Natália Oliveira - estudante de Jornalismo

O Arquivo Central da Universidade Federal de Alagoas divulgou um memorando circular às secretarias administrativas e acadêmicas da Instituição, para esclarecer dúvidas a respeito do descarte de documentos. Junto ao memorando, o Arquivo enviou também uma carta aberta aos gestores e servidores das unidades acadêmicas e administrativas da Ufal para informar sobre o papel desenvolvido pelo setor.

Servidores das secretarias da instituição relatam queixas sobre a falta de espaço para armazenar todo o acervo documental intermediário e permanente, ou seja, os que que não são mais consultados com frequência. “Como o Arquivo Central está com sua capacidade no limite, os funcionários ligam para saber se podem descartar esses documentos por falta de espaço. Nós informamos que isso é proibido e que o descarte indevido acarretaria em graves penalidades ao servidor e à Ufal previstas na Legislação Arquivística”, destaca Maristher Vasconcellos, gerente geral do setor.

O Arquivo Central da Ufal é responsável por armazenar o acervo documental de caráter intermediário e permanente da Universidade, mas desde janeiro de 2012, suspendeu a transferência desses documentos devido à falta de espaço físico. Hoje, o setor possui pouco menos de 1,5 mil metros lineares de documentos. A medida, específica para mensurar o acervo documental, é calculada seguindo três parâmetros: a quantidade de estantes, de prateleiras e a dimensão dessas.

Segundo a gerente, cada setor deve guardar, preservar e conservar todos os documentos intermediários e permanentes até que uma solução seja encontrada para a carência de espaço no Arquivo Central. “A informação produzida aqui não é nossa. É do Governo Federal. Então nós temos que obedecer às regras da legislação e somente dar início ao processo de eliminação de documentos quando esses atingirem a data final da idade intermediária”, pontua.

De acordo com Márcio Barboza, superintendente de infraestrutura da Ufal, um galpão vago será reformado para receber o acervo do Arquivo Central. “Ainda este ano, o prédio do Centro de Inclusão Digital passará por reforma e adequações para desafogar os setores acadêmicos e administrativos e o próprio Arquivo”, informou. Ainda segundo Márcio, a cessão do novo espaço é provisória até a construção de um novo prédio para concentrar todo o acervo documental da Instituição, ainda sem previsão para começar.

Gestão Documental

No artigo terceiro da Lei Federal nº 8.159/91, consta que a gestão de documentos é “o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente”.

Dentro da Gestão Documental, os documentos passam por três idades. A primeira é a idade corrente, onde os documentos são consultados com frequência. A segunda é a idade intermediária, onde o documento permanece guardado, mas sem manejo frequente. A terceira e última idade é a permanente, onde o documento jamais será eliminado, devido ao seu valor cultural e informativo para fins de investigação.

Ao chegaram ao fim da idade intermediária, os documentos podem ser descartados ou arquivados no depósito permanente do Arquivo Central. “Até o servidor se aposentar, por exemplo, a pasta funcional dele permanece no Departamento de Administração de Pessoal (DAP). Após a aposentadoria, a pasta deve ser transferida para o depósito intermediário do Arquivo e lá permanecer por cem anos, para, enfim, ser eliminada”, explica Maristher.

Por meio do portal da Ufal, o setor disponibilizou as Tabelas de Temporalidade Documental das Atividades-meio e Atividades-fim, utilizadas por Órgãos Públicos do Governo Federal. Nela, constam os códigos de assuntos, prazos prescricionais e a destinação final dos documentos, que devem ser adotados por todas as unidades acadêmicas e administrativas da Universidade.