1. Memorando

    1.1.  Cadastrar Memorando

    1.2. Listar Memorandos Recebidos

    1.2. Encaminhar Memorandos

    1.3. Autenticar Memorando

Cadastrar Memorando

Para realizar esta operação, acesse o SIPAC → Módulos → Protocolo → Memorandos → Cadastro → Cadastrar Memorando, Como na (Figura 1)

Figura 1

Na aba Memorandos o usuário deve clicar em Cadastrar Memorando (figura 2).

Figura 2

Após clicar em Cadastrar Memorando a seguinte tela será exibida (figura 3): 

Figura 3

Na tela mostrada na figura 3, selecione o Destinado do memorando entre as opções: A uma Unidade e Não encontrei a unidade, buscar por responsável.

Exemplificaremos a operação selecionando o Destinado A uma Unidade e a Unidade CENTRO DE EDUCAÇÃO (19.00).

Selecione a opção Com Cópias, caso deseje enviar cópias do memorando a outros destinatários.

Clique na opção Desejo receber por e-mail uma confirmação da leitura deste Memorando, para receber um e-mail confirmando que o memorando foi lido.

Caso desista de realizar a operação, clique em Cancelar e confirme a desistência na janela que será exibida posteriormente. Esta opção será válida para todas as páginas em que for exibida (figura 4).

Figura 4

Após definir os dados, clique em Continuar para prosseguir com o cadastro do memorando. O sistema apresentará a seguinte tela (figura 5):

Figura 5

Se desejar retornar a tela anterior, clique em Voltar. Esta operação será válida para todas as telas que apresentarem esta função.

Nesta tela, informe o Título do Memorando o Assunto Detalhado e o Texto do Memorando.

Caso queira anexar um arquivo ao cadastro, clique em Selecionar Arquivo e busque o documento em seu computador. Em seguida, clique em Anexar Arquivo, a página será exibida conforme imagem abaixo:

Se desejar remover o arquivo, clique no ícone      , será apresentada uma janela de confirmação da remoção do arquivo.

Clique Cancelar caso desista da operação ou em OK para confirmá-la. Optando por confirmar, será exibida uma mensagem de sucesso no topo da tela.

De volta à tela Memorando Eletrônico, após preencher os campos necessários, clique em Continuar para prosseguir com o cadastro. A seguinte tela será exibida (figura 6):

Figura 6

Na tela mostrada acima, o usuário deve informar os servidores responsáveis pela autenticação do memorando. Para isso, devem inserir  o nome do servidor no campo Assinatura do Servidor e em seguida selecionar respectivamente a Unidade do Servidor e a Função do Servidor na Assinatura. Para inserir mais de um assinante basta repetir a operação. Para excluir um assinante basta clicar no ícone        . Caso desista da operação o usuário deve clicar no botão Cancelar.

Após adicionar os servidores desejados, o usuário deve clicar em Gravar  (figura 6) para salvar as informações sem enviar o memorando para autenticação. A seguinte tela será exibida, acompanhada da mensagem de sucesso abaixo (figura 7):

Figura 7

Listar Memorandos Recebidos

Na aba de Memorandos o usuário deve clicar em Listar Recebidos (figura 1). 

Figura 1

Após clicar em Listar Recebidos a seguinte tela será aberta (figura 2):

Figura 2

Na mostrada na figura 2, o usuário deve buscar por um memorando específico informando um ou mais dos critérios de busca.

Nesta tela o usuário poderá Visualizar , Marcar para acompanhamento, Memorando Detalhado, Leituras, Alterar Situação, Responder, Encaminhar e Exportar Memorando para .doc. Os ícones apresentados nesta tela serão explicados em tópicos para facilitar a compreensão do usuário.

Visualizar Memorando

Para visualizar o memorando clique no ícone          ou no link com o número do Documento. Após o clique irá aparecer a tela com a figura 3.

Figura 3

Marcar para acompanhamento

O memorando poderá ser marcado para acompanhamento, ao clicar no ícone         .Desse modo, ele ficará realçado na cor vermelha, permanecendo assim até a sua conclusão ou até que seja desmarcado.

Ao selecionar esta opção, o memorando eletrônico, mesmo que tenha sido lido pelo usuário, permanece na caixa de entrada de memorandos e na lista de memorandos pendentes de recebimento, para o seu acompanhamento.

Para desmarcar, clique em       e o memorando retornará à cor inicial.

Memorando Detalhado

Para visualizar o memorando detalhadamente, clique no ícone    . Ao clicar no ícone a tela mostrada na (figura 4) irá abrir.

Figura 4

Leituras

É possível também ter acesso a listagem de outros usuários que realizaram a leitura do documento. Para realizar esta operação, clique no ícone   .

Alterar Situação

O sistema ainda permite alterar a situação de um memorando eletrônico. Para isso, clique no ícone   . A seguinte tela será exibida (figura 5):

Figura 5

Informe a Situação entre as opções: RECEBIDO, EM ANÁLISE ou CONCLUÍDO e descreva as informações sobre o memorando no campo Observação, as quais serão apenas visualizadas pelo setor do usuário.

Responder

O sistema possibilita que o usuário responda ao memorando eletrônico. Para realizar essa ação, clique em        . A seguinte tela será exibida (figura 6):

Figura 6

Encaminhar

O usuário pode encaminhar os memorandos, sendo possível acompanhar a tramitação de um documento mesmo quando este não está em processo. Para acessar esta operação, clique no ícone        . A seguinte tela será exibida (figura 7):

Figura 7

 Encaminhar Memorandos

Na aba Memorandos o usuário deve clicar em Encaminhar Memorando (figura 1).

Figura 1

Após clicar em  Encaminhar Memorando a seguinte tela irá aparecer (figura 2):

Figura 2

É possível encaminhar os memorandos e acompanhar a tramitação de um documento mesmo quando este não está em processo. Para isso, clique no ícone           . A tela com os Dados do Documento será exibida (figura 3):

Figura 3

O usuário deverá selecionar o Tipo de Encaminhamento entre as opções: Para uma unidade, Para unidades subordinadas ou Para funcionários da sua unidade. A tela será modificada de acordo com a opção escolhida.Selecione também a Unidade de Destino do memorando.

No campo, Selecione o nível de acesso ao memorando na unidade escolha entre as opções:RESPONSÁVEIS PELA UNIDADE, RESPONSÁVEIS E SECRETARIA DA UNIDADE, TODOS SERVIDORES DA UNIDADE ou TODOS FUNCIONÁRIOS DA UNIDADE.

Caso deseje, assinale a opção Desejo receber por e-mail uma confirmação da leitura deste Memorando?, para receber um e-mail com a confirmação da leitura do memorando.

Para prosseguir com a operação, clique em Continuar. A tela a seguir será exibida (figura 4):

Figura 4

Para continuar com o procedimento, clique em Encaminhar Memorando. Será exibida a tela confirmando o sucesso do procedimento, os Dados Gerais do Processo assim como suas movimentações e os dados gerais referentes ao despacho (figura 5):

Figura 5

Autenticar Memorando

Na aba Memorandos o usuário deve clicar em Autenticar Memorandos (figura 1). 

Figura 1

Após clicar em Autenticar Memorandos o sistema exibirá a seguinte tela (figura 2):

Figura 2

Autenticar Memorando

Na tela Memorandos Eletrônicos, clique no ícone       para autenticar o memorando . A seguinte tela será apresentada (figura 3):

Figura 3

Insira sua Senha de acesso ao sistema para autenticar o memorando.

Para fechar a tela exibida acima, clique em Fechar. Esta operação será válida para todas as telas que apresentarem esta função.

Para autenticar o memorando e enviá-lo simultaneamente clique em Autenticar e Enviar Memorando. Para somente autenticar e não realizar o envio do memorando, clique em Autenticar e Não Enviar. O sistema exibirá a seguinte tela para as duas opções (figura 4):

Figura 4