Imprensa Nacional

PORTARIA Nº 1.335, DE 21 DE MAIO DE 2018

Regulamenta os procedimentos relativos ao acesso e ao tratamento de documentos e informações no âmbito do Ministério da Transparência e Controladoria-Geral da União - CGU.

O MINISTRO DE ESTADO DA TRANSPARÊNCIA E CONTROLADORIA-GERAL DA UNIÃO, Substituto, no uso das atribuições que lhe conferem os incisos I e II do parágrafo único do art. 87 da Constituição Federal, e tendo em vista o disposto na Lei nº 12.527, de 18 de novembro de 2011, no art. 26, § 3º, da Lei nº 10.180, de 6 de fevereiro de 2001, no Decreto nº 7.724, de 16 de maio de 2012, e no Decreto nº 7.845, de 14 de novembro de 2012, resolve:

Art. 1º Os procedimentos relativos ao acesso e ao tratamento de informações e documentos, no âmbito do Ministério da Transparência e Controladoria-Geral da União - CGU, obedecerão às disposições desta Portaria.

Art. 2º Para efeitos desta Portaria, considera-se:

I - contaminação documental ou processual: efeito decorrente do acondicionamento de informação restrita em documentos ou processos irrestritos;

II - custódia: responsabilidade jurídica de guarda e proteção de informações sem vínculo de propriedade;

III - documento: unidade de registro de informações, qualquer que seja o suporte ou formato;

IV - fundos documentais: o conjunto de documentos produzidos e acumulados em decorrência do exercício das atribuições do órgão, qualquer que seja o suporte de informação ou a natureza dos documentos;

V - informação: dados, processados ou não, que podem ser utilizados para produção e transmissão de conhecimento, contidos em qualquer meio, suporte ou formato;

VI - informação classificada em grau de sigilo: informação sigilosa em poder dos órgãos e entidades públicas, observado o seu teor e em razão de sua imprescindibilidade à segurança da sociedade ou do Estado, a qual é classificada como ultrassecreta, secreta ou reservada;

VII - informação de acesso irrestrito: informação sobre a qual não recaia qualquer hipótese de limitação de acesso, ou que seja de amplo conhecimento público em razão de ato de seu titular ou de terceiros;

VIII - informação pessoal: informação sobre pessoa natural identificada ou identificável, relativa à intimidade, vida privada, honra e imagem, nos termos do art. 31 da Lei nº 12.527, de 18 de novembro de 2011;

IX - informação pessoal sensível: informação pessoal relativa à intimidade, vida privada, honra e imagem cuja divulgação possa ensejar discriminação de seu titular, tais como convicções políticas, religiosas, orientação sexual, identidade de gênero e informações médicas;

X - linguagem cidadã: propriedade da comunicação, verbal ou escrita, que é clara, objetiva, simples e concisa;

XI - necessidade de conhecer: condição segundo a qual o conhecimento da informação com restrição de acesso é indispensável para o adequado exercício de cargo, função, emprego ou atividade;

XII - papéis de trabalho: conjunto de registros e documentos produzidos ou coletados por servidor em atividade de controle, que constitui evidência do trabalho executado e o fundamento da opinião e conclusões desse profissional, notadamente nos termos do § 3º do art. 26 da Lei nº 10.180, de 6 de fevereiro de 2001;

XIII - salvaguardas de acesso: medidas de restrição ao acesso às informações;

XIV - salvaguardas de gestão: medidas de proteção da informação adotadas a fim de garantir a disponibilidade, integridade, confidencialidade e autenticidade dessa informação; e

XV - titular da informação: pessoa física ou jurídica, de direito público ou privado, a que se refira a informação.

Art. 3º A transferência de documento ou informação de outro órgão ou entidade da Administração Pública à CGU implicará a transferência do dever de restrição de acesso.

Art. 4º Compete à CGU a gestão de seus fundos documentais, que contará com as salvaguardas de que trata esta Portaria sempre que neles houver registradas informações de acesso restrito.

CAPÍTULO I

DO ACESSO À INFORMAÇÃO

Seção I

Do acesso irrestrito

Art. 5º O exercício pleno do direito fundamental de acesso à informação irrestrita será a todos assegurado, independentemente de motivação, nos termos da Constituição Federal, das Leis nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991; nº 9.784, de 29 de janeiro de 1999; e nº 12.527, de 2011; e do Decreto nº 7.724, de 16 de maio de 2012.

Art. 6º Não serão considerados aptos a serem respondidos os pedidos que não apresentem:

I - nome do requerente;

II - número de documento de identificação válido;

III - especificação, de forma clara e precisa, da informação requerida; e

IV - endereço físico ou eletrônico do requerente, para recebimento de comunicações ou da informação requerida.

§ 1º Considera-se específico o pedido de acesso que indique elementos que permitam a identificação precisa dos documentos ou informações solicitados, independentemente do volume de documentos envolvidos.

§ 2º Não sendo o pedido considerado apto, o Serviço de Informações ao Cidadão - SIC instruirá o demandante a apresentar novo pedido.

Art. 7º Não serão atendidos pedidos de acesso à informação:

I - genéricos;

II - desproporcionais ou desarrazoados; ou

III - que exijam trabalhos adicionais de análise, interpretação ou consolidação de dados e informações, ou serviço de produção ou tratamento de dados que não seja de competência do órgão ou entidade.

Art. 8º Poderão ser considerados desproporcionais os pedidos de acesso que impliquem em gastos ou atividades excessivos, a exemplo de:

I - manuseio ou reprodução de grande quantidade de documentos pela unidade; e

II - elevado tempo para triagem que tenha por objetivo proteger informações de acesso restrito.

Parágrafo único. Não serão considerados desproporcionais aqueles gastos que puderem ser suportados pelo próprio requerente.

Art. 9º Quando, para o pleno atendimento do pedido, for necessário trabalho adicional de interpretação, consolidação ou tratamento de dados e informações, a unidade disponibilizará, sempre que possível, os dados e informações no modo e suporte em que se encontrarem, a fim de que o próprio solicitante possa realizar sua interpretação, consolidação ou tratamento.

Art. 10. Quando a solicitação da informação recair sobre documento em que coexistam informações de acesso restrito, caberá à unidade que haja produzido a informação ou que a custodie, quando possível, a produção de versão com a obliteração da parte restrita, ou a elaboração de extrato ou de certidão que preserve a compreensão da informação remanescente.

Art. 11. O acesso à informação registrada em documentos custodiados pela CGU poderá ser condicionado à prévia manifestação do órgão ou entidade que os produziu, a fim de averiguar a necessidade de manutenção de cadeia de custódia e eventual restrição de acesso.

Parágrafo único. Caberá à CGU analisar o fundamento e as razões apontadas pelo órgão produtor do documento custodiado, sempre que a manifestação for pela restrição de acesso, a fim de acatá-los ou rejeitá-los.

Art. 12. Será assegurado ao solicitante o conhecimento de informações de acesso irrestrito que permitam a identificação dos documentos produzidos por outros órgãos e entidades que se encontrem acumulados na CGU sem a característica de custódia, a fim de que este possa solicitá-los diretamente ao órgão de origem.

Seção II

Do acesso externo condicionado

Art. 13. O acesso à informação pessoal, sensível ou não, será disponibilizado apenas ao seu titular ou ao seu procurador, mediante comprovação de identidade, nos termos do art. 55, II, c/c art. 60, parágrafo único, I, do Decreto nº 7.724, de 2012.

§ 1º A informação poderá ser disponibilizada presencialmente, por meio do envio de correspondência ou por correio eletrônico, a critério do titular.

§ 2º O envio de correspondência obedecerá aos princípios da razoabilidade e da proporcionalidade.

§ 3º Os agentes públicos terão acesso às informações pessoais quando necessário ao exercício de suas atribuições.

§ 4º Serão disponibilizadas as informações pessoais a terceiros em caso de consentimento expresso do titular da informação, de ordem judicial ou de disposição legal.

§ 5º Não sofrem restrição de acesso informações pessoais cujo próprio titular tenha disseminado.

§ 6º Os documentos que evidenciem a prática de irregularidades poderão ser encaminhados aos órgãos competentes por sua apuração, independentemente de suas salvaguardas.

§ 7º Considera-se informação pessoal aquela que possibilite a identificação de denunciante.

Art. 14. Caso o titular das informações pessoais esteja morto ou ausente, o acesso às informações pessoais será disponibilizado ao cônjuge ou companheiro, aos descendentes ou ascendentes, conforme o disposto no parágrafo único do art. 20 da Lei nº 10.406, de 10 de janeiro de 2002.

Art. 15. O acesso à informação pessoal observará o disposto nos arts. 55 a 62 do Decreto nº 7.724, de 2012 e, quando se tratar de acesso por terceiros, será condicionado à assinatura de um termo de responsabilidade [Anexo I], que disporá sobre a finalidade e a destinação que fundamentaram sua autorização e sobre as obrigações a que se submeterá o requerente.

Art. 16. São de acesso restrito as informações de invenção ou modelo de utilidade patenteado nos termos da Lei nº 9.609, de 19 de fevereiro de 1998, ou adquirido de terceiro mediante cláusula contratual de preservação de sigilo industrial, enquanto durarem os direitos de patente, bem como aquelas protegidas por direito autoral e propriedade intelectual.

Parágrafo único. A CGU poderá dispor, segundo critérios de conveniência e oportunidade, das informações em relação às quais tenha direito autoral ou propriedade intelectual.

CAPÍTULO II

DAS SALVAGUARDAS DA INFORMAÇÃO

Seção I

Das salvaguardas de acesso

Art. 17. Estão sujeitos às salvaguardas de acesso os processos ou documentos que contenham:

I - informações classificadas em grau de sigilo;

II - informações pessoais e pessoais sensíveis;

III - informações sigilosas, nos termos da lei; e

IV - outras informações com restrição de acesso.

Art. 18. O acesso, a divulgação e o tratamento de informação classificada em grau de sigilo ficarão restritos a pessoas com necessidade de conhecê-la e que sejam credenciadas na forma do Decreto nº 7.845, de 14 de novembro de 2012, da Política de Segurança da Informação e das Comunicações da CGU, e das normas pertinentes editadas pelo Gabinete de Segurança Institucional da Presidência da República e pelo Comitê Permanente de Segurança Corporativa da CGU - COPESEG.

Parágrafo único. O acesso à informação classificada em qualquer grau de sigilo a agente público não credenciado ou não autorizado por legislação será permitido mediante assinatura de Termo de Compromisso de Manutenção de Sigilo - TCMS [Anexo II] - pelo qual esse se obrigará a manter o sigilo da informação, sob pena de responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da lei.

Art. 19. A classificação da informação em qualquer grau de sigilo deverá ser feita por meio da elaboração de respectivo Termo de Classificação de Informação - TCI [Anexo III] -, nos termos do Decreto nº 7.724, de 2012, e com atenção aos efeitos que a atribuição de determinada classificação trará às atividades da CGU, aos demais órgãos de defesa do Estado e à sociedade em geral.

§ 1º A classificação da informação será feita sobre o documento que a contenha, identificado por meio de número de protocolo, e estenderá os seus efeitos ao processo em que esteja juntado somente para fins de salvaguarda de gestão.

§ 2º No ato de classificação da informação, deve-se buscar o grau de sigilo menos restritivo possível, considerando o interesse público e a gravidade do risco ou dano à segurança da sociedade e do Estado que a sua divulgação irrestrita possa causar.

§ 3º A classificação da informação em qualquer grau de sigilo deve observar os fundamentos definidos nos arts. 23 e 24 da Lei nº 12.527, de 2011.

§ 4º A classificação deverá ser realizada pela autoridade competente, preferencialmente no momento em que a informação gerada lhe for apresentada, observada a data da produção da informação e os procedimentos estabelecidos nesta Portaria, em suas normas complementares e nas instruções normativas editadas pelo COPESEG.

§ 5º O TCI seguirá anexo ao documento classificado ou deverá ser juntado ao processo respectivo, devendo as razões da classificação terem o mesmo grau de sigilo.

Art. 20. A classificação do sigilo de informações no âmbito da CGU é de competência:

I - nos graus ultrassecreto e secreto: do Ministro da CGU; e

II - no grau reservado: do Ministro da CGU e dos servidores ocupantes de cargos em comissão do Grupo-Direção e Assessoramento Superiores - DAS, de nível 101.5 ou superior.

§ 1º O Ministro da CGU poderá delegar competência para classificação em grau reservado a ocupantes de cargos em comissão de nível DAS 101.4, de Funções Comissionadas do Poder Executivo - FCPE, de nível 101.4, ou a Superintendentes das Controladorias Regionais da União nos Estados, vedada a subdelegação.

§ 2º A classificação de informação realizada por delegação pelos agentes públicos referidos no § 1º deverá ser informada ao Ministro da CGU, no prazo de noventa dias, devendo o documento comprobatório de sua ciência ser juntado ao respectivo TCI.

Art. 21. A classificação da informação será reavaliada pela autoridade classificadora ou por autoridade hierarquicamente superior, mediante provocação ou de ofício, nos termos do Decreto nº 7.724, de 2012, para desclassificação ou redução do prazo de sigilo.

§ 1º A Comissão Permanente de Avaliação de Documentos Sigilosos - CPADS avaliará periodicamente os documentos classificados em grau de sigilo no âmbito da CGU, nos termos de seu Regimento Interno, apresentando relatórios e orientações quanto às desclassificações, reavaliações de ofício ou novas classificações.

§ 2º O Gestor de Segurança e Credenciamento da CGU informará à Comissão Mista de Reavaliação de Informações - CMRI acerca da classificação da informação em grau secreto e ultrassecreto, nos termos do art. 32 do Decreto nº 7.724, de 2012.

Art. 22. A desclassificação de dado ou informação será automática após o transcurso dos prazos ou termos previstos no TCI.

Art. 23. Será analisado integralmente o processo objeto de pedido de acesso que contenha documento de acesso restrito, a fim de verificar a possibilidade de contaminação dos demais documentos que o componham.

Parágrafo único. Constatada a contaminação por documento classificado em grau de sigilo, será editado TCI para os documentos afetados, com o mesmo grau de sigilo atribuído ao documento contaminador.

Art. 24. Consideram-se informações e documentos preparatórios relativos a processos em curso no âmbito da CGU, cuja divulgação irrestrita pode trazer prejuízo a sua adequada conclusão:

I - documentos que evidenciem os procedimentos e as técnicas relativas a ações de controle e de inspeção correcional, gestão de riscos ou de qualquer espécie de ação investigativa; e

II - relatórios, pareceres e notas técnicas decorrentes de investigações, auditorias e fiscalizações, e outros documentos relativos às atividades de correição e de controle, bem como outras ações de competência da CGU, quando ainda não concluídos os respectivos procedimentos.

§ 1º A restrição de acesso às informações previstas no inciso I do caput deste artigo se extinguirá quando o método ou o procedimento adotado nas respectivas ações de controle, de inspeção correcional, de gestão de risco ou ação investigativa não for mais utilizado, salvo quando:

I - haja perspectiva de utilização; ou

II - seu conteúdo componha outros documentos de acesso restrito.

§ 2º A restrição de acesso às informações previstas no inciso II do caput deste artigo se extinguirá a partir da conclusão do procedimento, salvo subsistam outras restrições.

§ 3º Consideram-se concluídos, no âmbito da CGU, os procedimentos relativos a:

I - ação correcional:

a) procedimento correcional contraditório e eventual processo de acompanhamento: com a publicação da decisão definitiva do procedimento contraditório pela autoridade competente;

b) procedimento investigativo: com o arquivamento do processo ou a publicação do julgamento do procedimento disciplinar contraditório decorrente da investigação; e

c) procedimento de inspeção correcional: com a aprovação final do relatório pela autoridade competente;

II - ação de apuração de denúncias:

a) após o encerramento da ação de controle ou do procedimento que a denúncia instruir;

b) após seu expresso arquivamento; ou

c) após o transcurso de 5 anos sem a adoção de providências;

III - ação de controle, somente após cumpridos todos os requisitos abaixo:

a) manifestação da Unidade Examinada ou do gestor federal, conforme o caso, sobre fatos apurados na execução dos trabalhos, desde que não haja indicação de sigilo ou de segredo de justiça;

b) manifestação do gestor federal ou de entidade do Sistema S (Serviço Social Autônomo) sobre a existência de dados com restrição de acesso na versão final do relatório; e

c) encaminhamento do relatório ao gestor federal e aos demais destinatários próprios de cada linha de atuação da Secretaria Federal de Controle Interno.

§ 4º As informações oriundas ou resultantes de procedimentos correcionais, denúncias ou ações de controle, que possam resultar no prosseguimento de investigação em outros órgãos da Administração Pública, administrativa ou judicialmente, terão seu acesso condicionado à prévia consulta aos órgãos parceiros na investigação quanto à sua restrição de acesso.

§ 5º A restrição de acesso decorrente da natureza preparatória de documentos não será aplicada a interessados formalmente acusados em procedimentos de natureza contraditória, nem a seus representantes legais, quando necessários ao exercício do contraditório e da ampla defesa.

§ 6º Não integram os fundos documentais da CGU nem constituem documentos preparatórios à tomada de decisão documentos que registrem simples anotações, esboços ou minutas descartados ao longo da atividade da CGU que não constituam achados ou dos quais não se haja derivado conclusão.

§ 7º O denunciante, por essa única condição, não terá acesso às informações e documentos preparatórios.

Art. 25. Os papeis de trabalho reunidos durante a realização de auditorias, fiscalizações e inspeções gozarão de salvaguardas de acesso no âmbito da CGU.

Parágrafo único. Caberá à unidade demandada por meio do processo administrativo de acesso à informação indicar os órgãos ou entidades dos quais tais documentos tenham sido coletados, a fim de que o solicitante possa requerê-los diretamente a tais órgãos ou entidades, nos termos do art. 12 desta Portaria.

Art. 26. Os leiautes de bases de dados e sistemas de informação da CGU constituem materiais de acesso restrito sempre que sirvam ao armazenamento de informações com salvaguardas de acesso, nos termos do art. 45 do Decreto nº 7.845, de 2012, sendo facultado à Administração deles dispor, nos termos e condições do art. 16 desta Portaria, após o seu desuso ou mediante contrato, termo ou convênio com cláusula de confidencialidade.

Art. 27. Os processos em curso na CGU que contenham informações de acesso restrito poderão ser acessados apenas pelos servidores aos quais são destinados ou por unidades que desempenhem as competências regimentais a eles relacionadas, conforme discriminação de nível de acesso constante em normativo específico, e por aqueles que apresentem necessidade de conhecer.

Art. 28. Caberá ao agente público que ocupe cargo de nível DAS 101.4, FCPE 101.4, Superintendentes das Controladorias Regionais da União nos Estados, seus equivalentes ou superiores, manifestar-se sobre a possibilidade de concessão de acesso a terceiros a processos de responsabilidade de sua unidade.

Parágrafo único. A competência prevista neste artigo não poderá ser exercida em prejuízo do contraditório e da ampla defesa, quando aplicáveis ao processo em questão.

Art. 29. As informações que instruam processos que corram em segredo de justiça, bem como as informações destes provenientes, terão o acesso restrito ao órgão ou entidade para a qual o juízo competente as tenha endereçado.

§ 1º As informações tratadas no caput que estejam custodiadas na CGU terão seu acesso garantido ao interessado formalmente acusado em processo contraditório da CGU e aos seus defensores legalmente constituídos quando utilizadas no respectivo processo como prova.

§ 2º O direito de que trata o § 1º inclui o direito de obtenção de cópia integral das informações nos termos do art. 12 da Lei nº 12.527, de 2011.

Seção II

Das salvaguardas de gestão

Subseção I

Recebimento e marcação

Art. 30. Os documentos a que se refere o art. 17 desta Portaria serão cadastrados com Número Único de Protocolo (NUP) de origem da CGU e serão categorizados conforme tipologia específica de Sistema Informatizado de Protocolo, de acordo com as seguintes diretrizes:

I - informação classificada, quando relativa à informação de que trata o inciso I do art. 17 desta Portaria;

II - informação pessoal ou informação pessoal sensível, quando relativa à informação de que trata o inciso II do art. 17 desta Portaria;

III - sigilo legal específico, quando relativa à informação de que trata o inciso III do art. 17 desta Portaria; e

IV - restrição de acesso específica, quando relativa à informação de que trata o inciso IV do art. 17 desta Portaria.

§ 1º Os processos físicos que contenham documentos ou informações a que se refere o caput trarão, em sua capa, as seguintes marcações:

I - indicação do grau de sigilo, no caso do inciso I do caput; ou

II - marcação de "ACESSO RESTRITO", nos casos dos incisos II e III do caput.

§ 2º Os processos físicos iniciados após a publicação desta portaria que contenham documentos ou informações a que se refere o caput deverão apresentar, no verso de sua capa, mapa [Anexo IV] que indique a espécie de restrição de acesso e a folha de sua ocorrência.

§ 3º No caso de documento a que se refere o inciso I do caput que estiver sob custódia da CGU, será obrigatória a lavratura de termo de custódia [Anexo V] após a autuação do processo, devendo o termo correspondente ser juntado aos autos pelo receptor.

§ 4º As salvaguardas de gestão assegurarão que o acesso dos documentos descritos no caput seja disponível:

I - no caso do inciso I do caput, apenas às autoridades com credencial de segurança ou credenciadas de ofício, nos termos da Política de Segurança da Informação e das Comunicações da CGU, e sua regulamentação, bem como àqueles que detenham permissão especial por meio de TCMS [Anexo II]; e

II - nos casos dos incisos II a IV do caput, na forma de discriminação de nível de acesso constante em normativo específico.

Subseção II

Acondicionamento

Art. 31. Os documentos em meio físico com informações a que se referem os incisos I e III do art. 17, bem como os documentos que contenham informação pessoal sensível deverão ser acondicionados em local de acesso controlado.

§ 1º Aos documentos classificados em grau de sigilo e aos processos que os contenham serão aplicados os protocolos de salvaguarda previstos na Política de Segurança da Informação e das Comunicações da CGU, bem como nas Instruções Normativas e Normas Complementares do COPESEG.

§ 2º Os processos físicos que contenham documento com as informações a que se refere o caput serão considerados contaminados para fins de adoção de salvaguardas de gestão.

Subseção III

Confecção de cópias e retirada de documentos sem natureza de expedição

Art. 32. A cópia integral ou parcial de qualquer documento de que tratam os incisos II a IV do art. 17 desta Portaria por agente público, no exercício de suas funções, somente poderá ser efetuada mediante anuência das autoridades responsáveis pelas unidades em que a informação esteja armazenada.

Art. 33. A retirada de documentos de que tratam os incisos II a IV do art. 17 desta Portaria das dependências da CGU, por agente público no exercício de suas funções, sempre que não caracterizado como situação de expedição ou trâmite, deverá ser feita preferencialmente em cópia, mantendo-se o original nos arquivos do órgão.

§ 1º Após o uso da cópia de que trata o caput, deverá o agente público eliminá-la.

§ 2º A retirada de documento original das dependências da CGU nas condições definidas pelo caput somente ocorrerá mediante assinatura de termo de custódia individual pelo agente custodiante, devendo este retornar o documento ao arquivo do órgão após o seu uso em ambiente externo.

Art. 34. A retirada de documentos ou processos com informação classificada em grau de sigilo das dependências da CGU se dará exclusivamente para fins de expedição para outros órgãos da Administração de quaisquer poderes ou entes federados ou para o trâmite entre unidades fisicamente apartadas da própria CGU.

Parágrafo único. Não será admitida modalidade de teletrabalho ou trabalho à distância que necessite, para o seu exercício, do uso ou manuseio de documentos classificados em grau de sigilo.

Subseção IV

Trâmite e expedição

Art. 35. Os processos com documentos ou informações de que trata o art. 31 desta Portaria que devam sofrer trâmite para unidades externas à CGU ou para concessão de vistas às partes interessadas serão acondicionados em envelopes duplos, obedecidas as seguintes disposições:

I - no envelope externo não constará indicação do grau de sigilo ou do teor do documento;

II - no envelope interno constarão o destinatário e o grau de sigilo do documento, de modo a serem identificados logo que removido o envelope externo; e

III - o envelope interno será fechado, lacrado e expedido mediante recibo [Anexo VI], que indicará remetente, destinatário e número ou outro indicativo que identifique o documento.

Art. 36. A expedição de documento com informação de que trata o art. 31 desta Portaria, exceto aquelas classificadas em grau de sigilo ultrassecreto, poderá ser feita pelos meios de comunicação disponíveis, com recursos de criptografia compatíveis, sem prejuízo da entrega pessoal.

Art. 37. A expedição, a condução e a entrega de documento com informação classificada em grau de sigilo ultrassecreto serão efetuadas pessoalmente, por agente público autorizado, ou transmitidas por meio eletrônico, desde que sejam usados recursos de criptografia compatíveis com o grau de classificação da informação, vedada sua postagem.

Art. 38. Caberá aos responsáveis pelo recebimento do documento com informação de que trata o art. 31 desta Portaria, independente do meio e formato:

I - registrar o recebimento do documento;

II - verificar a integridade do meio de recebimento e registrar indícios de violação ou de irregularidade, comunicando ao destinatário, que informará imediatamente ao remetente, e ao Gestor de Segurança da Informação e Comunicações; e

III - informar ao remetente o recebimento da informação, no prazo mais curto possível.

Parágrafo único. Os envelopes internos somente poderão ser abertos pelo seu destinatário, seu representante credenciado ou autoridade hierarquicamente superior.

Art. 39. Os despachos de trâmite ou arquivamento deverão certificar a integridade do documento, nas condições em que houver sido recebido, e registrar indícios de violação ou de irregularidade, comunicando ao remetente.

Subseção V

Arquivamento

Art. 40. No ato de arquivamento, os processos ou documentos classificados deverão ser armazenados em envelope lacrado, conforme art. 35 desta Portaria, devendo ser mantidas cópias do TCI com obliteração do campo "razões de classificação" e do despacho de arquivamento externas ao envelope interno.

Parágrafo único. Após adequado tratamento, os processos e documentos classificados seguirão para o Posto de Controle, ou, enquanto este não estiver instalado, para área de acesso restrito do Arquivo Central da CGU ou do Arquivo das Unidades Regionais, a fim de aguardar a sua destinação, observado o disposto no § 2º, do art. 31, do Decreto nº 7.724, de 2012.

Art. 41. O arquivamento dos processos ou documentos em meio físico com informações a que se refere o inciso III do art. 17, bem como os que contenham informação pessoal sensível, deve ser realizado em local de acesso controlado.

CAPÍTULO III

DISPOSIÇÕES FINAIS

Art. 42. No caso de documentos que registrem informações protegidas por mais de uma espécie de sigilo, deverão ser adotadas as medidas de salvaguarda de gestão e de acesso proporcionais ao grau de sigilo mais elevado.

Parágrafo único. Os processos que contiverem documentos com informações gravadas com diferentes espécies de sigilo deverão ter seu tratamento submetido às salvaguardas proporcionais ao grau de sigilo mais elevado.

Art. 43. A CGU privilegiará, na produção de documentos, o uso da linguagem cidadã e modelos que ofereçam adequada segregação entre parcelas sigilosas e pessoais sensíveis.

Art. 44. Compete ao COPESEG a edição de Instruções Normativas e Normas Complementares a esta Portaria.

Art. 45. Fica delegado ao Secretário-Executivo da CGU competência para alterações da presente Portaria, nos termos das competências previstas na Lei nº 13.502, de 2017, no Decreto nº 8.910, de 2016, e na Portaria CGU nº 677, de 2017.

Art. 46. Esta portaria entra em vigor na data de sua publicação.

Art. 47. Fica revogada a Portaria nº 1.613, de 26 de julho de 2012.

WAGNER DE CAMPOS ROSARIO

ANEXO I

TERMO DE RESPONSABILIDADE PARA ACESSO A INFORMAÇÃO PESSOAL POR TERCEIROS

Nos termos da Lei nº 12.527, de 18 de novembro de 2011, e de sua regulamentação, declaro que tive acesso à informação aqui descrita, e que a utilizarei exclusivamente com finalidade declarada, responsabilizando-me civil, penal e administrativamente por qualquer uso diverso ou por qualquer prejuízo à intimidade, honra e vida privada de seus titulares e de seus herdeiros.

Dados da Informação:

Dados do requerente:

[local], [data]

[assinatura]

[juntar documento de identidade com foto]

ANEXO II

TERMO DE COMPROMISSO DE MANUTENÇÃO DE SIGILO - TCMS

[Qualificação: nome completo, nacionalidade, CPF, identidade (no, data e local de expedição), filiação e endereço], perante o Ministério da Transparência e Controladoria-Geral da União, declaro ter ciência inequívoca da legislação sobre o tratamento de informação sigilosa, bem como das limitações ao seu uso nos termos do § 3º do art. 26 da Lei nº 10.180, de 6 de fevereiro de 2001, comprometendo-me a:

a) adotar as medidas de salvaguarda de informações de natureza sigilosa previstas em Lei e nos normativos do Ministério da Transparência e Controladoria-Geral da União, a fim de garantir a necessária restrição de acesso ao seu suporte ou registro, preservando o seu sigilo;

b) preservar o conteúdo das informações de natureza sigilosa, sem divulgá-lo a terceiros;

c) não praticar quaisquer atos que possam afetar o sigilo ou a integridade das informações de natureza sigilosa; e

d) não copiar ou reproduzir as informações de natureza sigilosa, por qualquer meio ou modo, salvo mediante autorização da autoridade competente.

Declaro que [recebi] [tive acesso] ao (à) [documento ou material entregue ou exibido ao signatário], que este encontra-se íntegro e autêntico, e por estar de acordo com o presente Termo, o assino na presença das testemunhas abaixo identificadas.

[local], [data]

[assinatura]

[assinatura de duas testemunhas identificadas]

[juntar documento de identidade do declarante, com foto]

ANEXO III

TERMO DE CLASSIFICAÇÃO DA INFORMAÇÃO - TCI

GRAU DE SIGILO:

(idêntico ao grau de sigilo do documento)

ANEXO IV

MAPA DE INFORMAÇÕES DO PROCESSO

ANEXO V

TERMO DE CUSTÓDIA DE DOCUMENTO CLASSIFICADO EM GRAU DE SIGILO

Por este ato, compromete-se o Ministério da Transparência e Controladoria-Geral da União, nos termos do Decreto nº 7.845, de 14 de novembro de 2012, a adotar as medidas de salvaguarda necessárias à conservação e à manutenção do sigilo das informações constantes no Documento aqui descrito e ora recebido para autuação de processo, sujeitando-se a responder perante a instituição de origem em caso de seu extravio, destruição ou divulgação não autorizada.

No ato de recebimento, atestou-se a integridade do lacre do envelope e a autenticidade do Documento/Processo nele contido.

[local],[data]

Autoridade responsável pelo recebimento

ANEXO VI

RECIBO DE DOCUMENTO COM ACESSO RESTRITO

Declaro haver recebido o Processo/Documento com acesso restrito registrado sob número [NUP], proveniente do Ministério da Transparência e Controladoria-Geral da União, em data e hora abaixo assinaladas.

No ato de recebimento, atestou-se a integridade do lacre do envelope interno, a ser aberto exclusivamente pelo seu destinatário ou representante, nos termos do Decreto nº 7.845, de 14 de novembro de 2012.

[local], [data], [hora]

[Assinatura]

Nome completo (em letra de forma):

CPF: