Fluxo dos processos

Para procedimentos institucionais na/da P.E.I., comunicamos aos/as gestores/as dos cursos de graduação e diretores das unidades acadêmicas/campi que o cadastro dos/as gestores/as dos cursos de graduação no E-mec só será realizada mediante a publicação pelo DAP/UFAL e envio à P.E.I. da portaria. Nesse sentido, após reunião com a PROGRAD e o DAP/UFAL, comunicamos que o fluxo para a publicação das portarias dos gestores dos cursos de graduação, a partir da divulgação desta nota técnica, passa a ser:

  • Da coordenação do Curso: Os gestores terão até 05 dias úteis, a contar da data final das eleições do novo colegiado, para encaminhar à PROGRAD, via processo SIPAC com cópia física, a solicitação de publicação de portaria. Os processos encaminhados deverão, segundo MEMO 03/2016 do DAP/UFAL adotar o seguinte procedimento:

a) Especificar os membros titulares e suplentes dentre os docentes, técnicos e discentes que compõem o colegiado;

b) Informar o nome do Coordenador e do Vice-Coordenador que serão designados;

c) Informar o nome do Coordenador e do Vice-Coordenador que serão dispensados;

d) Informar a data em que o novo Colegiado e, consequentemente, o novo Coordenador e seu Vice, assumiram as suas funções;

e) Anexar ao processo o formulário de Autorização de Acesso à Declaração de Ajuste Anual do Imposto de Renda da Pessoa Física (ver site do servidor/UFAL), preenchidos tanto pelos servidores que serão dispensados da função de coordenador, bem como pelos que serão designados.

f) Dar ciência aos docentes de que a função só será lançada na folha de pagamento quando da assinatura do formulário de Autorização de Acesso à Declaração de Ajuste Anual do Imposto de Renda da Pessoa Física.

g) Anexar também ao processo o Formulário de Acumulação de Cargos (ver site do servidor/UFAL) dos servidores que forem exercer a função de coordenador.

h) Preencher a ficha de dados cadastrais para posterior inserção dos dados no E-mec. (ver anexo).

A não adoção desses procedimentos incorrerá em devolução do referido processo.

  • Da Prograd/UFAL: até 05 dias úteis, a contar da data de recebimento do processo da coordenação do curso, para dar continuidade do processo, encaminhando ao DAP, via SIPAC, solicitação de publicação de portaria;
  • Do DAP/UFAL: até 15 dias úteis, a contar da data de recebimento do processo da PROGRAD, proceder a publicação da portaria e comunicar à PROGRAD até dois dias após a publicação.
  • Da Prograd/UFAL: até 05 dias úteis, após publicação da portaria do novo colegiado, enviar à Procuradoria Educacional Institucional, via processo SIPAC, os dados da nova coordenação: Portaria de nomeação, Nome completo do coordenador e vice-coordenador do curso de graduação, CPF, RG e órgão expedidor; Telefone, E-mail institucional da coordenação; e-mail institucional do coordenador e vice-coordenador do curso.

A adoção desse fluxo visa garantir que as informações no E-mec e que têm desdobramentos de comunicação do MEC e INEP com as coordenações, sejam inseridas a partir de documentos comprobatórios como é exigido no E-mec. Nesse sentido, mesmo havendo eleição do curso, comunicamos que as alterações dos dados no sistema E-mec dos novos colegiados só serão realizadas quando da publicação da portaria. A não alteração interferirá no não recebimento das informações/comunicações institucionais enviadas pela P.E.I., pelo MEC e INEP sobre os processos de regulação e supervisão dos cursos. Toda a comunicação dos órgãos externos é realizada a partir das informações cadastradas no E-mec.