Secretária do Campus Arapiraca realiza pesquisa em correspondências oficiais

Jhonathan Pino - jornalista

"A linguagem escrita é a técnica que o serviço público utiliza para se comunicar formalmente com os órgãos públicos, setor privado e com os cidadãos em geral. É a partir das correspondências oficiais que entidades se comunicam de modo impessoal, claro e uniforme com os seus destinatários." Essas são algumas das observações feitas pela secretária-executiva Ana Luísa Soares, da Unidade de Ensino de Palmeira dos Índios, em trabalho apresentado no Encontro dos Servidores, em 2011.

Nos anos de 2009 e 2010, a servidora analisou 20 correspondências oficiais e percebeu que algumas delas não obedeciam às normas do Manual de Redação Oficial da Presidência da República. O uso incorreto de vocativos e de fechos nas comunicações foram os principais vícios encontrados nos documentos.

"Quanto ao vocativo, percebeu-se o uso excessivo de Prezado, seguido do pronome de tratamento Senhor(a) - quando as normas recomendam o uso de pronome, seguido do cargo do destinatário. Quanto ao uso dos fechos, percebeu-se, a utilização predominante de Atenciosamente e a ausência do uso do fecho Respeitosamente", relata Ana Luísa.

Essas são apenas algumas das notificações apresentadas no trabalho "A comunicação escrita oficial no cotidiano laboral do profissional de secretariado executivo do setor público", redigido por Ana Luísa como Trabalho de Conclusão de Curso (TCC) da especialização em Secretariado Executivo, pela Faculdade Internacional de Curitiba (Facinter), em 2010.

A escolha da redação oficial como abordagem do TCC pela secretária deu-se pela importância que as correspondências oficiais têm em sua profissão. No trabalho, Ana Luísa apontou o artigo 4º da Lei 7.377, de 30 de setembro de 1985, que dispõe sobre o exercício da profissão de secretário, para citar a redação de documentos como um dos atributos que o secretário-executivo deve dominar.

"No cotidiano laboral, como secretária-executiva, sempre me deparei com comunicações oficiais mal redigidas e mal formatadas, totalmente em desacordo com o que preconiza o Manual da Presidência", relata a servidora, que ainda completa: "O manual tem a função de contribuir para a consolidação de uma cultura administrativa de profissionalização dos servidores públicos e de respeito aos princípios constitucionais, objetivando a constante melhoria dos serviços prestados à sociedade".

Conforme a servidora, os secretários têm um papel essencial em transmitir as normas do manual para os colegas de trabalho, caso não o dominem. A inexistência de um manual de redação próprio da Ufal; a inexistência do curso de Redação Oficial no Campus Arapiraca e a transitoriedade de bolsistas são fatores que dificultam a uniformização das correspondências na instituição.

Procedimentos da pesquisa

O levantamento dos itens em desacordo nas correspondências foi feito com o auxílio dos secretários-executivos da sede do Campus Arapiraca e da Unidade de Palmeira dos Índios, onde foram analisadas dez Comunicações Internas (CI's) emitidas entre as unidades e outros dez ofícios de setores internos e externos à Universidade. Chegou-se a conclusão que "as comunicações são despadronizadas, porque os redatores, em sua maioria, não têm conhecimento sobre as regras contidas no Manual da Presidência, e tendo, não fazem uso", enfatizou Ana Luísa.

Mais um exemplo de desconhecimento das normas encontrado nos documentos foi o uso de termos arcaicos em ofícios. "Sem mais para o momento, agradecemos-lhe e Grato(a) pelas suas providências, apresentamos os nossos protestos de consideração e apreço, são alguns deles. Há de se evidenciar que tais expressões foram impostas por regras de convenções e costumes, não sendo mais adequado o uso das mesmas, conforme o que preceitua o Manual", disse a secretária.

Ela ainda aponta que só a partir da familiarização do Manual de Redação é possível uniformizar e atender a preceitos como clareza, objetividade e outros relatados pela Constituição. "Vale salientar que as normas oficiais de redação, no meu exercício profissional, na Unidade de Palmeira dos Índios, foram repassadas apenas a alguns bolsistas permanência no semestre de 2011. Antes de cobrarmos obediência às normas oficiais aos redatores das comunicações, é preciso divulgá-las, e estamos caminhando para isso", entusiasmou-se a servidora.