Abrir e acompanhar um processo na Ufal tem se tornado cada vez mais uma tarefa digital. Mas para que a tramitação ocorra em tempo hábil, é preciso que as etapas exigidas pelo Sistema Integrado de Patrimônio, Administração e Contratos (Sipac) sejam cumpridas. É o que explica o arquivista do Protocolo Geral, Décio Filho. “Muitas vezes, o processo trava pela falta da inserção do nome do interessado, da assinatura do documento, anexação de documento ou numeração de folhas. São alguns dos exemplos de pendências que impedem o seguimento do documento, pois o sistema não permite e fica parado até solucionar”, relata. 

Para auxiliar os servidores a evitar erros no momento de cadastrar um processo no Sipac, o Núcleo de Criação (Nuc) da Assessoria de Comunicação (Ascom) da Ufal elaborou um infográfico esclarecendo as principais pendências que fazem parar a tramitação. “Em conversa com servidores do DRCA [Departamento de Registro e Controle Acadêmico] e do CGTI [Coordenadoria de Gestão e Tratamento da Informação] do DAP [Departamento de Administração de Pessoal], setores que têm os maiores arquivos da Ufal, elencamos os principais erros cometidos nos processos abertos no Sipac e pedimos o apoio do NUC para tornar a informação mais acessível e didática para a comunidade universitária”, afirmou o arquivista. Confira o infográfico no anexo.

Décio ainda indica outros recursos informativos já disponíveis e que também podem auxiliar no momento de abrir um processo. “Temos manual de normas e procedimentos, infográfico, além de uma lista de perguntas frequentes que estão disponíveis na página da Ufal”, indica. Os documentos citados podem ser acessados aqui.