Lenilda Luna - jornalista

Um setor fundamental para a vida de todos os estudantes da Ufal, o Departamento de Registro e Controle Acadêmico (DRCA) abriga toda a trajetória acadêmica de um aluno. São documentos da matrícula, das notas e, o mais cobiçado: os diplomas que coroam uma rotina de esforços e dedicação.

Mas não é fácil organizar e armazenar tantos dados num setor. Desde que assumiu a direção do DRCA, no final de janeiro deste ano, Josilan Paulino vem buscando implementar uma organização nas pilhas e pilhas de pastas acumuladas no arquivo. "Inicialmente, fizemos um diagnóstico e, nos dois primeiros meses, uma arrumação nestas pastas que ficavam literalmente no caminho de quem estava no setor", explicou o diretor.

O setor de arquivo, organizado pelo servidor Carlos Roberto Araújo da Cunha, há 34 anos no mesmo lugar, recebe os documentos de processos finalizados na Divisão de Matrícula e na Divisão de Registro de Diplomas. "Na Ufal, são registrados os diplomas de graduação e pós-graduação dos nossos alunos e também de faculdades particulares de Alagoas", informa Josilan.

São registros da vida de universitários há quase 60 anos. "Na arrumação que fizemos, localizamos documentos históricos importantes, como ofícios do Regime Militar proibindo a utilização de certos livros e também determinando a investigação de alguns estudantes. São documentos que revelam aspectos importantes da nossa história", ressalta o diretor.

Para organizar os papéis, o DRCA solicitou o apoio dos técnicos do Arquivo Central da Ufal, gerenciado pela arquivista Maristher Moura Vasconcelos, com a colaboração de Décio de Santana Filho, o idealizador e executor do trabalho. "Esses documentos ficam no setor por um determinado prazo, depois disso, eles devem seguir para o Arquivo Central. Para eliminar qualquer documento, é preciso seguir um processo de análise que passa pelo Arquivo Nacional e publicação no Diário Oficial da União", explica Josilan Paulino.

Outra dificuldade encontrada no setor é que os sistemas eletrônicos existem há poucos anos. "Os registros de alunos matriculados há 30 anos, eram todos feitos à mão. É preciso ter pastas organizadas para encontrar essa documentação, caso seja solicitada. Estamos buscando lançar tudo no sistema para ser mais fácil localizar", destaca.

Novidades no setor

As ações implementadas na gestão da professora Valéria Correia, quando Josilan Paulino assumiu a direção do DRCA, passam por uma orientação de gestão participativa e descentralizada. "A equipe participa das decisões do setor e organização dos procedimentos internos. Foi adotada uma política de segurança da informação, além de segurança documental, e de ferramentas computacionais de controle administrativo e de trabalho colaborativo entre os setores internos", ressalta Paulino.

Josilan destaca ainda que novos fluxos de trabalhos estão sendo implementados com intuito de propiciar melhor celeridade nas tramitações dos processos entre o departamento e outros setores da Ufal. "O DRCA buscará inovar para atender com mais agilidade e transparência, aos nossos principais clientes, que são os estudantes", informa o diretor.

Entre os planos do DRCA para atender melhor à comunidade universitária, também estão a digitalização de documentos. "Foi criado um grupo de trabalho para avaliar essa possibilidade. Essa proposta deve atender não só ao DRCA mas também à outros setores que acumulam documentos, como o DAP", explica Josilan. Também está em estudo a aquisição de novo formato dos diplomas de mestrado e doutorado com papel moeda, como acontece com os diplomas de graduação, com intuito de dificultar possíveis fraudes.

Outro aspecto importante, implementado na nova Gestão da reitoria são as colações de grau de caráter social, com participação de formandos de vários cursos. "Temos um novo formato através de parceria com o cerimonial, além de apoio do gabinete da reitoria e vice-reitor, dando ênfase à cerimônia com apresentações culturais, com participações das pró-reitorias, valorizando o momento dos formandos e seus familiares", ressalta Josilan Paulino.

Essa proposta deve ser descentralizada, para atender aos campi do interior. "O DRCA também tem pensado na Colação de Grau Social no interior, em parceria com as Coordenadorias de Registro e Controle Acadêmicos (CRCAs). No final de agosto, daremos início à uma série de colações de grau que serão realizadas em Arapiraca e Delmiro Gouveia, no sentido de atender as demandas dos alunos de outros municípios", informa o diretor.

Sobre o diretor do DRCA

Josilan Paulino é bacharel em Turismo pela Fundação Educacional Jayme de Altavila (2002), especialista em Gestão Empresarial (Unifal-2006), mestre em Modelagem Computacional do Conhecimento (Universidade Federal de Alagoas) e graduando em Direito (Faculdade de Maceió). Tem experiência nas áreas de empreendedorismo, tecnologia, turismo e inovação.

Paulino ingressou na Ufal, por meio de concurso público, como secretário da Pós-graduação do Instituto de Química e Biotecnologia. Desde outubro de 2014, é assistente-administrativo. Atuou junto ao Núcleo de Inovação Tecnológica da Ufal, coordenando as incubadoras de empresas Incubal e NEG. Coordenou também o setor de suporte ao Moodle na Coordenadoria Institucional de Educação a Distância (CIED). 

É membro da Comissão Institucional de Supervisão da Carreira dos Técnicos Administrativos em Educação (CIS) na Ufal. Foi membro do Conselho Universitário (Consuni) e do colegiado do mestrado em Modelagem Computacional do Conhecimento. Atuou em comissões de sindicâncias e processos administrativos disciplinares. Coordenou diversos cursos de capacitação nas áreas de Informática e Gestão Pública por meio do Programa de Capacitação para servidores promovido pela PROGEP.

Saiba mais sobre o DRCA 

É o setor responsável por toda documentação e registros pertinentes aos alunos da Ufal durante toda a vida acadêmica. Conta com 17 servidores e 3 funcionários terceirizados. Os serviços oferecidos são: recebimentos e envio de processos e documentos; recebimento de Licença médica; assinatura de histórico analítico, comprovantes de matrícula e certidões; fornecimento de requerimentos diversos; agendamento da colação de grau; inserção de dados no sistema acadêmico. Contatos: e-mail secretaria@drca.ufal.br; telefone 3214-1087.