“A atividade terminou aí na Sala Jatiúca? Tá. Certo. Então vamos colocar esse monitor para cobrir o outro que está no auditório B. Como está o movimento da maloca? Beleza. Auditório B?”. Essas frases foram continuamente repetidas por Samy Dantas, relações públicas e um dos produtores culturais da Universidade Federal de Alagoas (Ufal), que trabalhou como coordenador de monitoria da 10ª Bienal Internacional do Livro.

Antes de a entrevista começar, Samy direcionava, sempre atento e inquieto, por meio do rádio de transmissão, os lugares que cada monitor deveria ficar no Centro de Convenções. Enquanto ouvia uma voz saindo do fone pendurado no ouvido, Samy respondia com um “ok” e ia passando um traço em cima das atrações e palestras que eram concluídas naquela hora.

Da Sala Umbu, onde se concentravam as equipes de comunicação e produção da Bienal, dava para ouvir os milhares de passos e vozes das equipes da organização e apoio, que se desdobraram para manter o controle e a realização das demandas no evento. Sem esses profissionais, que são a base de todo o trabalho de planejamento, organização e execução de um evento, não teria uma Bienal que gerou renda para outras pessoas e reuniu mais de 400 mil visitantes.

“Os monitores foram divididos em diversas áreas, dando auxílio às atividades que aconteciam nos espaços, dando apoio nas centrais de informações, atendimento e acolhimento dos convidados externos, entrada do Centro de Convenções para fazer a contagem de público, eles também foram distribuídos no estande da Edufal dando suporte, praça de autógrafos, como também no estande da Argentina. Então, o nosso trabalho, enquanto coordenação, era ficar gerenciando o trabalho deles”, explicou Samy Dantas.

Além de Samy, há mais três produtores diretamente ligados à organização da Bienal. São eles: Jorge André, Nicolle Freire e Simone Cavalcante. Para o trabalho no evento, foram contratadas 150 pessoas, incluindo também os monitores, sendo 92 estudantes da Ufal e 13 do Instituto Federal de Alagoas (Ifal).

“Acontecia muito, o tempo todo, de fazer o acompanhamento das atividades que já acabaram, das atividades que ainda estavam acontecendo, para poder remanejar os monitores de determinada área para outra área que está precisando mais, por exemplo, a maloca. A maloca se transformou em um espaço com uma vida própria, rotatividade, que demanda muito monitor para dar suporte”, disse ele.

Dinâmica de atuação da equipe

Para executar o que o visitante vislumbrou na Bienal, a equipe teve que passar por um processo de pré-produção, que consiste no planejamento e organização da logística, construção de programação, agendamentos, encontros e diversas reuniões, desde o primeiro semestre deste ano. Comissões também foram criadas para um maior direcionamento das demandas: Coordenação Geral, Logística, Secretaria, Espaço Edufal, Coordenação Editorial, Comunicação, Agendamento e Recepção de Escolas, Monitoria, Infraestrutura Geral, Feira de Exposições, Programação Geral e Acessibilidade.

“A gente, enquanto produtores culturais ligados à Pró-reitoria de Extensão [Proex], se incorporou ao trabalho da professora Sheila Maluf [coordenadora-geral do evento], que deu continuidade ao que a gente já vinha organizando, planejando. E, na reta final, a gente se dividiu melhor nas áreas de atuação e cada um se colocou dentro dessa área para poder dar um suporte maior ao evento como um todo”, destacou o produtor.

Ufal como protagonista

A equipe de produção e apoio ficava em uma parte separada da sala. Lá, tinha uma mesa central, sofá, mesas para computadores, uma cômoda para colocar açúcar, copos descartáveis, entre outros objetos. Ainda no local, havia uma grande máquina que fazia café, responsável por dar energia a muita gente, já que a equipe começava os trabalhos às 8h e terminava às 23h, ou até mesmo à meia-noite.

Entre um gole e outro de café, havia intensa comunicação entre a equipe. A informação tinha que ser confirmada e dada de uma forma clara e prática, com horários bem definidos. O mesmo valia para a programação do dia passada e repassada, como uma espécie de preparo para os imprevistos que talvez surgissem.

Samy também contou que houve momentos de picos e momentos de tranquilidade, e todos os dias – manhã, tarde e noite – havia remanejamentos de monitores e gerenciamento de atividades, todos sempre em movimento como a própria Bienal. Um corpo vivo e pulsante. “É um quebra-cabeça que a gente fica tentando remanejar, aparar, consertar”, frisou o produtor cultural da Ufal.

Com um olhar em outros espaços dentro de si mesmo, como quem esperava outra demanda do fone pendurado no ouvido, Samy não guardou suas opiniões sobre o que sente em relação ao protagonismo da Ufal e a importância disso para a realização do maior evento cultural e literário do estado.

“A Bienal é um produto da Ufal para a sociedade. Por mais patrocinadores, parceiros, apoios, que a gente possa ter, e que a gente precisa porque a Bienal não é feita apenas feita pela Universidade, mas é através dela que os caminhos são possíveis para se realizar uma Bienal. A gente tem que sempre prezar por uma autonomia, por esse protagonismo, a gente não pode perder de vista a Ufal dentro da Bienal. Hoje, ela tem uma correalização do governo de Alagoas, grande parceiro, porém a gente não pode perder de vista esse protagonismo”, concluiu.