Perguntas Frequentes

Almoxarifado

  •  O que fazer quando o almoxarife tenta atender uma requisição de material e o sistema informa: “não foram encontrados materiais com os parâmetros informados”?
    • Faça uma consulta pelo material no sistema através dos Portal Administrativo → Requisições → Material → Catálogo → Consulta de Materiais. Caso não encontre o material desejado é importante que o usuário entre em contato com o Departamento de Material e Patrimônio (DMP), pois nesta unidade são feitos todos os procedimentos de ativação e desativação de todos os materiais.
  •  Cadastrei uma requisição e agora estou querendo fazer a alteração do atendimento, pois atendi uma quantidade a mais de um material. O que fazer?
    • O almoxarife deve acessar o SIPAC → Módulos → Almoxarifado → Requisições → Alterar Atendimento. O usuário informa o número da requisição e clica em buscar, nesse momento, serão exibidos os materiais da requisição, com a quantidade solicitada e a quantidade atendida. Ele deve clicar no ícone de alterar Quantidade e o sistema mostra a tela de dados do material com o campo Nova Quantidade disponível para a alteração.
  •  Como fazer para adicionar no sistema o saldo mínimo que um determinado material deve ter?
    • O usuário deve seguir os passos : SIPAC → Módulos → Almoxarifado → Estoque → Manutenção de estoque. Clicando nessa opção poderá ser selecionado o material desejado e em seguida, clicando no ícone Alterar, o sistema abrirá um campo onde poderá informar o saldo mínimo do material.
  •  Quando o almoxarifado setorial requisita material para o almoxarifado central, qual é o documento que eu irei utilizar para registrar a entrada deste material no meu estoque?
    • A nota de fornecimento é o documento utilizado para registrar a entrada de um material no estoque do almoxarifado setorial. O almoxarifado setorial acessa o SIPAC » almoxarifado » estoque » receber nota de fornecimento, e então, a requisição de material que foi feita do setorial para o central, aparece na listagem de nota de fornecimento, para que o seja registrada a entrada dos materiais no almoxarifado setorial.
  •  Existe algum relatório que informe sobre o atendimento das requisições enviadas ao almoxarifado?
    • Sim, é o relatório de atendimento de material. Basta que o usuário acesse SIPAC → Módulos → Almoxarifado → Requisições → Relatórios–> Relatório de Atendimento. Informe o número e ano da requisição. Se a requisição tiver sido atendida pelo devido almoxarifado, o sistema mostra um relatório contendo código do material, denominação, a unidade de medida, quantidade, preço unitário e total.
  •  Ao emitir o RMA sintético, verificamos que 2 grupos o 3036 e o 3041 estão com saldo zerado no relatório citado, e além disso, são grupos que nosso almoxarifado não trabalha mais. o que fazer para remover esses grupos do relatório ?
    • O usuário deve entrar em contato com o DMP para que os grupos sejam DESASSOCIADOS do almoxarifado. Para fazer a desassociação, basta seguir os passos : CADASTRO → ALMOXARIFADO → LISTAR ALTERAR → ASSOCIAR GRUPO DE MATERIAL. Ao clicar nesse botão, os grupos que estão associados ao almoxarifado estarão logo abaixo, sendo necessário somente clicar no botão REMOVER para concluir a desassociação.
  •  Qual o procedimento deve ser realizado quando um almoxarife não consegue fazer a movimentação de um material (Saídas ou entradas no estoque), pois o sistema mostra mensagem de inconsistência de saldo do material entre RMA analítico e Relatório de estoque (Inventário) ?
    • Primeiramente, deve-se logar como o usuário, e em seguida copiar o código do material, e fazer a emissão do RMA analítico (SIPAC»Módulo almoxarifado » Relatórios» RMA Analítico) e relatório de estoque (SIPAC»Módulo almoxarifado » Relatórios»Inventário), e na sequência, fazer a comparação do saldo do material entre esses 2 relatórios. Se o saldo não estiver batendo, devemos solicitar ao almoxarife a informação da quantidade correta do material no estoque físico, e em seguida cadastrar uma tarefa informando os detalhes sobre a inconsistência
  •  Como faço para alterar a unidade de atendimento de um material, pelo almoxarifado?
    • O cadastro é feito no modulo ALMOXARIFADO, na aba de Requisições *Material/Requisições → Alterar Unidade de atendimento, ele vai pedir a relação entre a unidade recebida e a unidade que vai ser cadastrada .
  •  Sou do almoxarifado setorial, e identifiquei que uma nota de fornecimento vinda do almoxarifado central ainda está pendente de recebimento, mesmo eu já tendo recebido, e mesmo essa nota estando com o status FINALIZADA ATENDIMENTO. Isso é um erro?
    • Não. para verificar se essa nota de fornecimento foi realmente recebida, basta ir em SIPAC » almoxarifado » estoque » nota de fornecimento, em seguida clique no botão RECEBER da nota que você desconfia já ter feito o recebimento, na sequência, copie o código de um dos materiais da nota e vá em : SIPAC » almoxarifado » relatórios » movimentação por material, e consulte a movimentação para o material de código copiado, ou qualquer outro material da nota. Se NÃO houver entrada para esse material através dessa nota de fornecimento, significa que a nota não foi recebida no sistema. Em relação ao status FINALIZADA ATENDIMENTO, esse status é baseado no atendimento feito pelo almoxarifado central para essa requisição.
  •  O que fazer quando na troca de material em uma requisição de material, o sistema informa que não é possível trocar pois os materiais possuem unidades de medidas diferentes?
    • Mesmo sendo 2 materiais semelhantes, por exemplo caneta, o sistema só irá permitir a troca desses materiais na requisição se eles possuírem a mesma unidade de medida. Então, o usuário terá que alterar a unidade de atendimento do material e criar uma relação. Para fazer isso, o almoxarife deverá ir em almoxarifado » Alterar Unidade de Medida do Atendimento, em seguida selecionar o material desejado e alterar a unidade de medida criando a relação de por exemplo: 1 caixa tem 12 unidades. Ao fazer isso, é necessário ainda que a unidade seja alterada na opção MANUTENÇÃO DE ESTOQUE, na aba estoque do mesmo módulo. Ao concluir essa operação o material da requisição poderá ser trocado por esse que foi alterado, por possuírem a mesma unidade de medida.
  •  Para que serve a opção AUTORIZAR ATENDIMENTO na aba de requisições do módulo almoxarifado?
    • Através dessa opção, o almoxarife autoriza que determinada quantidade de materiais de uma requisição poderá ser atendida. O almoxarife poderá fazer essa autorização, a partir do momento que a requisição estiver aguardando autorização orçamentária do chefe da unidade, ou quando essa requisição for enviada. Um exemplo é : uma requisição foi enviada solicitando 30 unidades de um determinado material, então, o almoxarife poderá autorizar o atendimento de apenas 15. E no momento da autorização, irá aparecer uma nova coluna com as informações QUANTIDADE SOLICITADA, QUANTIDADE AUTORIZADA E ATENDER.
  •  Onde verifico a listagem de solicitações de cadastros de materiais no sistema?
    • Para verificas a lista de todas as solicitações de cadastro de materiais, basta ir em SIPAC » módulos » almoxarifado » cadastro » solicitação de cadastro de material. Nessa tela, o usuário responsável pelo cadastro de material poderá fazer a busca através de alguns critérios, como : todas as solicitações de cadastro, por período e por grupo de material. Após fazer a busca o usuário poderá selecionar a opção de formato e impressão e um relatório com as solicitações desejadas será disponibilizado para impressão.
  •  Quem insere um almoxarifado como sendo : ALMOXARIFADO ORÇAMENTÁRIO?
    • Essa alteração no almoxarifado para deixá-lo como sendo orçamentário, é uma alteração feita por nós da diretoria de sistemas. Para isso, basta ir em SIPAC » MUDAR DE SISTEMA » CADASTRO » ALMOXARIFADO » LISTAR ALTERAR, na tela que segue, existe várias opções que podem ser alteradas e entre essas opções, está a de orçamentário SIM ou NÃO. MAS LEMBRANDO !!! Para que seja feita uma alteração desse tipo, algumas verificações devem ser feitas no sistema, e depois dessas verificações, precisamos ainda saber qual o usuário que está solicitando essa alteração. Depois disso, a alteração pode ser concluída.
  •  Cadastrei uma nota fiscal equivocadamente, e agora desejo removê-la no sistema, porém o sistema informa que não é possível remover a nota pois uma movimentação foi feita para um determinado material da nota após o cadastro da mesma. O que fazer?
    • Quando o usuário cadastra uma nota fiscal, e após o cadastro dessa nota, um dos Itens da nota tem uma saída registrada no sistema(seja através de requisição ou através de saída avulsa), o sistema bloqueia a remoção dessa nota no sistema, pois isso irá afetar o cálculo do preço médio do material. Para não permanecer com problemas, a diretoria de sistemas deve ser informada sobre o problema e um memorando deve ser enviado para a correção do caso.
  •  Uma requisição pode estar com o status FINALIZADA ATENDIMENTO sem ter itens atendidos ?
    • Sim. O almoxarife tem a opção, na hora do atendimento, de “continuar” o atendimento até confirmá-lo sem ter atendido nenhum item .
  •  Não está aparecendo o link para alteração de uma Nota Fiscal, o que pode ser isso ?
    • Uma NF só pode ser alterada por usuários com permissão para fazê-lo que sejam da mesma unidade daquele que cadastrou esta NF .
  •  O que é data de atesto? (campo de preenchimento da nota fiscal)
    • A data de atesto é utilizada para identificar o dia em que todos os materiais da nota foram recebidos. Uma forma de dar um “OK” para a nota fiscal.
  •  No cadastro de um almoxarifado (disponível em SIPAC → mudar de sistema → cadastro → almoxarifado → cadastrar), existe opção “ONLINE” onde é possível marcar SIM OU NÃO. O que significa essa opção “ONLINE” ?
    • Um almoxarifado pode ser cadastrado como online se for um almoxarifado que recebe as requisições sem precisar do envio do comprovante da requisição, pois o almoxarifado possui uma impressora, que ao ser feita uma requisição em um determinado setor, esta é impressa no próprio almoxarifado através dessa impressora.
  •  Estou tentando atender uma requisição (SIPAC → Módulo Almoxarifado → Requisições → Atendimento de Requisições → Atendimento de Requisições), porém no final do processo o sistema informa “Erro de Negócio - Já Existe um atendimento para um item dessa requisição”. O que está ocorrendo?
    • Essa requisição, provavelmente, já foi atendida, mesmo que a quantidade atendida seja 0. Nesse caso o almoxarife deve utilizar a opção “Alterar Atendimento” (SIPAC → Módulo Almoxarifado → Requisições → Atendimento de Requisições → Alterar Atendimento), assim ele poderá alterar a quantidade dos materiais atendidos.
  •  Quando é dado a entrada no material por uma unidade, porém ele vai ser dado saída de outra unidade do almoxarifado, como proceder?
    • O usuário deve utilizar a opção “Alterar unidade de atendimento” , Mod. almoxarifado »> Aba Requisições , e fazer a relação de [unidade cadastrada]/[unidade desejada], por exemplo se for feito uma mudança de milha para centena a relação que deve ser posta é 10, pois 1000/100 = 10 .
  •  Não consigo cadastrar uma nota fiscal no módulo Almoxarifado porque o sistema informa que “O valor total da nota fiscal é superior ao saldo do(s) empenho(s) inseridos”.
    • Nesse caso, verifique se o saldo do empenho associado à nota fiscal está zerado. Se estiver, isso indica que a liquidação do empenho foi realizada antes do recebimento da nota. Para cadastrá-la corretamente deve-se estornar a liquidação, cadastrar a nota e liquidar o empenho novamente.
  •  Eu sou do almoxarifado setorial, e fiz uma requisição de devolução de um material que chegou no meu estoque através de nota de fornecimento. O almoxarifado central já atendeu a requisição de devolução, porém o material continua aparecendo nos relatórios do meu almoxarifado, o setorial. O que devo fazer para dar baixa desse material no meu estoque? Não deveria ser automático?
    • Nesse caso o procedimento de baixa no estoque não é automático, pois a DEVOLUÇÃO está sendo realizada de um almoxarifado para outro, quando o procedimento mais comum para requisições de devolução é de uma unidade para o almoxarifado. Para dar baixa no estoque do almoxarifado setorial, o almoxarife deverá registrar uma SAÍDA AVULSA e no campo justificativa informar que a saída está sendo realizada para dar baixa no estoque do almoxarifado setorial.
  •  Cadastrei uma nota fiscal no SIPAC, mas os itens desta nota não aparecem no inventário.
    • Se a nota foi cadastrada pelo módulo de Liquidação de despesas, seus itens realmente não aparecem no inventário. Se for este o caso, deve-se estorná-la no módulo de Liquidação e recadastrá-la no módulo de Almoxarifado.
  •  Caso o usuário tente realizar uma requisição de material e apareça a mensagem A sua unidade não tem nenhum almoxarifado cadastrado.
    • O usuário deve acessar o caso de uso Sistema: SIPAC → Módulo: Cadastro → Menu Mudar Sistema → Cadastro → Almoxarifado → Listar/Alterar e realizar a associação de um almoxarifado na opção Associar Unidade.
  •  Para que serve o calendário contábil (relacionado ao módulo Almoxarifado)?
    • Permite que sejam alteradas notas fiscais, entradas e saídas avulsas de meses anteriores.
  •  É possível alterar dados de NF de períodos anteriores?
    • Pode, contando que não haja entradas posteriores do material e desde que o calendário contábil esteja aberto.
  •  Ao cadastrar uma nota fiscal o sistema permitiu a continuidade do cadastro mesmo que o valor dos itens sejam superiores ao do empenho, fazendo com que o empenho fique negativo. Por que isso ocorre?
    • Isso é permitido somente para o gestor geral de almoxarifado e é utilizado em situações em que o gestor tem conhecimento de que o empenho será reforçado.

Catálogo de Materiais

  •  O que são os descritores de material?
    • Os descritores de materiais são características específicas comuns a um determinado grupo ou subgrupo de material. Vejamos o caso do grupo 5235 - Equipamentos de Processamento de Dados: podemos cadastrar monitores, impressoras, computadores, etc. Todos esses materiais podem ter uma característica comum, por exemplo, número de série. Podemos cadastrar um descritor chamado número de série para o grupo 5235. Dessa forma, poderemos consultar os bens pelo seu número de série. De outra forma, todos os monitores possuem a especificação da polegada, resolução, etc. Com o cadastro de um descritor chamado polegada, esses materiais poderão ser consultados pela polegada, que é o caso de um gestor de patrimônio querer consultar todos os monitores de 19“. Para conhecer mais, consulte o manual sobre o cadastro de descritores.
  •  Em que situações um material é desativado? Qual a diferença entre desativar e excluir um material?
    • Um material é desativado quando o responsável pelo catálogo de materiais deseja que aquele material não seja mais utilizado em requisições, notas fiscais. Quando desativado, o material não é listado na consulta de bens. A diferença entre a exclusão do material é porque as informações do material continuam no sistema, podendo o material ser ativado posteriormente, o que não pode ser feito quando o material é excluído.
  •  Qual a finalidade/implicações dos campos vida útil e valor residual no cadastro de grupo de material?
    • Essas informações são utilizadas pelo módulo de patrimônio para o cálculo da depreciação de um bem que pertencer ao grupo.
  •  Onde o atributo Valor Estimado (tabela material) é utilizado?
    • O valor estimado é utilizado nas requisições de material para compra, quando o material não foi adquirido pela instituição anteriormente e nas requisições para o almoxarifado quando este não possui o material em estoque.
  •  Ao tentar fazer uma requisição de material ao almoxarifado, o sistema exibe: Não é possível inserir o material, pois ele não possui valor estimado. Por que isso ocorre?
    • Isso ocorre devido ao material ter sido cadastrado via migração ou diretamente no banco de dados, não sendo informado o valor estimado do material. Pelo SIPAC não é permitido cadastrar um material sem valor estimado ou igual a zero, assim como registrar entrada do material no almoxarifado sem valor ou com valor igual a zero.
  •  O valor estimado é alterado automaticamente pelo SIPAC?
    • Não. O valor estimado é alterado somente na funcionalidade de atualizar preço de compra, disponível através da funcionalidade Catalogo de Materiais → Operações → material → listar/alterar e pela opção alterar, nessa mesma funcionalidade.

Compras

  •  Como informar no sistema que uma unidade é compradora ou não ?
    • Para fazer isso, basta seguir os passo : SIGAdmin » gestão » Cadastrar/Alterar Unidade Administrativa/Acadêmica » em seguida, informa qual a unidade deverá receber a permissão » clica no ícone de alterar dados da unidade(ícone amarelo) e na parte de baixo, seleciona SIM no campo FORMULA LICITAÇÕES. Se a referida unidade formular licitações De Obras e Serviços de Engenharia, basta marcar SIM.
  •  Como definir que tipo de licitações um determinado setor de compras ou setor de licitação poderá fazer ?
    • Para atribuir os tipos de licitações e processos de compra que uma unidade setor de compras deverá fazer, basta ir em SIPAC » mudar de sistema » unidades » atribuir permissões para compra e fazer as atribuições dos tipos de licitações e processos desejados. As modalidades de licitação devem ser cadastradas primeiramente em SIPAC → Mudar de sistema → Cadastro → Modalidade de Licitação → Cadastrar
  •  Vou inserir itens num novo processo de compra e o sistema não permite (o botão de inserir itens aparece indisponível?)
    • O botão inserir itens aparece indisponível porque já existe um processo de compra associado àquela requisição no qual se deseja cadastrar o novo processo de compra.
  •  Estou tentando cadastrar um processo de compra para uma requisição de obras e o sistema mostra a mensagem : “Essa requisição foi totalmente atendida”, o que devo fazer?
    • Para o cadastro de um processo de compra de uma requisição de obra, uma requisição de material deve está associada a requisição de obras,para fazer essa associação basta ir em : SIPAC » infra estrutura » aba manutenção » requisição de material » cadastrar. Após esse procedimento, o sistema irá liberar a requisição de obra para ser inserida no processo de compra.
  •  Quando um pregão está em fase de liquidação, e se quer cancelar uma empresa, pegar os itens que esta empresa ganhou e passar para outras, qual o procedimento?
    • Retorna o processo para Alteração das Propostas (Menu Compras → Aba Setor Licitação → Licitação → Retornar Processo para Alteração das Propostas), depois acessa o link (Menu Compras → Aba Setor Licitação → Licitação → Cadastrar/Alterar Propostas), faz as alterações necessárias. Em seguida, é necessário realizar novamente o julgamento das propostas e gerar os pré-empenhos.
  •  Quando estou tentando inserir itens de uma requisição em um processo de compra, o sistema não permite que eu insira. A caixinha do lado esquerdo que eu deveria clicar para inserir o item na licitação está desabilitada. Como eu faço para prosseguir?
    • Cada item de uma requisição de material pode ser atendido de duas formas: ou é atendido por algum almoxarifado ou é encaminhado para compra (onde só poderá participar de uma licitação). Na tela que lista os itens da requisição para inserção no processo de compra, caso a caixinha para seleção de um item para inserção esteja desabilitada, podemos ter duas situações. (1) O item foi atendido pelo almoxarifado, então o dado do item referente a coluna “Processo” será “Nenhum” ou (2) o item já foi inserido em uma outra licitação e não pode ser mais inserido na atual, ou seja, o dado do item referente a coluna “Processo” será o número/ano do processo licitatório em que foi inserido, por exemplo “51942/2008”.
  •  Quando uma licitação tiver com status de JULGADA e tiver que fazer alguma alteração nos itens da licitação, qual o procedimento?
    • 1. Retornar Processo para Alteração das Propostas;
    • 2. Apaga as propostas;
    • 3. Retornar Processo ao Setor de Compras;
    • 4. Alterar o processo, excluindo os itens.
  •  Sou da divisão de importação, e quando tento cadastrar um processo de compra (uma DL), ao informar a requisição, os itens são listados com um valor, porém, quando faço a inserção dos itens, e clico em continuar , o sistema mostra outros valores para os itens e, como eu informei um determinado INCISO para a DL, o sistema não permite concluir o processo de compra pois o valor desses itens ultrapassam o valor permitido no INCISO. O que devo fazer?
    • Numa situação dessa, como o valor do item muda de uma tela para a outra, o sistema está pegando o valor da ultima compra o material. Nesse caso, para que seja informando um NOVO VALOR PARA COMPRA, é necessário que o usuário vá em SIPAC » COMPRAS » CADASTRO/MANUAIS » MODIFICAR PREÇO COMPRA, e nessa tela ele poderá informar o novo valor para compra do material.
  •  Como atualizar o preço de um material em um pregão ?
    • 1º deve-se verificar se o PR ainda não foi enviado para licitação, o status do PR deve estar como “SETOR DE COMPRAS”. 2º Caso a primeira condição tenha sido verificada, o usuário basta seguir os seguintes passos [Mod. Compras »> Aba Cadastro/Manual »> Modificar Preço Estimado para Compra .
  •  No julgamento das propostas de um PR o que deve ser feito, os preço devem ser posto de forma total ou unitário?
    • Os preços que aparecem na proposta para serem postos devem sempre ser o valor unitário que ganhou a licitação do material, nunca o valor total, pois ai o sistema não realiza a divisão apenas atribui o valor de cada item e multiplica pela quantidade
  •  Defini minha unidade como compradora no SIGAdmin conforme pergunta 1, mas ao acessar o módulo de compras para cadastrar um processo de compra o sistema exibe uma mensagem informando que a unidade não possui permissão de compra.
    • Além de definir que a unidade pode realizar licitações é necessário cadastrar os tipos das licitações e as modalidades que a unidade poderá licitar, conforme descrito na pergunta 2
  •  Ao clicar em cadastrar processo de compra ele solicita o tipo de compra, mas não exibe opção alguma.
    • Os tipos de compras exibidos devem ser cadastrados na base de dados do SIPAC. Nesse caso, entre em contato com o suporte, pois é necessário que os tipos sejam inseridos na tabela compras.tipo_compra. (Aberta tarefa 119416 para criação de CRUD).
  •  Ao cadastrar um processo de compra não é exibida a opção de selecionar se o processo é sistema de registro de preço.
    • Essa opção é exibida na primeira tela da funcionalidade para as unidades que possuem permissão para licitar modalidades que são do tipo registro de preço. Essa permissão é atribuída em SIPAC » mudar de sistema » unidades » atribuir permissões para compra e, ao inserir as modalidades de licitações, selecionar a opção “Permitir Cadastro de Processo de Compra SRP".
  •  Ao definir os dados da licitação informando o tipo do processo e a modalidade, o campo número da licitação está sendo sugerido como zero
    • A numeração das licitações são sugeridas pelo sistema, mas podem ser informadas pelo usuário. Caso haja uma modalidade com o número informado o sistema emitirá uma mensagem informando. A numeração é sugerida por gestora e, caso esteja sendo exibido zero é necessário realizar o ajuste na coluna sequencia_modalidade_compra da tabela comum.unidade com o valor da sequencia unidade_modalidade_seq
  •  Cadastrei um modalidade de compra (Compras > cadastro > Modalidade de Licitação). Inseri a modalidade de licitação a unidade. Porém ao cadastrar um processo de compra, essa modalidade não aparece. Como faço para que ela apareça ao cadastrar um processo de compra?
    • É necessário preencher a tabela compras.tipo_processo_modalidade. Lá você vai colocar o id da modalidade cadastrada e o id do tipo do processo de compra(ex. id do processo licitação)
  •  Como registrar a adesão a uma ata de registro de preço quando a unidade gerenciadora não for a UFAL?
    •  Através da funcionalidade disponível em Compras - Registro de Preço → Adesão a registro de preço → Cadastrar. Na primeira tela é perguntado se a unidade gerenciadora é UFAL ou não. Nesse caso, selecione a opção “NÃO” E forneça as demais informações solicitadas.
  •  Em uma licitação temos itens que tiveram propostas, mas não podem ser homologados no momento. Contudo, posteriormente iremos realizar a homologação desse item. O módulo de Compras permite que sejam homologados apenas alguns itens?
    • Sim. O procedimento a ser adotado é o seguinte: realiza-se o cadastro ou a importação das propostas, mas os itens que não serão homologados devem ser marcados para julgamento manual, na funcionalidade de julgar propostas. Feito isso, acesse a funcionalidade de homologar ata disponível em compras- registro de preço e faça a homologação dos itens julgados. Após a resolução dos problemas dos outros itens, estes deverão ser julgados e a ata homologada novamente.
  •  Quando uma requisição de material para compra tem seu status alterado de enviado?
    • Quando qualquer um ou todos os itens são inseridos em um processo de compra.

Compras Registro de Preços

  •  Quando o registro de preço estará disponível para as unidades?
    • Finalizado o processo de compra, o responsável pelo registro de preço homologa a ata tornando-a pública e disponível para adesão.
  •  Como consulto os bens que estão em um registro de preço? E como solicitar os materiais?
    • Através da consulta de materiais em SIPAC → Portal Administrativo → Requisições → Material → Catálogo → Consulta de Materiais, os materiais listados possuem uma indicação se estão em almoxarifado, registro de preço, dentre outras. Através dessa opção é permitido cadastrar uma requisição em um registro de preço. Além desses caminhos, as atas de registro de preço podem ser visualizadas em SIPAC → Portal Público → Atas Vigentes → Atas. E as solicitações podem ser feitas em SIPAC → Portal Administrativo → Requisições → Material → Solicitar em um Registro de Preços → Solicitar Material em um Registro de Preços. Para mais informações, consulte os manuais Visualiza Ata e Solicitar em um registro de preço.

Contratos

  •  Como funciona a permissão de Gestor de contratos gestora?
    • Se o usuário for GESTOR GESTORA só visualizará contratos que forem cadastrados por usuários da sua UNIDADE GESTORA ou que possua unidades beneficiadas que possuam sua unidade gestora em sua hierarquia. Para contratos de auto-incremento, está verificando se o contrato é da unidade gestora do usuário, já que não tem unidades beneficiadas.
  •  Quais são os dados integrados entre o módulo de contratos do SIPAC e o SICON (SIASG)? No SICON, são registrados diversas informações como: Dados Gerais do Contrato, Fiscais, Eventos de contratos, Termos aditivos, Apostilamentos e Cronograma Físico-Financeiro. Gostaria de saber se todas essas informações são importadas do SICON ou será necessário inseri-las novamente no SIPAC caso necessário?
    • São importados os gerais do contrato (alguns): Numero do contrato, tipo do contrato original, tipo de aditivo, ano do contrato original, UASG da licitação, modalidade de licitação, numero da licitação, ano da licitação, Inciso, data da publicação, UG da fatura, gestão da fatura, numero da fatura, aquisição, objeto do contrato, contratado, contratante, processo, fundamento legal, inicio e fim da vigência, data da assinatura, data da prorrogação, numero da OS, valor, empenhos Todos esses dados podem ser importados, não usamos todos eles. - Os termos aditivos são importados. - Não importamos: Apostilamentos, fiscais, eventos de contratos e cronograma Físico-Financeiro.
  •  Como é realizado o pagamento dos contratos de receita?
    • A UFAL celebra o contrato com o contratado. Após este procedimento a seção de contratos da Universidade gera a GRU para pagamento do contratado. Em seguida a Gestão de Contratos consultar o pagamento no SIAFI para fazer o lançamento da GRU no SIPAC, e o sistema atualizar o valor atual do contrato.
  •  Não tenho acesso para enviar ficha de acompanhamento de contratos, como devo solicitar?
    • Deve-se entrar em contato com a seção de contratos, onde é dada a permissão.
  •  Não aparece minha unidade para enviar a ficha de acompanhamento, aparece outra unidade.
    • A atribuição é feita pela seção de contratos. Eles podem alterar a unidade que o usuário envia a ficha de acompanhamento.
  •  Há possibilidade de retirarmos a essencialidade de inclusão do email da empresa como informação necessária para o cadastro do contrato? Porque é difícil ter os emails de todas as empresas.
    • O campo Email refere-se ao que está no Passo 3 do cadastro de contrato? abaixo do campo telefone? Em caso positivo, não é recomendável retirar a obrigatoriedade desse email, o campo E-mail do fluxo 3 do cadastro de contrato é utilizado pelos timers na notificação de vencimento do contrato. Observação: Importante ressaltar que uma vez modificado o e-mail do contratado, todos os outros contratos associados aquele fornecedor terá o e-mail atualizado.
  •  Na inclusão de contratos já há uma numeração de processo pré-selecionada (conforme foto em anexo), sendo que nossos processos começam com 00190, logo pergunto se não podemos modificar isso?
    • É possível mudar o radical do processo no SIGAdmin. Caminho: SIGAdmin → menu Gestão → Unidades Administrativas/Acadêmicas → listar/alterar unidades. Na alteração da unidade (ícone amarelo).
  •  Gostaria de visualizar um arquivo que esta anexado em um contrato, como faço isso?
    • A duas formas de se fazer a visualização desses arquivos anexados:
      • A primeira é indo pelo portal administrativo: SIPAC » Portal Administrativo » Contratos » Todos os Contratos. Para fazer a visualização do arquivo basta clicar no link “Detalhar Contrato”.
      • E a segunda é indo pelo módulo Contratos: SIPAC » Módulos Contratos » Consultas/Relatórios » Gerais » Contrato Detalhado.
  •  Como a UFAL faz com as situações de glosa das notas fiscais?
    • No caso da UFAL a Glosa é aplica diretamente no valor da nota. A gestão de contratos da universidade envia um comunicado informando inconformidade do serviço. E quando emitimos o valor já está abatido.
  •  Quando a empresa reclama e a UFAL aceita a reclamação (concordando com a empresa), a UFAL tem de pagar o valor da glosa?
    • Segundo a gestão de contratos dificilmente acontecem esses casos. Normalmente a empresa não tem o que reclamar se de fato aconteceu a inconformidade.
  •  O valor da glosa vem na próxima fatura? Junto com o valor normal da prestação dos serviços?
    • Na UFAL se a empresa manda um aviso prévio antes…e a fatura já foi gerada.. a correção será feita na próxima fatura.
  •  Gostaria de cadastrar um contrato e inserir uma UNIDADE BENEFICIADA, mas a unidade não existe. O que deve ser feito em casos como este?
    • O cadastro da unidade beneficiada é na verdade o cadastro convencional de unidade no SIGAdmin. O Usuário da FUNPEC deverá entrar em contato conosco informando o nome da unidade e a unidade responsável para que possamos cadastrá-la no SIGAdmin. Após o cadastro, no 3º passo do cadastro de um contrato no portal da fundação, a unidade beneficiada poderá ser inserida.
  •  Quando os contratos entram no vencimento, o sistema manda email?
    • Na UFAL, os contratos passam a aparecer na funcionalidade contratos a vencer (SIPAC → Módulos → Contratos → Geral → Contrato → Contratos a Vencer) quando ultrapassam 30 dias para seu vencimento. O valor de 30 dias é parametrizado, isto é, pode alterado para qualquer valor através do sistema SIGAdmin.
    • Existem dois timers: um disparado mensalmente, no dia 28 de cada mês. Com a lista de contratos a vencer em 30 dias. O outro é diário. Envia os contratos que estão pra se vencer em exatamente 30 dias a partir daquele dia (da data atual a 30 dias).
  •  Para que ser o parâmetro ENVIA_ALERTA_VENCIMENTO_CONTRATOS_FORNECEDOR?
    • Aviso ( e-mail ) de fim de vigência do contrato para fornecedores
  •  O reajustamento de contrato tem haver com o aditivo contratual?
    • O reajustamento dos preços com base em índice ou repactuação, não entra no limite do percentual de ACRÉSCIMO ou SUPRESSÃO estabelecidos em lei.
  •  Em quais casos é realizado aditivo contratual com reajuste?
    • Aditivo para reajuste somente se o reajustamento/repactuação coincidir com a prorrogação, caso contrário, o reajuste/repactuação é feito por APOSTILAMENTO.

Email

  • Por que estou recebendo memorandos e e-mails no meu e-mail secundário?
    • Para passar a receber os emails referentes aos sistemas da Universidade no seu email institucional, é necessário que você altere seu email no SIGRH na seção de Dados Pessoais para o email institucional. Para processos já cadastrados as informações sobre a movimentação dos processos continuarão sendo encaminhadas para o email que constava no sistema na hora do cadastro.

  • Por que mesmo após a atualização do e-mail no sigAdmin ainda estou recebendo e-mails de movimentações de processo/memorando no meu email secundário?
    • Isso pode estar ocorrendo porque o e-mail que constava no sistema na hora do cadastro do processo/memorando era o seu e-mail secundário.

Infraestrutura

  •  Para a obra criar OS apenas para quando a modalidade for DL?
    • Sim, no caso da Superintendência de infraestrutura somente DL.
  •  Vistoria no cadastro de OS de manutenção? Qual o sentido?
    • O técnico responsável pelo grupo de execução faz a vistoria no serviço que foi bem executado ou não. Exemplo: seria emitir um parecer, alguma observação após a execução do serviço.
  •  Na Emissão de Ordens de Serviço, o responsável é Setor de Contratos ou a Superintendência de Infraestrutura?
    • A emissão das ordens de serviço de manutenção e meio ambiente são realizadas pela Superintendência de Infraestrutura. As ordens de serviço de obras de modalidade DL são emitidas pela Superintendência de Infraestrutura e demais modalidades pelo Setor de Contratos.
  •  Responsável geral pelo projeto? Onde é definido? Opção aparece no comprovante da operação Designar Responsável pelo Projeto.
    • Não existe um responsável por todos os projetos e sim um para cada projeto. Exemplo: 1 para projeto elétrico, outro para projeto arquitetônico.
  •  Em finalizar projeto: qual a diferença entre “finalizar Projeto” e Finalizar Projeto e Enviar para Manutenção?
    • Quando é finalizar projeto e enviar para a manutenção é porque a equipe de manutenção da Superintendência de Infraestrutura é quem vai executar o projeto.
  •  Quais as pessoas tem o papel de requisitor de infraestrutura na UFRN? Qual o perfil? Secretários?
    • A requisição de infraestrutura pode ser acessada através do portal administrativo com os papéis de Requisitor ou Requisitor de Infraestrutura. Os perfis são os usuários da unidade (chefe, secretário e entre outros…) que possui esses papéis.
  •  A requisição precisa de autorização do chefe da unidade?
    • Não é necessário. Ao fazer o cadastro da requisição a mesma cairá para a Superintendência de infraestrutura analisar.
  •  Porque o Requisitor de Supinfra informar a fonte de recurso na requisição de obra?
    • Porque a unidade requisitante é quem informa de onde vai sair o dinheiro, que pode ser de um convênio, da sua própria unidade.
  •  O que acontece quando arquiva uma requisição? Qual o contexto?
    • Geralmente a Superintendência de Infraestrutura arquiva requisições do tipo obra. Motivos: 1) O projeto não vai ser realizado; 2) As unidades solicitantes cadastram a mesma requisição mais de uma vez devido a demora. Essas requisições são arquivadas e considerada pela supinfra a requisição mais atual.
  •  O que significa status “enviada para orçamento”? Qual o próximo passo do fluxo? O que é esperado?
    • Vai para o setor de orçamento; O setor de orçamento da infra anexa o arquivo; após esses procedimentos vai para licitação ou para o arquivo físico (se a obra não for feita). O orçamento é realizado no sistema VOLARE que Superintendência de Infraestrutura possui. O projeto da obra é realizado no AUTOCAD e anexo no SIPAC.
  •  Cadastrar requisição de material (manutenção)? O que significa a bolinha amarela: possui RMS?
    • Significa que possui requisições de materiais.
  •  Cadastro de Obra: qual o significado negocial dos campos recebimento provisório e projeto de pesquisa?
    • O Termo de Recebimento provisório é emitido quando a obra está concluída, mas a empresa tem ainda 90 dias para fazer ajustes se necessário. Após isso é gerado o termo de recebimento definitivo.
  •  A Superintendência de Infraestrutura possui uma comissão própria de licitação. Esta comissão utiliza o módulo de compras e licitação do SIPAC?
    • Sim utiliza. A Superintendência de Infraestrutura da UFAL possui uma comissão própria de licitação que está limitada a trabalhar apenas com as modalidades de Dispensa de Licitação de Convite. As outras modalidades, além dessas, são geridas pela comissão permanente de licitação da UFAL.
  •  É possível cadastrar uma porcentagem que vai ser na meta naquele mês, por exemplo 30%, mas no próximo mês (ou medição) esse valor pode ser diferente, por exemplo 15%. Isso é sempre feito na funcionalidade alterando o cronograma? É possível cadastrar porcentagens diferentes para os intervalos de medição sem alterar o cronograma?
    • Sim. Essa opção é possível inserido mais de um percentual previsto durante o cadastro da descrição do serviço no cadastro do cronograma. SIPAC → Infraestrutura → Obras → Cronograma Físico → Obras → Cronograma Físico → Cadastrar Cronograma.
  •  Cronogramas de Reequilíbrio e Extra-ordinário: Substituem o cronograma antigo ou é apenas um incremento?
    • Esses cronograma são incrementos. Quanto acontece aumento de preço de algum produto o fornecedor tem direito a atualização no valor do contrato, então cadastra-se o reequilíbrio. Quando determinado item não estava previsto na obra, e durante a mesma vai precisar de algo cadastra-se o valor extra. * Cronograma Extra: tipo de cronograma é utilizado para cadastrar serviços extras que não estavam previstos no cronograma físico inicial da obra.
  •  Sou fiscal de uma obra e ao tentar cadastrar uma medição, o sistema não gera resultados para a busca. Por que?
    • Todo fiscal cadastrado em uma obra tem um período de vigência para realizar a operação. Por isso, consulte a obra (pode ser através da opção Atualizar Obra, disponível em Listar /Alterar Obras, do módulo de Infra-estrutura) e verifique se esse período já expirou. Em caso afirmativo, peça para que o usuário entre em contato com a SINFRA, solicitando a prorrogação do prazo.
  •  No fluxo de pagamento: Quais os documentos que são gerados pelo módulo de infraestrutura no processo de pagamento?
    • Capa do Processo, Despacho para pagamento, documentos que são enviados pela empresa, tais como: Nota Fiscal, Nota de Empenho, cópia do contrato, medição que está sendo paga e entre outros.
  •  No fluxo de pagamento: Quais os documentos que ficam disponíveis para cada participante: fiscal, superintendente, setor de contratos e setor financeiro?
    • Para o fiscal fica disponível o cronograma físico, o contrato, resumo da obra, despacho. Para o Superintendente de infraestrutura ficam todos os documentos.
  •  Relacionamento entre medições e faturas: Há como gerar um processo de pagamento referente a duas medições?
    • Não. Para cada medição é gerado um processo e um despacho para pagamento para cada medição. O processo de obras é gerado em SIPAC → Infraestrutura → aba Obras → Obras → Gerar Processo da Obra.
  •  Relacionamento entre medições e faturas: O valor da medição é considerado em alguma parte para pagamento?
    • Sim. É considerado para fazer o despacho. A ideia é saber o que foi executado. Em adicionar pagamento a obra (caminho: SIPAC → Módulo de Infraestrutura → aba Obras → Obras → Obras → Adicionar Pagamento a Obra) quando informa o número da medição, o sistema recupera os valores executados para gerar o pagamento.
  •  Relacionamento entre medições e faturas: Se uma medição atrasa, ou não é feita, como isso se reflete no sistema?
    • Não reflete em nada. A empresa pode fazer a mais ou a menos em relação ao que foi previsto na obra.

Outros

  • O que fazer para o servidor perder o acesso a uma unidade específica quando o mesmo for removido da unidade?
    • Neste caso o setor que irá retirar essas permissões será o DAP. Quando o servidor for removido da função perderá o acesso.

Orçamento

  •  Os recursos destinados a folha de pagamento são lançados e realizadas as devidas movimentações concernentes a pagamentos dos servidores?
    • Não lançamos isso no SIPAC. Porém, pode ser lançado.
  •  Um usuário de uma unidade com recursos financeiros pode solicitar autorização financeira da mesma unidade para quem ela está requisitando?
    • Sim.
  •  Um Usuário de uma unidade (não autorizador do recurso), está requisitando materiais para pagamento, mas ao preencher o campo colocando a unidade que irá autorizar, o botão solicitar autorização está como desabilitado mas se colocar outra unidade, sem ser a que ele pertence, o botão habilita. Como proceder?
    • Se não tiver autorizador da unidade, de fato, não pode. Só pode ser tiver a permissão.
  •  Estou tentando configurar para que o sistema permita saldo negativo. Alterei o parâmetro PERMITE_MIGRACAO_SALDO_NEGATIVO para true. Porém o sistema continua sem aceita. Ao tentar cadastrar um empenho aparece a seguinte mensagem: “Não há saldo suficiente para registrar o débito de 124,35 no centro de custo XXXXX”. Existe uma forma de permitir essa operação?
    • Na aba cadastro do módulo de orçamento tem um parâmetro denominado de PERMITE_CELULAS_SALDO_NEGATIVO. Ele indica se permite ou não que as células orçamentárias assumam saldos negativos. O Script para inserir no banco é: INSERT INTO comum.parametro_gestora VALUES (nextval('comum.parametro_gestora_seq'), 605, 2, '1_2_15', 'true', 'PERMITE_CELULAS_SALDO_NEGATIVO', 'Indica se permite ou não que as células orçamentárias assumam saldos negativos', 1);
  •  Qual a diferença entre os tipos de empenho?
    • Ordinário: quando o valor do empenho é igual ao da compra ou serviço e o pagamento pelo seu total, em uma única vez.
    • Por estimativa: quando não houver condições de se apurar o valor correto da despesa.
    • Global: quando se conhece o valor total da despesa mas cujo pagamento é feito parceladamente.
  •  O que é uma unidade gestora?
    • É uma unidade orçamentária ou administrativa que realiza atos de gestão orçamentária, financeira e/ou patrimonial.
  •  Como eu faço para verificar se existe uma restituição lançada para uma determinada unidade no sistema?
    • Para fazer essa verificação, basta ir em SIPAC» Orçamento » Relatórios » Movimentação Orçamentária por Unidade. Em seguida informar a unidade desejada e em seguida selecionar ou a opção TODO PERÍODO ou uma faixa de períodos. Sabendo o número do documento da restituição, basta consultar no relatório gerado.
  •  Quando tento fazer a liquidação de um empenho o sistema mostra a mensagem : “A requisição já teve seu valor totalmente associado a empenhos. ”. O que deve ser feito ?
    • Primeiramente consulte a modalidade do empenho em questão (a consulta pode ser feita em ORÇAMENTO » CONSULTAS » EMPENHO). Quando um empenho ordinário é cadastrado,e durante o cadastro desse é feita a associação de uma requisição, após esse procedimento, não é mais necessário utilizar a opção LIQUIDAR EMPENHO associando a mesma requisição que foi associada no cadastro do empenho(ou seja, utilizando a opção VINCULADO A REQUISIÇÕES).
  •  Quando eu faço a emissão do relatório do saldo resumido por unidade no portal administrativo, percebo que o mesmo relatório no módulo orçamento está com divergência, isso é erro?
    • Não é erro. Acontece que no portal administrativo, esse relatório considera o saldo da unidade juntamente com o convênio, Diferentemente do mesmo relatório no módulo de orçamento, onde o saldo do convênio não é considerado.
  •  Como faço pra verificar um saldo da uma pós-graduação?
    • O saldo das pós-graduações é saldo de convênio, para verificá-lo é necessário primeiro no módulo orçamento ir na aba configuração e após ir em “Executar Orçamento de Convênio” selecionar a unidade do convênio( por exemplo CONVÊNIO CAPES PROAP (82.44)), ai então verificar em relatório o saldo da unidade em questão.
  •  Estou tentando lançar um empenho no sistema e está dando a seguinte mensagem “A sua unidade gestora não tem saldo suficiente para prosseguir com a operação”. Como proceder?
    • Nenhum registro de gasto pode ser lançado no SCO de forma que o saldo global da unidade gestora se torne negativo. Para saber a situação do saldo global da gestora, emita o relatório disponível em Menu do SCO → Relatórios → Saldo - Todas as Unidades. Verifique o valor em “SALDO TOTAL DISPONÍVEL”, que aparece logo na parte de cima do relatório. Se este saldo estiver negativo, nenhum gasto poderá ser lançado no SCO para a unidade gestora em questão.
      • O que pode ter acontecido? 1) A gestora realmente não ter mais saldo. 2) A gestora ter saldo no SIAFE e não apresentar o saldo no SCO, devido a ter inúmeras requisições cadastradas e enviadas no sistema que estão comprometendo o saldo. Por exemplo, o usuário envia uma requisição, o saldo é contingenciado, mas ele desiste de dar prosseguimento na requisição e o saldo continua bloqueado, pois o usuário não foi no sistema e estornou a requisição. Ou então, o empenho da requisição não foi lançado no sistema pela opção correta “Empenhar/Pagar Requisição” ou “Empenhar Solicitação SRP”.
      • O que fazer se for a segunda opção? Emita o relatório disponível em SCO → Relatórios → Requisições/Pré-Empenhos → Requisições Contidas e verifique as requisições que estão bloqueando saldo orçamentário. Provavelmente existirão requisições que se enquadrem na segunda opção e as mesmas deverão ser estornadas ou empenhadas da maneira correta.
  •  Estou tentando cadastrar um empenho, porém ao prosseguir com a operação, o sistema mostra uma crítica informando que o campo Número do Processo é obrigatório. Como faço para prosseguir com o cadastro?
    • A obrigatoriedade do número do processo só é pedida caso a modalidade do empenho seja ORDINÁRIO. Para os demais casos, empenhos estimativos ou globais, este item não é obrigatório.
  •  Qual a diferença entre a opções ANULAR EMPENHO e CANCELAR NOTA DE EMPENHO?
    • A opção de anular empenho, altera (subtrai) o valor do saldo de um empenho. Esse valor é retornado a célula orçamentária e poderá ser utilizado novamente pela unidade. Já a opção de CANCELAR NOTA DE EMPENHO, tem a finalidade de subtrair o saldo do empenho, não devolvendo o valor subtraído a célula orçamentária. Ou seja o valor cancelado não poderá mais ser utilizado. 
  •  Como faço para ter acesso ao balanço financeiro da minha unidade para períodos já passados?
    • Esta informação pode ser visualizada acessando o extrato orçamentário da Unidade. Esta opção é visualizada em SIPAC→Orçamento→Extrato Orçamentário da Unidade. Acessando extrato é possível efetuar uma análise financeira dos gastos da unidade para períodos já passados. O acesso ao Extrato só é disponível para os usuários que possuírem perfil de Chefia ou Secretariado da Unidade.
  •  Na movimentação de liquidação de empenho os valores de um processo para um empenho estão batendo com o valor total do processo após eu cadastrar todas as saídas, mas ao verificar o processo quando vou liquida o empenho, o valor não está batendo, que erro pode estar acontecendo?
    • Quando se liquida o empenho, deve-se informar a ordem bancária para aquela liquidação, as saídas que não informam a ordem bancária não são debitadas do valor do processo, por isso o valor do processo quando verificado a liquidação pode não estar batendo com as saídas, pois algumas podem ter sido feitas sem informar a ordem bancária.
  •  Estava consultando um empenho no sistema e quando visualizei os detalhes desse empenho, o sistema exibe a informação : “Doc. de Resumo para Empenhos Associados: 1234/2010”. O que é o Doc. de Resumo para Empenhos Associados?
    • O Documento de Resumo para Empenhos Associados é a nomenclatura que substitui a antiga, que chamava-se pré-empenhos.
  •  Qual a diferença entre a liquidação de empenho “Vinculado a Requisições” e “Outros”?
    • A opção de liquidação “Vinculado a Requisições” é utilizado para associar uma requisição que não possui empenho já associado a ela, a opção “Outros” é utilizada para fazer a real liquidação do empenho, adicionando o processo de pagamento , a ordem bancária e as entradas de valores para liquidar o empenho.
  •  Não estou conseguindo fazer uma liquidação de empenho, toda a vez que tento aparece um mensagem de erro.
    • Segue abaixo os passos para fazer uma liquidação de empenho;
      • 1º- Verificar se o ano de Execução Orçamentário é o mesmo ano do empenho; Caminho: SIPAC » Módulo Orçamento » Ano Orçamentário em Execução;
      • 2º- Verificar se o empenho necessita executar um orçamento de convênio; caminho :SIPAC » Módulo Orçamento »Aba Configurações »Executar Orçamento de Convênio;
      • 3º- Verificar se o empenho não foi liquidado. Sabemos que um empenho foi liquidado quando em sua movimentação detalhada a uma ordem bancária cadastrada; Caminho: Sipac » Módulo Orçamento » Consultas » Empenho» Buscar» Movimentação Detalhada.
  •  No cadastro do empenho estimativo, ao tentar cadastrá-lo o sistema exibe a mensagem que a gestora não possui saldo disponível para registrar o débito desejado.
    • Isso ocorre porque o saldo global da unidade gestora está com saldo negativo. Nestes casos, não há possibilidade de cadastro de empenhos estimativos por parte dos SEO´S. Apenas o DCF pode extrapolar esta restrição.
  •  Por que as migrações do SIAFI não são padronizadas? Por exemplo, há casos em que a migração ocorre no dia seguinte. Porém há outros em que essa migração ocorre vários dias depois.
    • A importação de dados do SIAFI é realizada diariamente, sempre de madrugada, e isso já gera um dia de 'atraso' em relação ao lançamento dessas informações no sistema. O que pode ocorrer também é alguma falha ou atraso no envio do extrato por parte do órgão federal responsável. Se isso ocorrer, a migração pode levar mais de um dia para se concretizar. De qualquer modo, algumas operações, como o registro de uma nota de empenho, por exemplo, pode ser realizada manualmente pelo usuário, e quando a migração desse dado pelo SIAFI se concretizar, o sistema pode associá-lo à nota existente.
  •  Por que não aparece a opção de orçamento PROAP para a minha unidade?
    • Para que a opção de orçamento PROAP seja disponibilizado na unidade é necessário que esta unidade esteja como interessada no convênio PROAP (8244/2006) , para realizar isso deve-se ir no mod. Projetos/Convenio > Projetos > Editar Projetos, e no passo 2 inserir a unidade desejada depois atualizar o projeto.
  •  Em que contexto é utilizada a Reprogramação Orçamentária?
    • Esta funcionalidade é usada quando fica saldo positivo na unidade ao final do exercício financeiro, então a administração faz uma reprogramação orçamentária para o ano seguinte. Na reprogramação orçamentária ocorre um débito da unidade origem (Administração Central) para a unidade de destino (unidade que terminou o exercício anterior com o saldo positivo).
  •  É possível fazer empenho global para bolsas?
    • Sim. A UFAL registra um empenho uma unidade virtual denominada de Gestão de Bolsas e no momento da liquidação do empenho debita da unidade física e credita na Gestão de Bolsas.
  •  A UFAL transfere recurso orçamentário para o complexo hospitalar? Como? Através de provisão orçamentária?
    • Através da operação de Distribuição Orçamentária.
  •  Como a UFAL trabalha com os empenhos de diárias e passagens?
    • Registra um empenho estimativo no SIAFI.
  •  Os empenhos de diárias são estimativos?
    • Sim
  •  Caso sejam lançados no SIPAC inicialmente, quando eles são lançados no SIAFI? No final do mês? Final do semestre? Final do ano?
    • Não são lançados no SIPAC inicialmente. O empenho é lançado no SIAFI no inicio do ano, importado e consolidado. O empenho é registrado na unidade coringa denominada gestão de contratos, com isso não compromete o saldo da célula orçamentária da unidade.
  •  Se for lançado um empenho inicialmente no SIPAC, mas o valor total do somatório das requisições (diárias) é inferior ao valor do empenho cadastro no SIPAC, qual o valor será utilizado para registrar a NE no SIAFI? O valor total das requisições desse empenho ou o valor do empenho inicialmente cadastro no SIPAC? Se for o valor do empenho for superior ao das requisições no momento de cadastro no SIAFI, o valor do empenho do SIPAC é ajustado para o valor da soma das requisições?
    • Inicialmente não é lançado no SIPAC. Quando o valor das requisições ultrapassa o empenho vai sendo reforçado no SIAFI e o reforço importado e consolidado para o SIPAC.
  •  Os empenhos vinculados a esse tipo de requisição utilizam a integração SIAFI, ou seja, o sistema tenta consolidar ou toda consolidação/registro de empenhos vinculados a diárias/passagens é feito de forma totalmente manual e não é utilizada a integração SIAFI?
    • É utilizada a integração com o SIAFI e liquidação é realizada manual debitando o valor da requisição da unidade física e automaticamente o sistema incrementa a unidade gestão contratos (virtual)
  •  O módulo de Orçamento é obrigatório para o módulo Patrimônio funcionar?
    • Não é obrigatório,mas algumas funcionalidades são afetadas. Pode tombar, mas terá que utilizar a opção de tombar pela nota fiscal ou outros tipos de entrada. O problema é que não será possível cadastrar notas fiscais orçamentárias (que utilizam empenho) e também não será possível tombar por empenho. Com isso, gera impacto no RMB.
  •  O SIPAC tem conhecimento do que é UGR?
    • O SIPAC não sabe o que é UGR, ele apenas entende o que é unidade, dentro de unidade. No SIPAC a ideia é de gestora e centro de custo. UGR é um conceito do SIAFI.
  •  Um empenho x/2012 de MATERIAL DE CONSUMO (339030) foi anulado parcialmente no dia 31/12/12. Porém ainda havia mercadoria a ser entregue, portanto em 2013 foi gerado um empenho y/2013 de DESPESAS DE EXERCÍCIOS ANTERIORES (339092) para recebimento e pagamento do restante das mercadorias do fornecedor.?
    • Como é tratado este caso de na UFAL? R= A UFAL registra o empenho no SIAFI com 339092 e no SIPAC lança com 339030, pois o SIPAC não tem como reconhecer a natureza passada.
    • Como fazê-lo no SIPAC? R= Registrar como Material de consumo, conforme resposta anterior. 
    • Também são gerados empenhos (339092)? R= No SIPAC não, apenas no SIAFI (para situação em questão). 
    • Há necessidade de adaptar as regras do SIPAC para permitir operações com natureza de despesa DESPESAS DE EXERCÍCIOS ANTERIORES? R= Não há necessidade. 
  •  Como faço para excluir um Nota de Dotação após ser cadastrada? Existe essa possibilidade?
    • É possível realizar o estorno de uma dotação realizada em SIPAC → Módulos → Orçamentário → Estornos → Estorno → Dotação/Anulação de Dotação.
  •  Se o valor de uma Nota de Dotação já tiver sido usado para algo, o sistema impede de fazer o estorno?
    • O sistema não impede de fazer o estorno do valor restante.
  •  Quando usar a movimentação orçamentária Distribuição de Dotação?
    • Na Distribuição de Dotação, temos duas unidades gestoras envolvidas, sendo a Unidade de Destino pertencente a hierarquia da Unidade de Origem, a Natureza de Despesa de Origem ou Destino devem ser de Custeio 339000 ou devem ter a mesma Natureza de Despesa.
  •  Quando usar a movimentação orçamentária Anulação de Distribuição de Dotação?
    • Na Anulação de Distribuição de Dotação, temos duas unidades gestoras envolvidas, sendo a Unidade de Origem pertencente a hierarquia da Unidade de Destino, a Natureza de Despesa de Origem ou Destino devem ser de Custeio 339000 ou devem ter a mesma Natureza de Despesa.
  •  Quando usar a movimentação orçamentária Alocação para Centro de Custo?
    • Na Alocação de Centro de Custo, temos a Unidade de Origem como Unidade Gestora e a Unidade de Destino como um Centro de Custo(Unidade de Fato), o Centro de Custo tem que pertencer a hierarquia da Unidade Gestora, a Natureza de Despesa de Origem ou Destino devem ser de Custeio 339000 ou devem ter a mesma Natureza de Despesa.
  •  Quando usar a movimentação orçamentária Anulação de Alocação para Centro de Custo?
    • Na Anulação de Alocação de Centro de Custo, temos a Unidade de Origem como Centro de Custo(Unidade de Fato) e a Unidade de Destino como uma Gestora, o Centro de Custo tem que pertencer a hierarquia da Unidade Gestora, a Natureza de Despesa de Origem ou Destino devem ser de Custeio 339000 ou devem ter a mesma Natureza de Despesa.
  •  Quando usar a movimentação orçamentária Provisão Orçamentária?
    • Na Provisão Orçamentária ambas as Unidades devem ser unidades Gestoras sem pertencer a hierarquia.
  •  O arquivo extraído do novo SIAFI referente ao documento hábil tem extensão .zip, porém o SIPAC solicita o tipo ddhd. Qual o formato?
    • O formato é xml.
  •  Quando são usadas cada opção de transação do cadastro de eventos do SIAFI no SIPAC?
    • As operações Adição e Subtração são usadas quando a transferência for de remanejamento. Caso contrário, a operação será do tipo de Neutra.
  •  No mapeamento de eventos SIAFI deve ser cadastrado todos os eventos que aparecem como pendentes?
    • Sim. O cadastro é realizado na funcionalidade SIPAC → Módulo de Orçamento → aba Cadastros → Eventos SIAFI → Cadastrar. Para realizar o cadastro é necessário que o gestor orçamentário tem conhecimento dos eventos do SIAFI e dos conceitos das funcionalidades do SIPAC.
  •  Como deve ser mapeado o evento SIAFI 201039 - Redução de Crédito Orçamentário por Detalhamento de Plano Interno, Fonte de Recursos e Unidade Gestora Responsável?
    • Esse evento deve ser mapeado com tipo de movimentação orçamentária Remanejamento. Ele está relacionado com o evento 201040 que credita em outra célula. O evento 201039 debita da célula orçamentária. Entretanto, se tiver movimentações de UGR nesses eventos, o tipo de movimentação orçamentária não será remanejamento e sim Distribuição de Dotação.
  •  É possível mapear o mesmo evento com dois tipos de movimentação diferentes?
    • Nem todos os eventos podem ser mapeados com dois tipos de movimentação diferentes. Nos eventos que envolvem DETAORC pode ser realizado, pois a codificação já se encontra preparada. Se o sistema identificar a UGR ele recupera o evento que está mapeado para Distribuição de Dotação, caso contrário, ele pega o que está mapeado para Remanejamento.
  •  Como podem ser mapeados os eventos 201039 (Redução de Crédito Orçamentário por Detalhamento de Plano Interno, Fonte de Recursos e Unidade Gestora Responsável), 201040 (Acréscimo de Crédito Orçamentário por detalhamento de Plano Interno, Fonte de Recursos e Unidade Gestora Responsável), 201075 (Redução de crédito disponível por alteração de QDD), 201076 (Acréscimo de crédito disponível por alteração do QDD)?
    • Esses eventos podem ser mapeados como Remanejamento, entretanto, se tiver movimentação com UGR, o mapeamento deve ser realizado como Distribuição de Dotação. Portanto, se para esses eventos vier UGR é necessário fazer o mapeamento para as duas operações no SIPAC, pois a codificação está adaptada para atender as duas solicitações, por isso o mapeamento das duas é possível. Caso não venha UGR, o tipo de movimentação orçamentária no SIPAC será sempre Remanejamento. Esta possibilidade está sendo desenvolvida pela UFAL, ou seja, para que seja possível adicionar mais de uma operação para os eventos.
  •  Como realizar o mapeamento do evento 301019 (DESTAQUE DE CREDITO AUTOMÁTICO DA ADMINISTRAÇÃO INDIRETA PARA O PODER JUDICIÁRIO A TÍTULO DE PRECATÓRIO ADVINDOS DA FITA SOF)?
    • Se uma das unidades envolvidas na transferência for uma unidade externa o mapeamento deve ser realizado como Dotação ou Anulação de Dotação. Neste caso, a Unidade Gestora pertence a instituição de origem e favorecida pertence a instituição de destino (Poder Judiciário). Denomina-se também de Destaque Concedido. Portanto, como o recurso está saindo, o evento deve ser mapeado como Anulação de Dotação. (Tarefa 114478)
  •  Como realizar o mapeamento do evento 306019 (ESTORNO DE DESTAQUE DE CREDITO AUTOMÁTICO DA ADMINISTRAÇÃO INDIRETA PARA O PODER JUDICIÁRIO A TITULO DE PRECATÓRIO ADVINDOS DA FITA SOF)?
    • Se uma das unidades envolvidas na transferência for uma unidade externa o mapeamento deve ser realizado como Dotação ou Anulação de Dotação. Neste caso, a Unidade Gestora da instituição está estornando um crédito, com isso o Poder Judiciário está devolvendo orçamento para a instituição. Denomina-se também de Destaque Recebido. Portanto, o evento deve ser mapeado como Dotação.
  •  Para as UGRs, o sistema espera que o código SIAFI e código de gestão sejam iguais?
    • Não. O código gestão e código gestora são diferentes. Entretanto, o código gestão geralmente é igual para as Unidades Gestoras relacionadas.
  •  Quando o orçamento é detalhado em UGRs no SIAFI, qual é o procedimento de configuração das unidades?
    • As UGRs devem ser definidas como centro de custo. Sendo assim, se no SIAFI, o gestor informou a UGR, quando arquivo for processado e se ele encontrar a UGR, ele desconsidera a UG. Se a UGR for Centro de Custo ele vai considerar como Alocação para Centro de Custo, se a UGR for uma Unidade Gestora, ele vai considerar como uma Distribuição de Dotação. Contudo, ainda está desenvolvimento a questão da alocação, mas não será necessário replicar manualmente no SIPAC o que foi detalhado nas UGRs no SIAFI. 
  •  Se por acaso a integração SIAFI estiver funcionando 100% já é suficiente para cadastrar notas fiscais orçamentárias ou precisa de mais coisas?
    • Sim. Com a integração SIAFI é suficiente.
  •  Como resolver uma pendência do tipo: “Não existe unidade cadastrada no SIPAC com o código unidade gestora e código unidade gestão?
    • Verificar os pontos: 
      • 1 - Fazer o cadastro em SIGADMIN → Portal da Administração > Gestão de Unidades → Cadastro de Unidades → Cadastrar.
      • 2 - No cadastro da unidade marcar como de fato se for uma UGR no SIAFI, pois para o SIPAC é um centro de custo. Caso seja UG no SIAFI marcar no SIPAC como direito/gestora.
      • 3 - Persistindo o erro mesmo fazendo os itens 1 e 2, verificar se tem id_unidade_gestora como null na tabela siafi.nota_credito e também verificar se tem alguma como id_unidade_gestora_favorecida como null.
      • 4 - Persistindo o erro no item 3 será necessário depurar. É importar montar um ambiente local para ajudar a resolver a persistência do erro, pois existirão situações que será necessário verificar no código o porque do erro.
  •  Como resolver uma pendência do tipo: “Não existe unidade cadastrada no SIPAC com o código unidade gestora: 80009 e código unidade gestão: 1"?
    • Para este tipo de pendência o evento pode está mapeado errado. Provavelmente tem unidade externa a INSTITUIÇÃO envolvida, e quando isso acontece tem duas possibilidades, nota de dotação ou anulação de dotação. Neste caso, deve-se verificar qual o evento SIAFI está causando essa pendência. Talvez o evento esteja mapeado como dotação e a unidade favorecida é a 80009/1, mas esse é uma unidade externa a INSTITUIÇÃO, isto é, o evento tem que ser mapeado como anulação de dotação. Se a unidade gestora fosse 80009/1 e a unidade favorecida fosse 80009/1 e favorecida fosse uma unidade interna da INSTITUIÇÃO o evento deveria ser mapeado como dotação orçamentária.
  •  Qual a diferença entre transferências orçamentárias em se tratando de ser UGR ou não para mapeamento dos eventos SIAFI?
    • Se unidade de origem for igual a unidade de destino o evento deverá ser mapeado como remanejamento. Se a unidade de destino for subordinada a unidade de origem o evento deverá ser mapeado como distribuição de dotação e se a unidade de destino for de uma hierarquia diferente da unidade de origem o evento deverá de mapeado como provisão orçamentária.
  •  Realizei a importação das Notas de Empenhos e surgiu a mensagem de pendência: “Não foi possível recuperar o processo”. Como corrigir essa pendência?
    • As Notas de Empenho referenciam um processo que para consolidar tem que está cadastrado no SIPAC. Para pular esta pendência é necessário desativar o módulo de protocolo do SIPAC através do parâmetro 1_3_34.
  •  Realizei o processamento do arquivo de NE e surgiram de pendências do tipo: “Credor não cadastrado”, como proceder?
    • Cadastrar o credor manualmente no SIPAC ou extrair um novo arquivo do STA e processar novamente.
  •  No SIPAC as Transferências Orçamentárias são classificadas. O que determina essas classificações?
    • As classificações são determinadas pela análise da Unidade de Origem e Destino.
  •  Como chega o orçamento na UFAL e Complexo Hospitalar ?
    • O recurso chega a através do MEC e ao Complexo Hospitalar da através do MS. O DCF/UFAL, faz uma NC transferindo o recurso do Complexo (0426) para UFAL, e esta distribui orçamento para as Unidades Gestoras Hospitalares através do SIPAC (Orçamento).

Patrimônio

  •  O que fazer quando o usuário está tentando enviar um bem para uma unidade, e o sistema informa que não existe responsável para receber o bem na respectiva unidade ?
    • Primeiramente devemos realizar uma consulta pelo responsável da unidade no SIGAdmin. Para receber um bem em uma determinada unidade, o nível de responsabilidade do usuário cadastrado como responsável deve ser de CHEFIA. Caso contrário, mesmo que a unidade possua um usuário cadastrado com o nível de responsabilidade SECRETÁRIO, o sistema não irá permitir a transferência do bem.
  •  Não consigo cadastrar Levantamento patrimonial através da aba Cadastro, do módulo Patrimônio.
    • O caminho correto para o cadastro do Levantamento Patrimonial da unidade do usuário é: Módulo Patrimônio –> Gerência –> Levantamento Patrimonial –> Cadastrar Levantamento.
  •  O que são os DESCRITORES DE MATERIAL?
    • Os descritores de materiais são características específicas comuns a um determinado grupo ou subgrupo de material. Vejamos o caso do grupo 5235 - Equipamentos de Processamento de Dados: podemos cadastrar monitores, impressoras, computadores, etc. Todos esses materiais podem ter uma característica comum, por exemplo, número de série. Podemos cadastrar um descritor chamado número de série para o grupo 5235. Dessa forma, poderemos consultar os bens pelo seu número de série. De outra forma, todos os monitores possuem a especificação da polegada, resolução, etc. Com o cadastro de um descritor chamado polegada, esses materiais poderão ser consultados pela polegada, que é o caso de um gestor de patrimônio querer consultar todos os monitores de 19“. Para conhecer mais, consulte o manual sobre o cadastro de descritores.
  •  No momento do tombamento de um bem da FUNPEC, sistema mostra mensagem que o bem é não tombável. O que seria isto?
    •  Para que um material possa ser tombado, este deve fazer parte do grupo de materiais permanentes. Caso o bem não esteja associado a este grupo, ele não pode ser tombado.
  •  Não consigo excluir uma quantidade de um material em uma nota fiscal. O que eu devo fazer?
    • Para remover um item de uma nota, certifique-se de que todos os tombos associados a ele estão anulados. Caso contrário, o sistema não permitirá a operação.
  •  O DMP cadastra a nota fiscal no sistema para dar prosseguimento ao processo de tombamento, mas quem (qual unidade e perfil da função) e quando é aberto o processo de pagamento dessa nota? O que o DMP faz com a nota física? Ele recebe? Despacha através de um processo? Como funciona?
    • O processo de pagamento é aberto após o cadastro da nota fiscal, no SIPAC, e lançamento do nº do empenho, nota fiscal e termo na conta de ativo permanente, no SIAFI. Essas etapas são realizadas pela assessoria técnica contábil que encaminha para liquidação a nota de pagamento gerada (SIAFI), a nota fiscal e nota de empenho (SIAFI). De posse desses documentos, o responsável da Seção de Liquidação cadastra um processo de pagamento e o envia, junto com a nota fiscal e os demais documentos, para o DCF realizar o pagamento.
  •  No cadastro da nota fiscal, porque aparece garantia e validade? A validade não é apenas para materiais de consumo?
    • A validade é utilizada nos casos de tombamento de software com licença de uso ou equipamentos hospitalares que possuem validade de esterilização, por exemplo.
  •  No tombamento por “Outros Tipos de Entrada”, em que situação é utilizado o tipo “AVALIAÇÃO”?
    • Esse tipo de entrada é para os bens doados que foram avaliados. Isso acontece quando um bem é doado para a instituição mas não é novo e, portanto, precisa ser avaliado para o valor informado seja compatível com o bem.
  •  Como é feito a entrada de bens de terceiro?
    • Através do tombamento por “Outros Tipos de Entrada”. Será questionado o tipo de entrada, no qual deve ser informado a opção Bem de Terceiros.
  •  Como é feito a depreciação, no módulo patrimônio?
    • A depreciação é feito através da funcionalidade ajustar valor contábil, disponível em SIPAC → Patrimônio → Gerência → Movimentações → Ajustar valor contábil. Para mais informações sobre a funcionalidade, consulte o manual da funcionalidade.
  •  Fiz uma migração dos bens do meu sistema antigo para o SIPAC, mas os bens não estão sendo listados para depreciação.
    •  O sistema considera as seguintes informações para depreciar um bem:
      • O bem deve ser depreciável;
      • O bem deve ter vida útil e valor residual; 
      • A data de início de uso e data do último ajuste contábil devem estar com os valores corretos;
      • Certificar que o parâmetro 1_600_70 DATA_BASE_DEPRECIACAO_TESTE_RECUPERABILIDADE está configurado corretamente. O sistema irá listar os bens cuja data de inicio de uso seja superior a data informada nesse parâmetro.
  •  No cadastro de nota fiscal extra-orçamentária não tem um campo para informar o nº de empenho, que é a informação muito utilizada pelo setor de patrimônio. Então deve colocar esta informação na parte de observações?
    • Sim. Essa informação não será utilizada nos relatórios.

Portal Administrativo

  •  Eu sou responsável por mais de uma unidade e só consigo utilizar o recurso de uma. O que devo fazer?
    • Para poder utilizar o recursos de outra unidade que você possui, clique no ícone verde e vermelho que fica abaixo do seu nome no menu superior do SIPAC. Escolha a unidade que você deseja e clique em alterar. Pronto agora você poderá trabalhar com essa unidade. Para retornar a outra unidade siga os mesmos passos anteriores.
  •  Eu desejo cadastrar uma requisição, mas ao fazer isso aparece a mensagem “Não é possível cadastrar requisições para a sua unidade!”?
    • Isso não é possível porque a sua unidade está com processos pendentes a receber. Sendo assim clique em “Clique Aqui para Receber Processo(s) Enviados a Sua Unidade” e receba os processos para poder continuar a trabalhar no sistema.Se ao invés de aparecer os processos, a mensagem que aparecer for a de que você não é autorizado a receber,entre em contato com o responsável pelo recebimento de processos da sua unidade. Ou sua unidade tem projetos de extensão pendentes de autorização. Neste caso comunique ao chefe da unidade, para que ele analise os projetos de extensão.
  •  Cadastrei a mesma requisição por engano mais de uma vez. Como cancelar?
    • Seguindo o caminho, poderá fazer o cancelamento: SIPAC > Requisições > Estornar/Cancelar Requisições. Para o caso da requisição já ter sido enviada, o usuário deverá pedir para a unidade, a qual a requisição foi enviada, para retorná-la. Após o retorno da requisição o caminho informado anteriormente poderá ser realizado.
  •  Não estou conseguindo imprimir o comprovante de uma requisição.
    • Verifique o status da requisição em Requisições → Buscar. O Comprovante apenas estará disponível caso o status esteja enviada.
  •  Por que não tenho acesso ao item retornar e estornar requisição?
    • Quem tem a permissão para retornar ou estornar uma requisição é o SEO ou a pessoa que recebe a requisição. Se você possui essas características, abra um chamado. O estorno da requisição também pode ser feito pelo usuário que cadastrou a requisição, desde que ela esteja com o status de CADASTRADA ou ENVIADA.
  •  Quero modificar uma requisição que já foi enviada. Como proceder?
    • Entre em contato com o SEO (do centro) ou a pessoa que recebe a requisição e peça-a para retorná-la, e então ela poderá ser modificada por você. Para modificar vá ao menu Requisições e na opção Modificar Requisição. O usuário poderá alterar uma requisição quando o status dela for cadastrado.
  •  Tenho uma requisição cujo status é empenhada, como faço para fazer alguma alteração ou exclui-lá?, E quando o status for liquidada?
    • Quando o status for empenhada o procedimento será entrar em contato com o setor orçamentário da sua unidade (SEO ou DCF) para que eles estornem o empenho e depois retornem a requisição para a sua unidade, sendo assim possível que você faça as alterações na requisição. Lembrando que a requisição deverá ser enviada novamente e o empenho associado a ela lançado no sistema.
  •  Estou tentando retornar uma requisição, porém o sistema critica que existe um processo de compras associada a esta requisição. O que fazer?
    • Consulte a requisição e veja qual o número do processo de compra, e quem cadastrou. Entre em contato com esta pessoa e peça para que ela cancele esse processo. Depois retorne a requisição.
  •  Como posso visualizar requisições contidas?
    • Você pode verificar as requisições contidas no módulo Sist. de Controle Orçamentário - Relatórios - Extratos/Saldo/Transferências - Extrato orçamentário - <confirmar> - Filtrar por Movimento - Requisições Contidas.
  •  Como cadastrar uma requisição de passagem com 3 trechos, sendo que cada trecho corresponde a um bilhete de passagem, e cada bilhete possui um número de reserva que deve ser informado na requisição ?
    • A princípio, o afastamento deve ser cadastrado com o mesmo período da requisição. Em seguida, o usuário pode cadastrar a requisição de passagem inserindo os 3 trechos desejados, e no campo OBSERVAÇÃO, irá informar que são 3 trechos para 3 passagens diferentes e com 3 reservas. Os números das reservas também deverão ser informadas no campo observação.
  •  O que fazer quando tento inserir uma requisição em uma DL (dispensa de licitação), e o sistema informa que não é possível pois existe pregão aberto com esses materiais, porém a empresa que faz parte do pregão está suspensa ?
    •  Para que seja possível realizar o procedimento acima, o usuário que está fazendo a DL deverá realizar o bloqueio ou cancelamento dos itens do pregão para que o sistema libere a inserção da requisição no processo de compra.
  •  Estou fazendo a alteração de preços estimados de alguns itens de um pregão, e identifiquei que os valores dos itens foram alterados na(s) requisição(ões) que contém os itens mas não foram alterados no PREGÃO e também o valor dos itens não foram alterados no relatório de materiais com preços estimados. O que fazer?
    • O sistema só vai alterar os valores dos materiais no PR se o usuário remover os itens deste PR e inserir novamente após a atualização do preço estimado.
  •  É possível fazer o envio e recebimento de requisições através do leitor de código de Barras ? como Fazer para realizar esse procedimento?
    • Sim. Para que seja possível enviar e receber requisições através do leitor de código de Barras, o usuário deverá fazer o download da aplicação recebimento.jnlp (Passos : SIPAC » portal administrativo » protocolo » CÓDIGO DE BARRAS.) e em seguida, iniciar essa aplicação com um clique duplo. Ao fazer isso, serão solicitados o login e senha do sistema. Quando a tela for exibida, basta posicionar o leitor óptico no código de barras do COMPROVANTE DA REQUISIÇÃO para fazer o recebimento, ou posicionar o leitor no código de barra e informar a unidade de destino (no caso de envio).
  •  Ao finalizar uma Req. caso a unidade não possua saldo para finaliza-la, quem deve-se recorrer?
    • Deve entrar em contato centro pertinente a unidade, caso deseje utilizar o orçamento da unidade, mesmo que seja um programa de pós-graduação no caso de não desejar utilizar o saldo de convenio, caso seja o saldo de convenio deve entrar em contato com o DCF - Convênio.
  •  Como faço para desligar um aluno com bolsa de monitoria?
    • Terminando o período de monitoria, é preciso que seja feita no SIPAC, a solicitação de desligamento do aluno monitor. Ao final do mês, após a finalização da bolsa, é possível validar o desligamento do monitor através do SIGAA. A seguir, serão demonstrados os passos que são necessários para o procedimento citado acima: - Solicitação de desligamento através do SIPAC: SIPAC → Bolsas → Finalizar Bolsa. Informe o nome do bolsista, o último mês referente ao pagamento do mesmo e confirme a operação. Após solicitado desligamento, é necessário que este seja validado. A seguir, serão demonstrados os passos que são necessários para o procedimento citado acima: - Validação da solicitação de desligamento de aluno bolsista: SiGAA → Módulos → Monitores → Monitores → Consultar/Validar Relatórios → Validar Relatórios de Desligamento. Selecione o bolsista desejado e faça a validação de seu desligamento.
  •  Qual a utilidade do comprovante de requisição de passagem?
    • O comprovante da requisição de passagem é o documento que será enviado para a agência, e após a entrega do comprovante na agência, os bilhetes de passagens serão liberados pela agência.
  •  Estou enviando um ficha de acompanhamento da empresa que possui um contrato com a unidade em questão (SIPAC → Portal Administrativo → Contratos → Enviar ficha de acompanhamento), mas não estão aparecendo as cláusulas do contrato, o que está ocorrendo?
    • Isso está ocorrendo pelo fato de que as cláusulas não foram cadastradas, nesse caso é necesSário entrar em contato com o DCF - Seção de contratos para que seja efetuado o cadastro. Os passos utilizados pelo DCF são: SIPAC → Módulos → Contratos → Geral → Ficha de Acompanhamento e Atestado → Cadastrar Cláusulas Contratuais.
  •  Após o envio de uma Requisição, é possível alterar a unidade de custo que foi cadastrada a essa requisição?
    • Não, a unidade de custo só pode ser alterada ANTES da requisição ser enviada, após o envio , a requisição terá de ser estornada para que o usuário possa criar outra com a unidade de custo correta.
  •  Eu sou usuária de uma determinada unidade, mas ainda faço requisições no SIPAC com a unidade antiga, essa unidade antiga não existe mais e está sendo utilizada apenas no sistema para cadastro de requisições de material de consumo. O sistema não permite que eu faça uma requisição pois a folha de frequência dos servidores não foi enviada. Mas não tem mais chefe responsável por essa unidade. O que fazer ?
    • Nesse caso, é necessário fazer uma verificação no SIGRH » consultar servidores UFAL » buscar servidores lotados em uma determinada unidade. Se o sistema informa que existe folha de frequência pendente de envio, significa que pode existir algum servidor ainda lotado nessa unidade. Caso o chefe não tenha mais acesso ao SIGRH como chefe dessa unidade para o envio dessa folha, a usuária deverá entrar em contato com o DAP para que eles tomem as providências necessárias.
  •  O que acontece com uma requisição quando essa é enviada, e vai para a AUTORIZAÇÃO TÉCNICA DE PEDIDO DE MATERIAL?
    • Uma requisição que fica com o status AGUARDANDO AUTORIZAÇÃO TÉCNICA DO MATERIAL, é uma requisição que irá passar por uma validação de um gestor que é responsável por um determinado grupo de materiais. Por exemplo : Qualquer requisição que seja feita solicitando computadores, passará pela validação de Aluízio (superintendente de informática), isso ocorre porque os grupos de materiais que dizem respeito a informática, estão associados ao perfil do superintendente. Após a autorização técnica desse material, a requisição RETORNA para o usuário que cadastrou a requisição, e esse poderá enviá-la.
  •  Alunos residentes possuem matrícula SIAPE, nesse caso é necessário cadastrar uma solicitação de afastamento para gerar requisições?
    • Não. Alunos residentes, apesar de possuírem matrícula SIAPE, são colaboradores da UFAL e não servidores. Por isso, não se faz necessária a solicitação de afastamento para estes, no cadastro de requisições e passagens.
  •  Como alterar os dados de telefones cadastrados?
    • Para alterar o número ou a localização e até mesmo a unidade pagadora é necessário que o usuário tenha acesso primeiramente a unidade mãe onde o telefone se encontra, por exemplo se for alterar o cadastro do telefone da 14.31.02 o usuário deve ter acesso a 14.31 , dai o usuário segue o seguinte caminho “Portal Adm. » Outros » Telefonia » Telefones da Unidade” , neste link apareceram os telefones com a opção de excluir ou alterar.
  •  Como proceder em casos de eu ter estornado uma requisição , mas precisar que dela novamente e não poder fazer outra?
    • O DCF deve ser contactado e solicitado para que seja feito a reativação da requisição “Requisição »> Autorização »> Reativar requisição estornada” .
  •  Uma requisição que já foi autorizada e paga. Como eu deveria proceder para mudar a unidade de custo?
    • O procedimento que deve ser feito para mudar a unidade de custo de uma requisição, que já se encontra autorizada e paga, é reativando a autorização para fazer a mudança da unidade de custo e, em seguida, realizar uma nova autorização.
  •  Quero cadastrar uma requisição Curso/Concurso para um servidor ativo da UFAL, e o sistema afirma que o CPF fornecido não encontra-se liberado, como proceder?
    • Informar ao usuário que entre em contato com o DCF para que eles liberem o CPF do servidor.
  •  O que é uma compra?
    • Uma compra é realizada para atender materiais ou serviços solicitados a partir de requisições de materiais ou de requisições de serviços (obra ou pessoa jurídica), respectivamente.
  •  Como podemos fazer uma requisição de material se não vejo no meu sistema onde fazer?
    • Caso não tenha acesso a fazer a requisição de material, o chefe de sua unidade deve abrir um chamado para o suporte do sistema solicitando este acesso. Depois de ter o acesso dado, basta ir no menu Requisições → Material.
  •  Sou de um departamento e preciso fazer requisição de material. Em qual almoxarifado posso fazer?
    • Se for de um departamento a requisição vai diretamente para o almoxarifado do centro. Se for uma solicitação de algum órgão da administração central, o material é solicitado no almoxarifado central
  •  Se não tiver o material que eu desejo no almoxarifado do meu centro?
    • O almoxarifado do centro faz a solicitação ao almoxarifado central, caso tenha o material desejado no mesmo. Se não tiver o material nos almoxarifados, deve-se fazer uma solicitação de material em registro de preços.
  •  Fiz uma requisição de material e só gravei. O que faço para enviar?
    • Para enviar a requisição basta ir no menu: Requisições → Material → Almoxarifado → Modificar Requisição. Encontre a requisição desejada e clique no botão enviar.
  •  Qual procedimento para realizar a alteração de uma requisição de material?
    • Primeiramente devemos fazer uma consulta da requisição, analisando seu STATUS. Se a requisição estiver com status CADASTRADA, o usuário que cadastrou a requisição poderá alterá-la em Requisições → Material → Almoxarifado → Modificar Requisições. Caso a requisição esteja com status ENVIADA, o usuário deve solicitar o retorno dela ao almoxarifado setorial ou central, dependendo da unidade que a requisição foi cadastrada
  •  Como posso consultar se um material está no almoxarifado?
    • Para que possa ser feita a consulta de um material no almoxarifado o usuário poderá acessar o sistema e na parte pública, que fica logo ao centro da tela, clicar na aba Material, o sistema abre uma tela onde pode ser inserido o nome do material desejado e marcar Almoxarifado. Depois basta fazer a busca.
  •  Como fazer um cadastro de um material para que fique disponível no sistema?
    • Quem faz requisição de material tem a possibilidade de solicitar o cadastramento do material, no entanto, quem faz o cadastro de material é o DMP, e se for material de informática ou processamento de dados é a Superintendência de Informática.
  •  Quem faz a atualização de materiais do tipo : material X que antes o pacote possuía 2 unidades agora possui 4?
    • O usuário terá que entrar em contato com o DMP no setor de cadastro para que eles possam analisar a possibilidade de cadastrar esse material, uma vez que a equipe do DMP terá que realizar uma série de consultar e verifica se realmente vai ser possível fazer a alteração.
  •  Como retificar uma requisição de material?
    • Se a requisição estiver somente cadastrada, basta que o usuário acesse Requisições → Material → Almoxarifado → Modificar Requisição. O sistema lista as requisições que estão cadastradas e o usuário poderá alterá-la. Caso a requisição tenha sido enviada, solicita que o DMP retorne para que possa ser feita a alteração.
  •  Como eu posso consultar uma requisição de material?
    • Basta que o usuário acesse Requisições → Material → Almoxarifado → Acompanhar Requisições Enviadas. 
  •  No comprovante da requisição existem 4 campos para assinatura : 1 - expedição , 2 - autorização , 3 - almoxarifado, 4 - recebimento. Quem são as pessoas que assinam nesses campos ?
    • No campo EXPEDIÇÃO, quem irá assinar será o usuário que cadastra e/ou envia a requisição. No campo AUTORIZAÇÃO quem irá assinar será o chefe da unidade. No campo ALMOXARIFADO, será o Responsável pelo almoxarifado dos centros, hospitais e Almoxarifado central. E o campo RECEBIMENTO, será assinado mesmo usuário que assinou o campo EXPEDIÇÃO (usuário que cadastrou e/ou enviou a requisição).
  •  Ao realizar uma requisição de material para compra/registro de preço , no vínculo orçamentário não aparece apenas a opção de “solicitar autorização” e nela só existem 2 unidades possíveis REUNI ou UFAL, o que é isso?
    • Isso significa que é um material permanente que vai ser comprado , e isso necessita da autorização do DCF ou do prof. que autoriza essas req. no REUNI.
  •  Em caso de chefe da unidade necessitar que outra pessoa autorize requisições, ou ele entrou de férias como proceder?
    • O Chefe da unidade deve seguir o caso de uso “Requisições > Autorizações > Indicar Autorizadores de Requisições ” lá ele pode indicar alguém para autorizar as requisições alem dele.
  •  Como saber se estou com pendências relativas a prestação de contas do ticket de passagem?
    • Caso o usuário possua permissão no sistema, basta consultar a requisição no portal administrativo (requisições » passagem » acompanhar requisições enviadas) e na consulta feita, o sistema mostrará em azul se o usuário prestou contas com o ticket ou em vermelho caso não. Se o usuário não possui permissão, ele deve entrar em contato com o setor responsável (SEO do centro ou hospital ou o DCF em caso de unidades ligadas diretamente a administração central), e solicitar informações referentes a essa prestação.
  •  Existe alguma outra opção que substitua a prestação de contas do bilhete de passagem, caso ocorra, por exemplo, extravio deste?
    • Sim. No sistema é possível inserir uma justificativa. Essa justificativa substitui a prestação de contas do bilhete de passagem, não impossibilitando o proposto dessa requisição de ter outras requisições cadastradas em seu nome.
  •  Como cadastrar uma requisição de passagem a fim de que cada trecho pertença a empresas diferentes?
    • Ao cadastrar a requisição, o usuário tem a opção de colocar os dois localizadores no campo “Número de reserva” separado por “/” ou “-” ou, ainda, colocar no campo “Observações”.
  •  A partir de que momento eu sou bloqueado pelo não envio de ticket?
    •  Após o decorrer de 5 dias do retorno da viagem, considerando que a requisição foi EMPENHADA.
  •  Fiz uma requisição de diárias e não aparece a opção de adicional de locomoção. O que devo fazer?
    • Caso a requisição já esteja cadastrada, será preciso remover a cidade e inserir novamente, pois é na tela de inserção da cidade que aparece a opção “Adicional de Locomoção”.
    • OBS: Se o meio de transporte for veículo próprio você não poderá usar o recurso de adicional de locomoção, pois existe um decreto que proíbe isso.
  •  É possível inserir mais de duas localidades em uma requisição de diária?
    • Sim, nesse caso é necessário, apenas, informar a localidade e o período em que o servidor permanecerá nela. Lembrando que a soma dos períodos das localidades terá que ser igual ao do afastamento. Caso não haja diárias para a localidade, é necessário colocar, no campo, 0.
  •  Não consigo cadastrar uma requisição de diária, quando esta se encontra associada a uma requisição de passagem. O que pode ser?
    • Verifique qual o status da requisição de passagem. Para que uma passagem possa ser utilizada em uma requisição de diárias, ela NÃO pode ter o status CADASTRADA, ESTORNADA, NEGADA, PEND_AUT_INTERESSADOS OU PEND_AUT_ORCAMENTO, pois para todos esses status, o sistema entende que a passagem não existe.
  •  Estou cadastrando uma requisição de diárias, porém está aparecendo a seguinte mensagem:“É preciso informar localidade para todos os dias do período do afastamento: [Período do Afastamento]. Mesmo que para uma localidade a quantidade de diárias recebidas seja igual a zero. Caso não haja diárias para a localidade informada, por favor informe a localidade e coloque quantidade de diárias igual a zero.” O que pode estar ocorrendo?
    •  Essa mensagem aparece quando o período informado na localidade não está de acordo com o do afastamento, nesse caso é necessário que ambos os períodos sejam iguais, mesmo que a quantidade de diárias seja inferior ao informado no afastamento.
  •  É possível inserir mais de duas localidades em uma requisição de diária?
    • Sim, nesse caso é necessário, apenas, informar a localidade e o período em que o servidor permanecerá nela. Lembrando que a soma dos períodos das localidades terá que ser igual ao do afastamento. Caso não haja diárias para a localidade, é necessário colocar, no campo, 0.
  •  O que é e para que serve uma requisição de auxílio financeiro ao estudante?
    • A ajuda financeira a estudantes compreende a aplicação de recursos efetuados, em caráter excepcional, para custear transporte e estadas de pessoas físicas, na condição de estudantes devidamente matriculados em curso de graduação, quando se deslocarem da Universidade para realizar atividades de interesse da instituição (participação em congressos ou atividades científicos, artísticos ou culturais).
  •  Solicitei uma requisição de manutenção / Obra e o status da requisição se encontra: “Pendente de autorização do chefe/Proponente”, o que fazer?
    • A autorização da requisição de manutenção/obra dar-se através do caminho Portal Adm. » Requisições » Autorizações » Direção do Centro/Hospital. Esta autorização é fornecida pelo diretor do centro na qual a requisição foi solicitada.
  •  Solicito autorização para cadastras requisição para coleta de resíduos químicos
    • A permissão de requisitor supinfra é a mais adequada para a solicitação, pois ela engloba requisições de “meio ambiente”.
  •  O usuário cadastrou uma requisição de material/serviço contratado, enviou a requisição, e agora está querendo que a mesma seja retornada para que possa ser realizados ajustes, o que fazer ?
    • O usuário terá que entrar em contato com o Setor financeiro de sua unidade para solicitar que a requisição seja retornada.
  •  Estou tentando fazer uma requisição de material/serviço contratado, porém o contrato não está aparecendo na listagem dos contratos. O que fazer?
    • Primeiramente deve-se consultar o status do contrato e a data de vigência do mesmo (SIPAC » Módulos » Contratos » Consultas » Contrato Detalhado), caso esteja tudo correto com essas informações, deve-se verificar se existem itens cadastrados para esse contrato (usar a opção SIPAC » módulos » contratos » geral » cadastrar itens de contrato, o sistema exibe na parte de baixo se o contrato já tiver itens cadastrados). Caso o contrato não tenha itens cadastrado, o usuário deverá entrar em contato com o setor de contratos do DCF para que os itens possam ser cadastrados.
  •  Estou fazendo uma requisição de serviço de pessoa jurídica e o bem não tem número de tombamento ou o número que tenho não encontra o bem. O que fazer?
    • Faça a Busca de bens (Portal administrativo » Patrimônio » Consultar Bens), nessa opção, o usuário poderá fazer consulta de qualquer bem através de vários critérios de busca como por exemplo : número de tombo, denominação, dentre outras.
  •  Eu quero cadastrar a prestação de contas de minha requisição e não consigo?
    • A prestação de contas só poderá ser cadastrada, caso a requisição tenha tido o seu empenho lançado no módulo do orçamento. Ou seja, a requisição estará com status EM LIQUIDAÇÃO. O usuário que poderá fazer o cadastramento da prestação de contas, será o usuário que cadastrou a requisição.
  •  O usuário cadastrou e enviou uma prestação de contas, porém precisa alterá-la. Como proceder?
    • O setor de atendimento da requisição de suprimento de fundos deve retornar a prestação, a partir da opção (Portal Administrativo → Requisições → Atendimento → Suprimento de Fundos → Atendimento → Prestação de Contas). A prestação é selecionada e deve selecionar a opção RETORNAR. O procedimento correto é este NÃO HÁ A NECESSIDADE de se retornar a requisição por completo, apenas a prestação de contas
  •  Ao fazer os procedimentos de cadastro de uma requisição de livro de contrato, quando eu seleciono a editora, o pregão que está associado a mesma não aparece. Como devo proceder ?
    • Primeiro Verifique se a editora foi associada ao contrato da empresa. Caso não tenha sido, solicite para o setor de contratos fazer a associação (ramal: 3302).

Protocolo

  • Não estou conseguindo receber e enviar processos o que faço?
    • Verifique se você está logado na mesma unidade em que o processo está. 
    • Existe um caminho alternativo para o recebimento de processos que estão na sua unidade. Para isso é só seguir : Módulos>Protocolo>Consulta/Relatórios>Processo Detalhado>Clicar no Processo. Na aba a respeito do processo ao lado do número do mesmo será possível receber e encaminhar o processo.
  • Preciso de autorização para assinar documentos, o que fazer?

    • Este pedido deve ser feito no CCAF do DAP, pois para assinar documento em uma unidade o usuário deve se encontrar em uma das duas situações:

      •  Estar lotado na unidade. 

      • Possuir um cargo na direção (como secretário(a), diretor(a),gerente.

  •  O que acontece quando um processo é recebido pelo sistema, mas não é recebido fisicamente?
    • O usuário que receberá o processo, deverá retornar o processo para quem o enviou. A orientação é que, o usuário que irá devolver o processo deve cadastrar um despacho, informando o motivo pelo qual o processo está sendo devolvido ao usuário de origem (que nesse caso é pela falta do processo físico).
  •  Recebi um processo e desejo cancelá-lo, como devo proceder?
    • Um processo só pode ser cancelado pela unidade que o criou. Assim você deve enviar o processo para a unidade de origem para poder ser cancelado.
  •  Criei um processo e gostaria de saber se só eu posso solicitar o cancelamento do processo?
    • Não, qualquer pessoa lotada na sua unidade pode solicitar o cancelamento. O chefe da unidade é quem vai autorizar.
  •  Recebi um processo e não consigo envia-lo de volta para a origem. Aparece que não há nenhum processo na minha unidade para ser enviado. O que eu devo fazer?
    • Alguns usuários possuem mais de uma unidade. Certifique-se que você está logado na unidade correta. Para alterar a unidade, clique no ícone vermelho e verde abaixo do seu nome e ao lado da unidade. Na nova tela, clique na outra unidade que você possui vínculo e clique em alterar. Pronto! agora será possível enviar o processo.
  •  Como realizar o recebimento de processos usando o leitor de código de barras ?
    • A princípio, o usuário deverá adquirir a leitor de código de barra (hardware), e em seguida, o usuário deverá fazer o download do arquivo recebimento.jnlp, que é o arquivo que ira instalar a aplicação desktop de recebimento de processo. Esse software está na pagina inicial do SIPAC, Menu Processos.
  •  Quando um processo é recebido, é possível alterar a capa?
    • Não. Uma capa de processo não pode ser alterada após a tramitação do processo, em caso para fazer a correção o máximo que pode ser feito é adicionar um arquivo de texto com a errata do processo através da opção de Despacho Eletrônico “Protocolo»>Processo»>Despacho Eletrônico.” Então, basta buscar o processo e adicionar o despacho anexando um arquivo.
  •  Ao cadastrar um processo de aproveitamento de estudos para uma aluna e inserir a matrícula dela nesse campo , o sistema informa a mensagem de que não existe nenhum usuário com essa matrícula. O que fazer nesse caso?
    • Alguns usuários possuem mais de uma matrícula sendo assim no sistema do SIPAC o campo matrícula no menu permissões ficam em branco.Nesse caso deve-se cadastrar o processo para o aluno através do CPF na opção outros.
  •  Um processo retornado para a unidade de origem tem que ser recebido pela unidade, ou já estará disponível para a pessoa que o enviou? E após retornado poderá ser feita alterações nele?
    • Um processo retornado poderá ser recebido por qualquer pessoal da unidade que possua o papel RECEBER_PROTOCOLO. Quando um processo tem a primeira tramitação realizada, ele não poderá mais sofrer alterações.
  •  Até que momento o usuário que criou o processo poderá solicitar o cancelamento do mesmo ?
    • O usuário que cadastra o processo poderá solicitar o cancelamento até o momento que o usuário da unidade de destino não fizer o recebimento, ou seja, Depois que o usuário de destino receber o processo, para que o usuário o usuário que cadastrou solicite o cancelamento, é necessário que o processo seja retornado para a unidade de origem.
  •  É possível enviar um processo com status arquivado ?
    • Não. Para o envio do mesmo é necessário que o processo seja desarquivado e, para isso, somente quem o arquivou poderá realizar tal procedimento.
  •  Pode-se enviar processos para alguma unidade externa a UFAL?
    • Sim, mas apenas as unidades autorizadas para tal operação. A autorização é feita pelo ADMINISTRADOR DE PROTOCOLO em Protocolo → Administração → Cadastro → Unidades para Tramitação Externa.