº 10.520, de
17 de julho de 2002 e seus regulamentos, sem prejuízo da rescisão do
contrato, nos termos do art. 77 e seguintes da Seção V, do Capítulo III, do
mesmo diploma legal.

Diretor Geral /UFAL
Nota explicativa:
1. A Advocacia Geral da União alerta que cabe ao Fiscal do Contrato manter em
registro próprio, regularmente atualizado, todas as ocorrências relacionadas
com a execução do contrato, nos termos do § 1º do art. 67 da Lei nº 8.666, de
1993. Esse expediente permitirá que se solicite à Contratada, de forma clara e
precisa, os esclarecimentos e providências indispensáveis ao adequado
acompanhamento contratual.
2. A AGU alerta que esta etapa pode ser suprimida , na hipótese do fato
infracional estar comprovadamente consumado e não haver necessidade de
solicitação de providências.
2.1 Neste caso, a autoridade competente do órgão, mediante informações
prestadas pelo Fiscal do Contrato, por escrito, poderá, de plano, notificar a
Contratada acerca dos fatos, tendo em vista a possível aplicação de penalidade.

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NORMAS,
PROCEDIMENTOS E
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