Cadastrar Processo

Esta funcionalidade permite que o usuário realize o cadastro de processos no sistema da Instituição. Processo é o documento ou o conjunto de documentos que exige um estudo mais detalhado, bem como procedimentos expressos por despachos, pareceres técnicos, anexos ou, ainda, instruções para pagamento de despesas.

Para realizar esta operação, acesse o SIPAC (http://sipac.sig.ufal.br/sipac/) → Módulos → Protocolo → Aba Processos → Cadastro → Cadastrar Processo Ou SIPAC (http://sipac.sig.ufal.br/sipac/)  → Portal Adm.  → Aba Protocolo  → Processos  → Cadastrar Processo.

Ao selecionar a opção de cadastro o sistema exibirá a seguinte tela  (figura 1) :

Figura 1

Na tela mostrada na figura 1,o usuário deve informar os seguintes Dados Gerais do Processo a ser cadastrado:

  • Origem do Processo, dentre as opções Processo Interno e Processo Externo. Caso a opção Processo Externo seja selecionada, será necessário informar se deseja visualizar o Número do processo no formato 00000.000000/0000-00 (radical.numero/ano-dv), além de informar o Número Original do Processo, seu Órgão de Origem e sua Data de Autuação Original;
  • O Tipo do Processo. É interessante destacar que após inserir as primeiras letras da informação desejada, o sistema apresentará uma lista com as opções disponíveis para escolha. Clique na opção desejada para selecioná-la. Após a seleção do Tipo do Processo desejado, o sistema automaticamente exibirá o campo Assunto do Processo já preenchido com o assunto associado ao tipo de processo escolhido;
  • Assunto Detalhado do processo;
  • Natureza do Processo, dentre as opções disponíveis para escolha;
  • Se desejar, insira uma Observação sobre o processo a ser cadastrado.

Exemplificaremos utilizando os seguintes dados:

  • Origem do Processo: Processo Interno;
  • Tipo do Processo: CONTROLE DE FREQUÊNCIA. ABONO DE FALTAS;
  • Natureza do Processo: OSTENSIVO.

 

Após informar os Dados Gerais do Processo, clique em Continuar para prosseguir com o cadastro. A seguinte página será carregada (figura 2):

Figura 2

Na página mostrada na figura 2, o sistema apresenta o formulário para inserção dos Documentos do Processo. É interessante destacar que o formulário será apresentado com campos diferentes, de acordo com as Opções de Documentos a serem inseridos, ou seja, se optar por Informar Novo Documento ou por Consultar Documentos Existentes e previamente cadastrados no sistema. Para exemplificar, optaremos por Informar Novo Documento.

Após informar a opção desejada no campo Opções de Documentos, inserir os seguintes dados do documento a ser inserido ao processo para formalizá-lo: Tipo do Documento, dentre as opções disponíveis; Assunto Detalhado referente ao documento; Observações referentes ao documento; e a Forma do Documento, dentre as opções Escrever Documento ou Anexar Documento Digital.

 

Se na Forma do documento o usuário optar pela opção Escrever documento, uma caixa de texto será disponibilizada para o usuário informar o conteúdo do documento.

Exemplificaremos com o Tipo do Documento ATESTADO MÉDICO, tendo como forma do documento a opção ANEXAR DOCUMENTO DIGITAL. (Figura 3)

Cabe destacar que a página será exibida de forma diversa de acordo com a Forma do Documento selecionada.  

Figura 3

Na tela mostrada na figura 3, além dos dados já explicados anteriormente, preencha os seguintes campos adicionais com informações sobre o documento digital a ser anexado:

  • Data do Documento. Para inserir a data desejada, digite-a ou selecione-a no calendário exibido ao clicar no ícone       ;  
  • Código Identificador do documento;
  • Ano do documento;
  • Número de Folhas existentes no documento;
  • Unidade de Origem do documento. Para informar a unidade desejada, digite seu código ou nome ou selecione-a no esquema de hierarquia das unidades apresentado pelo sistema;
  • Tipo de Conferência realizada para o documento, dentre as opções disponibilizadas pelo sistema;
  • Insira o Arquivo Digital do documento. Para isso, clique em Selecionar arquivo e escolha o arquivo desejado dentre os presentes em seu computador.

 

Como exemplo, utilizaremos:

  • Data do Documento: 04/07/2017;
  • Número de Folhas: 01
  • Unidade de Origem: 11.00.43.42 NUCLEO DE TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO
  • Tipo de Conferência: DOCUMENTO ORIGINAL;

Arquivo Digital: ATESTADO.jpg.

Após inserir o documento desejado, seja informando seu texto ou anexando um arquivo digital, inserir os servidores da Instituição responsáveis por assiná-lo. Para isso, clique no ícone       .  O sistema o irá direcionar o usuário para a seguinte tela:

Figura 4

Se o usuário desejar remover um servidor previamente selecionado como assinante, deve clicar em        ao seu lado. O servidor será prontamente removido da lista de assinantes do documento. Esta ação será válida sempre que estiver presente.

Após selecionar todos os assinantes desejados para o documento a ser cadastrado, fechar a tela. Os assinantes passarão a ser exibidos, então, na lista de Assinantes do Documento, presente na tela que contém os campos para inserção dos Documentos do Processo.

De volta à tela de cadastro dos Documentos do Processo, após informar os dados necessários, clicar em Inserir Documento(s) para prosseguir. A página será recarregada e passará a exibir o documento na lista de Documentos Inseridos no Processo, da seguinte forma (figura 5):

Figura 5

Caso o usuário deseja inserir um novo documento, basta repetir a operação.

Retornando à tela para inserção dos Documentos do Processo, após inserir todos os documentos desejados, clicar em Continuar para prosseguir com o cadastro do processo. O sistema o irá direcionar o usuário para a seguinte página (figura 6):

Figura 6

Na figura 6, devem ser informados os interessados no processo a ser cadastrado. Os interessados podem pertencer a diferentes categorias, e para cada uma delas um dado diferente do interessado deve ser informado no campo disponibilizado após a inserção da Categoria, conforme lista a seguir:

  • Servidor: Categoria destinada a servidores da Instituição. Caso esta categoria seja selecionada, é necessário informar a matrícula SIAPE do servidor, sem o dígito verificador;
  • Aluno: Categoria destinada a alunos da Instituição, que deverão ser identificados por seu número de matrícula;
  • Credor: Pessoas físicas ou jurídicas que serão credoras do processo;
  • Unidade: Unidade da Instituição;
  • Outros: Categoria destinada ao público externo, órgãos internacionais ou qualquer outro interessado que não se adeque às categorias mencionadas anteriormente. Neste caso, o interessado será identificado por seu CPF/CNPJ e nome.

Para exemplificar, selecionamos a Categoria: Servidor.

Após informar a Categoria desejada, preencher os campos que serão apresentados de acordo com a categoria selecionada. No caso da categoria Servidor, será necessário informar o nome do Servidor e seu E-mail de contato.

Após preencher os campos necessários, clicar em Inserir para adicionar o interessado ao processo. A página será prontamente atualizada e passará a exibir o interessado adicionado na lista de Interessados Inseridos no Processo, após inserir todos os interessados desejados, clicar em Continuar. 

A seguinte tela irá aparecer (figura 7):

Figura 7

Na página mostrada na figura 6, inserir as informações da Movimentação Inicial do Processo a ser cadastrado. Para isso, informar a Unidade de Destino do processo, selecionando dentre as opções Unidade Sugerida ou Outra Unidade. Cabe destacar que caso o usuário opte por selecionar a opção Outra Unidade, é possível digitar o código ou o nome da unidade desejada ou selecioná-la no esquema de hierarquia das unidades disponibilizado pelo sistema.

Clicar em Continuar após inserir todas as informações desejadas, para prosseguir com a operação. A tela a seguir será disponibilizada pelo sistema (figura 8):

Figura 8

Para finalizar a operação, clicar em Confirmar. A seguinte mensagem de sucesso será apresentada (figura 9):