Cerca de cinco mil atas de colação de grau e 200 livros de registro de diplomas, documentos denominados de Guarda Permanente, já estão no meio digital como resultado do Projeto de Digitalização do Acervo Acadêmico do Departamento de Registro e Controle Acadêmico (DRCA), da Universidade Federal de Alagoas. Com a última e terceira etapa concluída neste mês de outubro, o projeto surgiu com o objetivo de preservar os documentos arquivísticos originais. A conversão para o formato digital facilita o acesso, agilizando a análise de informações relacionadas ao acervo acadêmico dos três campi da Ufal.

Iniciado em 2017 como projeto de extensão universitária da linha Patrimônio cultural, histórico, natural e imaterial sob a coordenação da professora Irinéia Franco, do curso de História, a ação institucional contou com participação de alunos voluntários de Biblioteconomia e História, do Instituto de Ciências Humanas Comunicação e Artes (Ichca) do Campus A. C. Simões. Irineia é também responsável pelo Centro de Pesquisa e Documentação Histórica (CPDHis) da Ufal.

Pelo DRCA, o projeto teve a participação do arquivista e diretor- adjunto Josias Lima e transcorreu em três etapas: Digitalização, Controle de Qualidade e Certificação Digital. Na primeira etapa, a equipe de alunos de Biblioteconomia e História realizou higienização, identificação, classificação, descrição, indexação e a captura digital das imagens de atas de colação de grau e livros de registro de diplomas.

Na segunda etapa, os documentos digitalizados foram submetidos às inspeções de qualidade que certificaram que as imagens capturadas estavam legíveis, em boa definição e na resolução adequada, conforme recomendações para digitalização de documentos arquivísticos permanentes do Arquivo Nacional. A descrição e a indexação dos documentos também foram revisadas nesta fase.

"Considerando a Portaria MEC nº 315, de 4 de abril de 2018, que dispõe que os documentos e informações que compõem o acervo acadêmico, independente da fase em que se encontrem ou de sua destinação final, devem  ser convertidos para o meio digital, no prazo de vinte e quatro meses, conforme critérios a rigor, o DRCA buscou adequar na terceira etapa do projeto, procedimentos de preservação e segurança”, disse Josias sobre a  última fase.

Segundo o arquivista, nesta condição, as imagens das atas de colação de grau receberam certificado digital com padrão ICP-Brasil (Infraestrutura de Chave Pública Brasileira). Este certificado provê autenticidade, integridade e validade jurídica ao acervo digitalizado. “O projeto é contínuo e visa, futuramente, a implementação da virtualização dos processos administrativos do Departamento de Registro e Controle Acadêmico da Universidade Federal de Alagoas”, adianta Josias.

Efetivação e positividade

O relatório final do projeto aponta que a digitalização contribuiu para o amplo acesso e disseminação dos documentos proporcionados pela Tecnologia da Informação e Comunicação, permitindo o intercâmbio de instrumentos de pesquisa por meio de redes informatizadas. A iniciativa promove, assim, a difusão e a reprodução dos acervos não digitais, em formatos e apresentações diferenciados do formato original e incrementando a preservação e segurança dos documentos originais que estão em outros suportes não digitais, por restringir seu manuseio.

Além de ter permitido a preservação da memória institucional e o acesso facilitado aos documentos relativos à atividade-fim da Universidade, outra positividade também apontada é a que trata da inserção de discentes dos cursos de Biblioteconomia e História da Ufal em experiências voltadas para processos de digitalização de documentos. “Em meio às práticas que desenvolveram nos alunos a experiência no tratamento documental, também foram realizados diversos estudos e reflexões dirigidas para procedimentos de digitalização e de preservação de documentos em suporte físico e digital”, consta no relatório.

Por oportunizar numa larga utilização dos representantes digitais obtidos como resultado prático da ação de extensão, o relatório também destaca a grande significação social do projeto. O documento reforça que a recuperação da informação por meio digital proporcionará fácil acesso, transparência e segurança no que diz respeito à confiabilidade e a fidedignidade das informações relativas à formação dos profissionais diplomados pela Universidade que prestarão serviços à sociedade. Aponta que tal prática espelha aos usuários zelo e eficiência na recuperação de informações registradas nos documentos que compõem o acervo documental da instituição que se encontra sob a guarda do DRCA. O que vem, segundo o relatório, a contribuir com o conceito de valorização da Ufal no olhar da sociedade.